1. Kirjeldage tööprotsesse enne asendustarkvara valimist
Alustage tööülesannetest, mitte funktsioonidest. Pange iga tegevuse kohta kirja, mis selle käivitab, mida töötajad teevad, mida klient saab ja kuidas lõpetamine registreeritakse. Lisage ka keerulisemad juhtumid, näiteks muutunud järeletulemisaeg, topeltpäring või tellimus, mis tühistatakse pärast ettevalmistuste algust. Need üksikasjad toovad sageli esile nõudeid, mis jäävad lihtsas funktsioonide loetelus märkamata.
Paluge seda tööd tegevatel inimestel oma märkmed üle vaadata. Juht võib näha lõpetatud tellimust, samal ajal kui teenindajad teavad, et selle viitenumber kopeeritakse käsitsi teise kirjesse. Eristage hädavajalikud nõuded eelistustest: selge tellimuse viitenumbri säilitamine võib olla hädavajalik, kuid ekraanivaate paigutuse samaks jätmine ei pruugi seda olla.
- Valige esmaseks dokumenteerimiseks kolm sagedast tööülesannet ja kaks erandjuhtumit.
- Märkige igaühe puhul kasutaja, sisend, väljund ja viis, kuidas lõpetamist kontrollida.
2. Kaardistage andmed ja nende üleandmine, eeldamata automatiseerimist
Loetlege andmed, mida on vaja äritegevuse jätkamiseks ja hilisematele päringutele vastamiseks: avatud tellimused, tulevased broneeringud, tooteandmed, klientide juhised ja asjakohased tehingute viitenumbrid. Märkige, kus iga kirje asub, kellel on sellele juurdepääs ja kas seda saab kasutataval kujul eksportida. Eristage asendustarkvaras vajalikke andmeid varasematest andmetest, mis võivad jääda turvaliselt kättesaadavaks mujal.
Dokumenteerige iga tarkvaradevahelise andmeülekande puhul, mida üle kantakse, millal see toimub ja kes seda kontrollib. Ärge eeldage, et asendustarkvara jagab andmeid automaatselt. Paluge tarnijal kinnitada, millist konkreetset ühendust toetatakse. Kui seda pole kinnitatud, hinnake käsitsi andmeülekannet, sealhulgas töötajate ajakulu ning kande vahelejätmise või dubleerimise riski.
- Määrake igale olulisele kirjele üks usaldusväärne põhiandmeallikas.
- Kontrollige ekspordi näidisfailis kuupäevade, viidete ja olekuväljade loetavust.
- Dokumenteerige juurdepääsupiirangud ja küsige asjakohaselt nõustajalt selgitust ebaselgete säilitamiskohustuste kohta.
3. Määrake vastutusalad ja säilitage pooleliolev töö
Määrake ülemineku eest üks vastutaja, kuid kaasake inimesed, kes tunnevad iga etappi. Ettevõtte omanik kinnitab ulatuse ja ajakava; töötajate esindaja kontrollib igapäevast kasutusmugavust; arvestuse eest vastutaja kontrollib koondsummasid ja viiteid ning tarnija vastab toetatud võimalusi puudutavatele küsimustele. Väikeettevõttes võib üks inimene täita mitut rolli, kuid iga vastutuse juurde tuleb siiski märkida konkreetne nimi.
Pidage tööülesannete kaardi kõrval lahendamata küsimuste nimekirja. Lisage sinna klientidele antud lubadused, vaidlustatud olekud, puuduv teave ja teadaolevad ajutised lahendused. Märkige iga punkti juurde järgmine tegevus, vastutav isik ja ülevaatamise kuupäev. Tarkvaravahetus ei tohiks muuta vastuseta kliendipäringut märkamatult lõpetatud juhtumiks lihtsalt seetõttu, et vana ekraanivaadet enam ei kasutata.
- Leppige kokku, kes võib katsetuse peatada ja kes annab loa ulatuslikumaks üleminekuks.
- Määrake keegi kogu katsetuse vältel klientide sõnumeid jälgima.
