1. Comenceu per la factura, no pel beneficiari desat
Reuniu la factura i els registres de compres abans d’iniciar el procés de transferència. Comproveu a quin proveïdor es deu el pagament, què inclou la factura i si ja s’ha pagat. Per a un comerç que rep diversos lliuraments cada setmana, un albarà pot ajudar a confirmar la mercaderia rebuda, però no s’ha de confondre amb una sol·licitud de pagament independent.
NeroBusiness és un compte d’empresa dins de NeroPay, subjecte al compliment dels requisits d’accés i a la finalització de les verificacions del compte. Permet desar beneficiaris i fer transferències sortints, però la configuració és independent del compte de pagament. Abans de planificar un pagament a un proveïdor, assegureu-vos que el vostre compte d’empresa estigui a punt i reviseu les condicions vigents per conèixer les comissions i els límits aplicables. NeroPay no és un banc.
- Comproveu que la factura correspon al proveïdor i a la comanda o al lliurament pertinents.
- Reviseu els vostres registres per comprovar si hi ha un pagament anterior o una consulta pendent de resoldre.
- Tingueu la factura a mà mentre prepareu la transferència.
2. Verifiqueu el destinatari abans de tornar a utilitzar un beneficiari
Un beneficiari desat és útil per a un proveïdor habitual de mercaderies perquè podeu seleccionar les dades existents en lloc d’introduir-les de nou. Tanmateix, noms comercials semblants, sucursals diferents o una relació antiga amb un proveïdor poden fer que seleccioneu el beneficiari equivocat. Compareu el nom del titular del compte, el codi de sucursal bancària i el número de compte del destinatari previst amb les dades que hàgiu verificat de manera independent.
Considereu qualsevol sol·licitud de canvi de dades bancàries un motiu per aturar-vos. Contacteu amb el proveïdor a través d’un número de confiança utilitzat anteriorment o d’un canal de contacte establert, en lloc de basar-vos únicament en les dades de la sol·licitud de canvi. Si el vostre equip manté un registre de proveïdors separat, anoteu quan s’han comprovat les dades i qui ho ha fet; no doneu per fet que aquesta informació es desa a la fitxa del beneficiari.
- Seleccioneu el beneficiari només després de confirmar la identitat del proveïdor.
- Compareu les dades del compte, no només el nom que es mostra.
- Aclariu qualsevol dada modificada o contradictòria abans d’autoritzar una transferència.
3. Trieu una referència que permeti al proveïdor conciliar el pagament
La referència del pagament ha d’ajudar el proveïdor a vincular els diners rebuts amb el vostre compte o factura. Seguiu les seves instruccions: alguns demanen un número de factura, mentre que d’altres utilitzen un codi de compte de client. Manteniu les vostres notes de compra separades si farien que la referència del pagament fos més difícil de reconèixer per al proveïdor.
Exemple hipotètic: una botiga deu £428.60 per un lliurament de material d’embalatge. El número de factura és PK-1842, però el proveïdor demana als clients que indiquin el seu codi de compte, SHOP27. El propietari utilitza SHOP27 com a referència de la transferència i anota PK-1842 al costat del pagament als registres de la botiga. Si paga diverses factures alhora, el propietari acorda primer la referència i envia un desglossament separat pel canal de contacte habitual del proveïdor.
- Llegiu les instruccions de pagament de la factura o les condicions acordades amb el proveïdor.
- Comproveu que no faltin caràcters ni hi hagi errors tipogràfics a la referència.
- Si la referència sol·licitada no és clara, pregunteu abans d’enviar el pagament.
4. Reviseu els fons, l’import i la comissió abans de confirmar
Comproveu el saldo disponible en lloc de considerar que els fons pendents ja es poden gastar. NeroBusiness distingeix entre el saldo disponible i el pendent i permet moure els fons de pagament disponibles. Si heu de moure fons abans de pagar, comproveu que després el saldo disponible sigui suficient, en lloc de donar per fet que el moviment els ha deixat disponibles.
Compareu l’import de la transferència amb la factura i qualsevol ajust acordat. Reviseu qualsevol comissió que es mostri i les dades finals abans de confirmar. En l’exemple hipotètic del material d’embalatge, el propietari comprova que £428.60 s’envia al proveïdor verificat amb la referència SHOP27. Si l’import, el destinatari, la comissió o la referència no són els esperats, atureu-vos i aclariu la discrepància en lloc d’enviar el pagament sota pressió.
- Comproveu que els fons disponibles cobreixin el pagament i qualsevol càrrec aplicable.
- Torneu a llegir el destinatari, l’import, la referència i la comissió que es mostra.
- Confirmeu només quan les dades coincideixin amb el pagament previst.
5. Confirmeu el resultat i tanqueu el registre
Després d’enviar el pagament, llegiu el resultat que es mostra i comproveu la vista d’activitat. No marqueu una factura com a pagada només perquè heu premut el botó de confirmació. Una comprovació observable que l’operació s’ha completat correctament és un resultat de transferència que n’indiqui la finalització, amb dades d’activitat que coincideixin amb el proveïdor, l’import i la referència previstos. Això no substitueix la confirmació del proveïdor que ha imputat el pagament si més endavant planteja alguna qüestió sobre la factura.
Si el resultat no és clar, comproveu l’activitat abans de tornar-ho a intentar per evitar un pagament duplicat. Manteniu els elements no resolts clarament separats als vostres registres i contacteu amb el servei d’assistència pel vostre canal habitual de NeroPay si no podeu determinar el resultat. Un cop confirmat, registreu el pagament associat a la factura; els extractes CSV poden facilitar la conciliació posterior. El pas següent és triar una factura de proveïdor amb venciment proper i fer aquestes comprovacions abans de la propera tanda de pagaments.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Puc confiar en un beneficiari desat per fer pagaments recurrents?
Utilitzeu-lo com a punt de partida, no com a prova que totes les dades continuen sent correctes. Comproveu que el destinatari coincideixi amb el de la factura i verifiqueu de manera independent qualsevol canvi de compte sol·licitat abans de pagar.
He d’utilitzar el nom de la meva botiga o el número de factura com a referència?
Utilitzeu la referència que demani el proveïdor. Si no hi ha instruccions, pregunteu quina referència l’ajudarà a imputar el pagament en lloc de fer suposicions.
Què passa si el resultat de la transferència no és clar?
Consulteu la vista d'activitat i eviteu enviar immediatament una altra transferència. Mantingueu la factura pendent de resolució als vostres registres fins que n'hàgiu determinat el resultat i, si cal, demaneu assistència.
Puc pagar un proveïdor amb fons pendents?
No considereu disponibles els fons pendents. Comproveu el saldo disponible abans de confirmar una transferència i consulteu les condicions vigents del compte per conèixer les comissions i els límits aplicables.