Sovi ajanjakso ja aineiston luovutuksen vastuuhenkilö
Ennen kuin viet mitään, kysy kirjanpitäjältäsi, miltä ajanjaksolta hän tarvitsee tiedot ja pitäisikö tämän aineiston jatkua suoraan edellisen aineiston päättymisestä. Kirjaa alkamis- ja päättymispäivä yksiselitteisesti. Pyyntö toimittaa ”viime kuun” aineisto voi muuttua tulkinnanvaraiseksi, jos tiedosto valmistellaan vasta useita viikkoja myöhemmin.
Valitse yksi henkilö kokoamaan aineisto ja toinen vastaamaan kysymyksiin. Pienyrityksessä voit hoitaa molemmat tehtävät itse. Jos kollega toimii sijaisenasi, jätä lyhyt ohje siitä, missä tositteet säilytetään, miten tiedostot nimetään ja kuka voi vahvistaa tuntemattomien tapahtumien tiedot.
- Vahvista pyydetty alkamis- ja päättymispäivä sekä määräaika.
- Tarkista edellinen luovutettu aineisto tahattomien aukkojen tai päällekkäisyyksien varalta.
- Sovi kirjanpitäjäsi kanssa turvallisesta toimitustavasta.
Vie tiliote ja säilytä alkuperäinen tiedosto
NeroBusiness on yritystili osana NeroPay-palvelua. Se tarjoaa tapahtumanäkymät ja CSV-tiliotteet. Vie saatavilla oleva tiliote sovitulta ajanjaksolta ja tarkista sitten, että tiedosto avautuu ja kattaa tarkoittamasi päivämäärät. Älä tukeudu pelkkään kuvakaappaukseen nykyisestä saldosta: se ei sisällä yhtä yksityiskohtaisia tapahtumatietoja kuin tiliote.
Säilytä alkuperäinen CSV-tiedosto muuttamattomana. Jos sinun täytyy lajitella tapahtumia tai lisätä työmuistiinpanoja, käytä erillistä kopiota tai muistiinpanotiedostoa. Näin kirjanpitäjälläsi on selkeä alkuperäisaineisto, ja sekaannusten riski pienenee, jos taulukkolaskentaohjelma muuttaa päivämäärien muotoilua tai poistaa viitteiden alkunollat.
- Käytä selkeää tiedostonimeä, kuten NeroBusiness_2026-04-01_to_2026-04-30.csv.
- Tarkista, että aineisto kattaa oikean ajanjakson ja että viety sisältö on luettavissa.
- Pidä muistiinpanot ja muokatut työkopiot selvästi erillään alkuperäisestä.
Yhdistä tapahtumat tositteisiin, älä oletuksiin
Kerää laskut, kuitit ja muut asiakirjat, jotka selittävät tapahtumat. Tunnista kukin tapahtuma vientitiedostossa tosiasiassa olevien tietojen, kuten päivämäärän, summan ja mahdollisen viitteen, perusteella. Tallennettu maksunsaajan nimi tai tuttu summa voi olla hyödyllinen vihje, mutta se ei korvaa tositteen tarkistamista.
Pidä selitykset tosiasioihin perustuvina. Kirjoita esimerkiksi ”toimittajan lasku INV-214 liitteenä” sen sijaan, että päättäisit, miten erä tulisi käsitellä kirjanpidossa. Jos maksulle ei löydy vastaavaa tositetta, mainitse se. Kirjanpitäjäsi voi kertoa, mitä lisätietoja hän tarvitsee. Sinun ei tarvitse ratkaista jokaista kysymystä ennen aineiston lähettämistä.
- Anna jokaiselle tositteelle tunnistettava tiedostonimi.
- Laadi lyhyt viiteluettelo, joka yhdistää asiakirjat tiliotteen tapahtumiin.
- Kirjaa puuttuvat tositteet ja henkilö, joka vastaa niiden hankkimisesta.
