1. Commencez par la facture, pas par le bénéficiaire enregistré
Rassemblez la facture et vos justificatifs d’achat avant de commencer la procédure de virement. Vérifiez quel fournisseur doit être payé, ce que couvre la facture et si elle a déjà été réglée. Pour un commerçant qui reçoit plusieurs livraisons chaque semaine, un bon de livraison peut aider à confirmer les marchandises reçues, mais il ne doit pas être confondu avec une demande de paiement distincte.
NeroBusiness est un compte professionnel au sein de NeroPay, sous réserve d’éligibilité et de la réalisation des vérifications du compte. Il permet d’enregistrer des bénéficiaires et d’effectuer des virements sortants, mais sa mise en place est distincte de celle du compte de paiement. Avant de prévoir un paiement fournisseur, assurez-vous que votre compte professionnel est prêt à être utilisé et consultez les conditions en vigueur pour connaître les frais et limites applicables. NeroPay n’est pas une banque.
- Rapprochez la facture du fournisseur et de la commande ou de la livraison concernée.
- Consultez vos propres dossiers pour repérer un éventuel paiement antérieur ou une question non résolue.
- Gardez la facture à portée de main pendant la préparation du virement.
2. Vérifiez le destinataire avant de réutiliser un bénéficiaire
Un bénéficiaire enregistré est utile pour un fournisseur de marchandises régulier, car vous pouvez sélectionner des coordonnées existantes au lieu de les saisir à nouveau. Toutefois, des noms commerciaux similaires, des établissements différents ou une ancienne relation fournisseur peuvent entraîner une erreur de sélection. Comparez le nom du titulaire du compte, le code bancaire britannique (sort code) et le numéro de compte du destinataire prévu avec des coordonnées que vous avez vérifiées de manière indépendante.
Toute demande de modification des coordonnées bancaires doit vous inciter à suspendre le paiement. Contactez le fournisseur à un numéro déjà reconnu comme fiable ou par un canal de contact habituel, plutôt que de vous fier uniquement aux coordonnées figurant dans la demande de modification. Si votre équipe tient un registre fournisseurs distinct, consignez la date de vérification des coordonnées et le nom de la personne qui l’a effectuée ; ne supposez pas que ces informations sont conservées dans la fiche du bénéficiaire enregistré.
- Ne sélectionnez le bénéficiaire qu’après avoir confirmé l’identité du fournisseur.
- Comparez les coordonnées bancaires, et pas seulement le nom affiché.
- Clarifiez toute modification ou incohérence dans les coordonnées avant d’autoriser un virement.
3. Choisissez une référence permettant au fournisseur de rapprocher le paiement de la facture
La référence du paiement doit aider le fournisseur à rattacher les fonds reçus à votre compte ou à votre facture. Suivez ses instructions : certains demandent un numéro de facture, tandis que d’autres utilisent un code de compte client. Conservez vos propres notes d’achat séparément si elles risquent de rendre la référence du paiement plus difficile à reconnaître pour le fournisseur.
Exemple fictif : un magasin doit £428.60 pour une livraison d’emballages. Le numéro de facture est PK-1842, mais le fournisseur demande aux clients d’indiquer leur code de compte, SHOP27. Le propriétaire utilise SHOP27 comme référence du virement et consigne PK-1842 à côté du paiement dans les registres du magasin. S’il règle plusieurs factures en une seule fois, le propriétaire convient d’abord de la référence à utiliser et envoie un détail séparé par le canal de contact habituel du fournisseur.
- Lisez les instructions de paiement figurant sur la facture ou dans les conditions convenues avec le fournisseur.
- Vérifiez que la référence ne comporte aucun caractère manquant ni aucune faute de frappe.
- Si la référence demandée n’est pas claire, demandez des précisions avant d’effectuer le virement.
4. Vérifiez les fonds, le montant et les frais avant de confirmer
Vérifiez le solde disponible au lieu de considérer les fonds en attente comme prêts à être dépensés. NeroBusiness distingue les soldes disponibles des soldes en attente et permet de déplacer les fonds de paiement disponibles. Si vous devez déplacer des fonds avant de payer, vérifiez ensuite que le solde disponible est suffisant, plutôt que de supposer que cette opération les a rendus disponibles.
Comparez le montant du virement à celui de la facture en tenant compte de tout ajustement convenu. Examinez les éventuels frais affichés et les détails définitifs avant de confirmer. Dans l’exemple fictif des emballages, le propriétaire vérifie que £428.60 sera envoyé au fournisseur vérifié avec la référence SHOP27. Si le montant, le bénéficiaire, les frais ou la référence ne correspondent pas à ce qui était prévu, arrêtez-vous et clarifiez l’écart plutôt que de valider sous la pression.
- Vérifiez que les fonds disponibles couvrent le paiement et les éventuels frais applicables.
- Relisez le bénéficiaire, le montant, la référence et les frais affichés.
- Ne confirmez que lorsque les détails correspondent au paiement prévu.
5. Confirmez le résultat et clôturez le dossier
Après avoir validé, lisez le résultat affiché et consultez la vue d’activité. Ne marquez pas une facture comme payée simplement parce que vous avez appuyé sur le bouton de confirmation. Pour vérifier concrètement la réussite du virement, assurez-vous que le résultat indique qu’il est terminé et que les détails de l’activité correspondent au fournisseur, au montant et à la référence prévus. Cela ne remplace pas une confirmation de l’affectation du paiement par le fournisseur si celui-ci vous interroge ensuite au sujet de la facture.
Si le résultat n’est pas clair, consultez l’activité avant de réessayer afin d’éviter un double paiement. Gardez les éléments non résolus clairement séparés dans vos registres et contactez l’assistance par votre canal habituel NeroPay si vous ne parvenez pas à établir le résultat. Une fois le paiement confirmé, enregistrez-le en le rattachant à la facture ; les relevés CSV peuvent faciliter le rapprochement ultérieur. Votre prochaine étape consiste à choisir une facture fournisseur à régler prochainement et à effectuer ces vérifications avant votre prochaine série de paiements.
BON À SAVOIR
Questions fréquentes
Puis-je me fier à un bénéficiaire enregistré pour des paiements récurrents ?
Utilisez-le comme point de départ, et non comme preuve que toutes les informations sont toujours correctes. Vérifiez que le bénéficiaire correspond à la facture et contrôlez de manière indépendante toute demande de changement de coordonnées bancaires avant de payer.
Dois-je utiliser le nom de mon magasin ou le numéro de facture comme référence ?
Utilisez la référence demandée par le fournisseur. Si aucune instruction n’est fournie, demandez quelle référence lui permettra d’affecter le paiement, plutôt que de la choisir au hasard.
Que faire si le résultat du virement n’est pas clair ?
Consultez la vue des activités et évitez d’envoyer immédiatement un autre virement. Dans vos dossiers, conservez la facture en attente de règlement jusqu’à ce que vous ayez établi le résultat du virement, en sollicitant l’assistance si nécessaire.
Puis-je payer un fournisseur avec des fonds en attente ?
Ne considérez pas les fonds en attente comme disponibles. Vérifiez le solde disponible avant de confirmer un virement et consultez les conditions actuelles du compte pour connaître les frais et les limites applicables.