4. Katsetage üht piiratud stsenaariumi päringu saamisest töö lõpetamiseni
Hüpoteetiline näide: kaasamüügikoha omanik kaalub tellimuste haldamise tööriista väljavahetamist. Praegu võtavad töötajad tellimuse vastu, märgivad selle järeletulemisaja, edastavad andmed kööki ja märgivad tellimuse üleantuks. Aeg-ajalt muudab klient järeletulemisaega. Omanik dokumenteerib selle erandjuhtumi ja valmistab enne tegelikku kasutuselevõttu ette katsetuse väikese hulga näidistellimustega.
Ühel testtellimusel on muudetud järeletulemisaeg. Letitöötaja sisestab muudatuse, köögitöötaja kontrollib uuendatud juhist ja omanik jälgib tellimuse kulgu lõpuni. Katse on edukas, kui kõik näevad kokkulepitud aega, viide püsib muutumatuna ja lõpetatud tellimusi on täpselt üks. Kui mõni kontroll ebaõnnestub, dokumenteerige tõrge ja katsetage uuesti, selle asemel et katsetuse ulatust laiendada.
- Pange oodatav tulemus enne alustamist kirja ja vältige tegelike kliendiandmete tarbetut kasutamist.
- Katsetage tavapärast töövoogu, muudetud juhist ja päeva lõpu ülevaatust.
- Kui liigute edasi piiratud tegeliku kasutuseni, määrake kindlaks põhiandmeallikana kasutatav süsteem ja varuprotsess.
5. Lähtuge üleminekul otsusest, mitte tähtajast
Hinnake katsetust dokumenteeritud vajaduste alusel. Eristage kasutuselevõttu takistavaid probleeme, näiteks tellimuse juhise kaotsiminekut, hallatavatest ebamugavustest, näiteks täiendavast käsitsi kontrollist. Võrrelge nii tööks vajalikku ajakulu ja pingutust kui ka äritingimusi. Enne vana tööriista kasutusest kõrvaldamist kavandage juurdepääs vajalikele varasematele andmetele ning vältige sellest loobumist üksnes seetõttu, et katsetuse kuupäev on kätte jõudnud.
Kui kaalute lahendust NeroPay, täpsustage meeskonnaga sobiv toode ja töövoog. NeroPay pakub makse- ja äritarkvaratooteid, kuid saadavus, seadmed ja toetatud integratsioonid vajavad kinnitamist. Tingimustele vastava NeroPay kaarditerminaliga võib tarkvara NeroPOS, NeroWeb ja NeroBooking sisalduda pakkumises ilma täiendava tarkvara tellimustasuta. Terminalikulud, maksete töötlemise tasud, sobivuskriteeriumid ja kohaldatavad tingimused kehtivad endiselt.
- Otsustage, kas jätkata, katsetust pikendada või lõpetada, ning dokumenteerige põhjused.
- Määrake ülevaatamise kuupäev ja andke töötajatele teada, millist protsessi järgida.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas peame kõik varasemad andmed üle viima?
Mitte tingimata. Eristage pooleliolev töö varasemast taustateabest. Tehke kindlaks, kuidas säilib juurdepääs vajalikele vanematele andmetele, ja täpsustage ebaselged säilitamisnõuded asjakohase nõustajaga.
Kas mõlemat tööriista tuleks kasutada samal ajal?
Ainult selgete reeglite alusel. Määrake kindlaks põhiandmeallikas ja hoidke topeltsisestused kontrolli all. Paralleelne kasutamine võib võrdlemisel abiks olla, kuid vastuolulised olekud võivad töötajaid ja kliente segadusse ajada.
Mida peaksime uue lahenduse tarnijalt küsima?
Paluge neil näidata, kuidas teie dokumenteeritud ülesandeid täita, selgitada ekspordivõimalusi ja kinnitada toetatud ühendused. Pange vastuseta küsimused kirja, selle asemel et pidada oletust kokkulepitud funktsionaalsuseks.