Merkitse odottavat varat ja selvittämättömät tilitapahtumat selkeästi
Käytettävissä oleva saldo ja odottava saldo ovat eri asioita. Älä esitä odottavia varoja jo käytettävissä olevina äläkä oleta, että tänään näkyvä saldo kuvaa tilannetta aineiston katkaisupäivänä. Jos odottava summa on selityksesi kannalta olennainen, kirjaa, milloin havaitsit sen, ja pidä tämä muistiinpano erillään viedystä tiliotteesta.
NeroBusiness tukee myös käytettävissä olevien maksuvarojen siirtämistä ja lähteviä tilisiirtoja. Jos tapahtuma liittyy omien yritystiliesi väliseen siirtoon, kuvaile siirto ja toimita sitä tukevat tiedot, jos niitä on saatavilla. Älä oleta, että kirjanpitäjäsi voi tunnistaa siirron molemmat puolet pelkästään tästä tiliotteesta. NeroBusiness otetaan käyttöön erikseen maksutilistä, joten täsmennä, minkä tilin tiedot aineisto sisältää.
- Luettele vieraat tapahtumat tunnistetietoineen ja lisää kysymyksesi.
- Selitä tiedossasi olevat siirrot käsittelemättä niitä uutena asiakasmaksuna.
- Pidä selvittämättömät erät näkyvissä sen sijaan, että poistaisit ne tai nimeäisit ne uudelleen.
Esimerkki: kuukauden aineiston luovutus ja kaksi avointa kysymystä
Kuvitteellinen esimerkki: pieni korjausyritys valmistelee huhtikuun aineistoa kirjanpitäjälle. Omistaja tallentaa alkuperäisen CSV-tiedoston, kokoaa asiakaslaskujen viitteet ja liittää mukaan toimittajien tositteet. Yhdessä saapuvassa tilisiirrossa on vieras viite, ja yhdestä toimittajalle tehdystä maksusta puuttuu lasku. Omistaja kirjaa molemmat avoimiksi kysymyksiksi sen sijaan, että arvaisi, mihin ne liittyvät.
Saateviestissä kerrotaan aineiston kattama ajanjakso ja tiedostojen nimet sekä nimetään omistaja selvittämään saapuva tilisiirto ja kollega hankkimaan toimittajan lasku. Onnistuminen on helppo todeta: kirjanpitäjä voi avata tiliotteen, löytää viitatut asiakirjat ja tunnistaa molemmat selvittämättömät erät kysymättä, mitä tiedostoja hänen tulee käyttää.
- Lähetä alkuperäinen CSV-tiedosto, tositteet ja tiivis kysymyslista yhdessä.
- Pyydä kirjanpitäjää vahvistamaan aineiston vastaanotto ja ilmoittamaan puuttuvista tiedoista.
- Säilytä jatkokysymysten vastaukset alkuperäisen toimitetun aineiston yhteydessä.
HYVÄ TIETÄÄ
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö CSV-tiedostoa muokata ennen lähettämistä?
Säilytä alkuperäinen muuttamattomana. Kirjoita selitykset erilliseen tiedostoon tai merkitse kommentoitu työkopio selvästi. Sovi kirjanpitäjäsi kanssa mahdollisesta toivotusta muodosta.
Entä jos en osaa selittää jotakin tapahtumaa?
Sisällytä se luovutettavaan aineistoon ja merkitse se selkeästi. Anna saatavilla olevat yksilöintitiedot ja kerro, mitä olet tarkistanut, arvailematta sen tarkoitusta.
Riittääkö kuvakaappaus saldosta?
Käytä pyydetyn ajanjakson CSV-tiliotetta. Kuvakaappaus voi antaa lisätaustaa, mutta sen ei pidä korvata kirjanpitäjäsi tarvitsemia tapahtumatietoja.
Korvaako NeroBusiness kirjanpitäjäni harkinnan?
Ei. Tiliote sisältää tilin tapahtumat. Kysy kirjanpitäjältäsi, missä muodossa hän haluaa tositteet ja miten selvittämättömät erät tulisi käsitellä.