Otsusta, mida helistajad peavad kõigepealt kuulma
Alusta küsimustest, mida inimesed helistades kõige tõenäolisemalt küsivad. Ilusalong võib eelistada rääkida aegade broneerimisest ja lahtiolekuaegadest; kaasamüügikoht aga tellimustest ja kättesaamise aegadest. Tervituses ei pea loetlema kõiki küsimusi, millele assistent vastata oskab. Selle eesmärk on kinnitada helistajale, et ta jõudis õigesse kohta, ja aidata tal vestlust alustada.
Ütle selgelt, kes vastab. Näiteks „Räägite meie AI-vastuvõtjaga” on otsekohene, kuid ei muuda tutvustust liiga tehniliseks. Seejärel palu helistajal öelda, mida ta vajab. Kui pakud mitut teenust, vali tervituseks kõige asjakohasemad ja jäta ülejäänud seadistatud ettevõtteteabesse.
Vasta sõnumis sellele, mis on saadaval
Tervitus peaks kirjeldama seda, mida assistent tegelikult teha saab, mitte seda, mida loodad hiljem lisada. AI Reception saab kasutada seadistatud ettevõtteteavet ja lahtiolekuaegu, võtta vastu tagasihelistamise soove ning suunata kõned seadistatud Ühendkuningriigi numbrile või SIP-sihtkohta. Tellimuste ja broneeringute tegemine eeldab, et asjakohane NeroWeb või NeroBooking töövoog on sisse lülitatud. Kontrolli neid seadeid enne, kui neid võimalustena mainid.
Ole ettevaatlik lubadustega, et keegi on saadaval. „Paluge kellegagi rääkida” võib olla eksitav, kui kõnede suunamise sihtkohta pole seadistatud või keegi ei saa sel ajal vastata. Samuti ei tähenda tagasihelistamise soov, et vastatakse kohe. Kui väljaspool lahtiolekuaegu kehtivad teistsugused kokkulepped, sõnasta tervitus nii, et see kajastaks seadistatud teenust, ja ütle helistajatele, mida oodata.
- Kontrolli seadistuses olevaid lahtiolekuaegu ja ettevõtteteavet.
- Kinnita, millised broneerimis- või tellimisprotsessid on sisse lülitatud.
- Leppige ettevõttesiseselt kokku, kes tegeleb tagasihelistamistaotlustega ja millal.
- Kontrollige enne suunamist, kas suunamise sihtkoht on õige.
Enne ja pärast: näidisilusalongi tervitus
Kujutage ette kohalikku salongi, kus on kasutusele võetud NeroBooking töövoog ja võetakse vastu tagasihelistamistaotlusi. Esialgne tervitus kõlab nii: „Tere! Saame aidata kõigega. Keegi on alati valmis teie kõnele vastama ja teile kohe aja broneerima.” See kõlab sõbralikult, kuid ei ütle, et tegu on tehisintellektiga, ning lubab pidevat inimabi ja kohest broneerimist, mida ei tohiks eeldada.
Selgem versioon on järgmine: „Tere! Helistasite Willow Street Salongi. Olen tehisintellektil põhinev administraator. Saan aidata aega broneerida, vastata küsimustele meie lahtiolekuaegade kohta või võtta vastu tagasihelistamistaotluse. Kuidas saan aidata?” See pakub helistajale selgeid valikuid, lubamata, et konkreetne aeg on saadaval või et keegi vastab kohe. Salong peaks seda versiooni kasutama üksnes juhul, kui need võimalused ja ettevõtte andmed on seadistatud.
Sõnasta tervitus nii, et seda oleks lihtne kuulata ja kasutada
Kirjutage teksti kuulamiseks, mitte lugemiseks. Kasutage lühikesi lauseid, tuttavaid sõnu ja loomulikku lõpus esitatavat küsimust. Lugege sõnum valjusti ette: kui hingamine saab otsa või peate fraasi mõistmiseks seda kordama, tehke see lühemaks. Valige helistajatele sobiv toetatud hääl ja keel ning kuulake seadistatud versiooni, selle asemel et hinnata üksnes teksti.
Ärge koormake tervituse algust kõigi võimalike olukordade juhistega. Näiteks ei pea helistajad kuulma makset selgitavat juttu enne, kui nad on öelnud, miks nad helistavad. Kui kaardimakse on asjakohane, kasutage turvalist makselinki; kliendid ei tohi oma täielikke kaardiandmeid tehisintellektile öelda. Jälgige, et makset puudutav sõnastus vastaks kasutusele võetud töövoole.
- Öelge ettevõtte nimi ja tutvustage tehisintellekti kohe alguses.
- Asendage ebamäärased väited, näiteks „kõigega”, konkreetsete valikutega.
- Eemaldage lubadused kättesaadavuse või tulemuste kohta, mida te ei saa tagada.
Katseta tervitust ja sellele järgnevaid samme
Tehke proovikõne, nagu oleksite uus klient. Kuulake, kas mainitakse ettevõtte nime, tutvustatakse tehisintellekti ja pakutakse valikuid. Seejärel esitage realistlik palve, näiteks küsige lahtiolekuaegade kohta või paluge tagasi helistada. Kui mainite broneerimist, proovige ka seda käiku. Hea kontroll on see, kas helistaja kuuleb valikud ühe korraga, saab neist sobiva valida ja jõuab seadistatud järgmise sammuni, ilma et talle jääks mulje, et midagi kättesaamatut on võimalik saada.
Kui sõnum või järgmine samm on segane, muutke sõnastust või vaadake üle asjakohased seaded ja proovige uuesti. Valikuliste salvestiste ja transkriptide kasutamine sõltub teie seadetest ja säilituskorrast, seega kontrollige neid enne, kui hakkate neid ülevaatamisel kasutama. Järgmise sammuna koostage tervitustekst, paluge kolleegil seda kuulata ja tehke proovikõne, enne kui hakkate seda klientidega kasutama. Vaadake tekst uuesti üle iga kord, kui muutuvad lahtiolekuajad, teenused või kõnede edasi suunamise kord.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kui pikk peaks esimene sõnum olema?
Kõigile ettevõtetele sobivat kindlat pikkust pole. Püüdke koostada lühike sissejuhatus, millest helistaja saab esimesel kuulamisel aru: ettevõtte nimi, teave, et vastab tehisintellekt, mõned asjakohased valikud ja palve vastata.
Kas tervituses peaks ütlema, et inimene helistab tagasi?
Kui see on seadistatud, võib pakkuda võimalust paluda tagasi helistada, kuid vältige lubadust, et kõne tuleb kohe või kindla aja jooksul, kui teie meeskond ei saa seda tagada. Veenduge, et keegi vastutaks järeltegevuse eest.
Kas võin tervituses mainida broneeringuid või tellimusi?
Jah, kui vastav NeroBooking või NeroWeb töövoog on lubatud ja kasutamiseks valmis. Katsetage klienditeekond esmalt läbi ning ärge jätke muljet, et iga taotletud kohtumine või tellimus on automaatselt saadaval.
Mis siis, kui helistajad soovivad rääkida inimesega?
AI Reception toetab kõne suunamist seadistatud Ühendkuningriigi numbrile või SIP-sihtpunkti. Enne kui pakute tervituses kõne suunamist, kontrollige, kas sihtpunkt ja teie meeskonna kättesaadavus on selleks sobivad.