1. Reviseu el vostre perfil i resolgueu les comprovacions pendents
Comenceu per la informació de l'empresa que heu facilitat. Reviseu-la contrastant-la amb els vostres registres en lloc de refiar-vos de la memòria. Comproveu si hi ha informació incompleta, errors de tecleig o dades que ja no reflecteixen la situació de l'empresa. Tenir el perfil complet i haver finalitzat les comprovacions del compte són coses diferents: no doneu per fet que introduir la informació vol dir que el compte ja està a punt.
Si alguna fase requereix atenció, seguiu la sol·licitud que apareix al vostre compte o poseu-vos en contacte amb NeroPay per obtenir aclariments. Pregunteu què queda pendent i qui ha de facilitar-ho. Eviteu basar el calendari de posada en marxa en una data d'obertura suposada, perquè el compliment dels requisits d'admissibilitat i la finalització de les comprovacions determinen si podeu continuar.
- Reviseu la informació del perfil facilitada per a la vostra empresa.
- Identifiqueu les sol·licituds pendents i assigneu algú perquè hi respongui.
- Confirmeu l'estat del compte abans de passar a les instruccions de pagament per als clients.
2. Confirmeu quines dades bancàries han de fer servir els clients
NeroBusiness permet rebre transferències bancàries mitjançant les dades bancàries del Regne Unit assignades. Un cop s'hagin assignat aquestes dades, comproveu-les directament al vostre compte abans d'incloure-les en una factura o d'enviar-les a un client. No les substituïu per dades d'una sol·licitud anterior, d'un missatge antic o d'un altre compte.
Manteniu la configuració de NeroBusiness separada de la del vostre compte de pagament. Si els vostres serveis de pagament ja estan operatius però encara no s'han emès dades de compte del Regne Unit per a NeroBusiness, no considereu que la manca de dades sigui un problema de còpia. Consulteu l'estat de la configuració amb NeroPay. Quan actualitzeu les instruccions per als clients, reviseu tots els llocs on apareixen les dades del compte per evitar donar-los informació contradictòria.
- Verifiqueu que les dades emeses corresponen al compte abans de compartir-les.
- Reviseu les plantilles de factura i les instruccions de pagament desades per als clients.
- Si falten dades o no són clares, resoleu-ho abans de sol·licitar una transferència.
3. Assigneu un responsable clar a cada tasca financera
Acordeu qui comprova les transferències entrants, qui verifica les dades dels proveïdors i qui prepara els registres per a la persona que porta la comptabilitat. Són responsabilitats de l'equip, no suposicions sobre els permisos del compte. Confirmeu amb NeroPay les opcions d'accés disponibles per a la vostra empresa, en lloc de donar per fet que cada membre de l'equip pot tenir un rol o una configuració d'aprovació determinats.
Els beneficiaris desats poden facilitar les transferències sortints recurrents, però abans de desar un beneficiari cal comprovar acuradament les dades del destinatari. Acordeu com verificarà l'equip les instruccions de pagament noves o modificades a través d'un canal de contacte de confiança. Manteniu clares les responsabilitats encara que una mateixa persona assumeixi diverses tasques, i no compartiu les credencials d'accés per estalviar passos.
- Designeu una persona responsable dels pagaments entrants, de les transferències sortints i dels registres dels extractes.
- Acordeu com es comprovaran les dades dels beneficiaris nous i les modificacions de les dades existents.
- Confirmeu les opcions d'accés abans d'assignar les tasques del compte.
4. Comproveu els fons disponibles abans de planificar transferències
El saldo disponible i el saldo pendent són diferents. Abans de fer una transferència sortint o de moure fons de pagament disponibles, comproveu l'import disponible en lloc de considerar que tots els saldos que es mostren són diners a punt per utilitzar. No prometeu un pagament a un proveïdor basant-vos només en un import pendent.
Reviseu les condicions vigents del compte pel que fa als plans, les comissions, els límits i la disponibilitat de targetes abans de triar la vostra rutina de treball. Un procés de transferència adequat per a pagaments ocasionals a proveïdors pot requerir una rutina de revisió diferent de la dels pagaments diaris. Si una transferència no es pot efectuar, comproveu el saldo disponible i els límits aplicables i, si el motiu continua sense ser clar, contacteu amb NeroPay. No doneu per fet que la liquidació o la recepció seran instantànies.
5. Poseu a prova el procediment habitual i conserveu un registre útil
Exemple hipotètic: una nova papereria ha completat les verificacions del compte i ha rebut dades de compte del Regne Unit. La persona propietària verifica aquestes dades abans d'enviar una factura a un client. Un membre de l'equip s'encarrega de comprovar l'activitat, mentre que la persona propietària gestiona les transferències sortints. Quan apareix la transferència del client, la comparen amb la factura en lloc de basar-se únicament en l'afirmació del client que l'ha enviada.
La comprovació observable que el procés ha funcionat és una transferència registrada a l'activitat que l'equip pot vincular amb el registre corresponent de l'empresa. Reviseu el saldo disponible per separat abans de decidir quins pagaments es poden efectuar. Exporteu un extracte en format CSV i comproveu que la persona responsable de portar els registres el pot utilitzar. Si alguna cosa no coincideix, anoteu l'import, la data i la referència, i demaneu ajuda a NeroPay sense enviar contrasenyes ni altres credencials de seguretat.
- Vinculeu la primera transferència rebuda amb la factura o el registre corresponent.
- Comproveu l'activitat i exporteu un extracte en format CSV per als vostres registres.
- Resoleu qualsevol discrepància abans de confiar en la mateixa rutina per als pagaments següents.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Està a punt NeroBusiness quan el meu compte de pagament està a punt?
No necessàriament. La configuració de NeroBusiness és independent del vostre compte de pagament. Confirmeu-ne l'estat, les verificacions completades i les dades de compte del Regne Unit emeses abans d'utilitzar-lo per rebre transferències.
Què passa si encara no s'han emès les dades del meu compte del Regne Unit?
Comproveu si hi ha sol·licituds de configuració pendents i contacteu amb NeroPay si el pas següent no és clar. No creeu instruccions de pagament per als clients amb dades suposades.
Puc utilitzar un saldo pendent per fer una transferència de sortida?
No considereu els fons pendents com a disponibles. Comproveu el saldo disponible i les condicions vigents del compte abans de planificar una transferència de sortida o moure fons de pagaments.
És NeroPay un banc?
No. NeroPay no és un banc. NeroBusiness és un compte d'empresa dins de NeroPay, subjecte als requisits d'elegibilitat, a la finalització de les verificacions del compte i a les condicions vigents del compte.