1. Tehke kindlaks, milline kviitung tundub vale
Küsige kliendilt või kolleegilt, mis tundub vale: tundmatu tootenimi, puuduv valik, ootamatu kogus, summa või väljatrükk ise. Hoidke algne kviitung käepärast. Ärge muutke muus osas õiget tellimust üksnes selleks, et selle sõnastus sarnaneks teise dokumendiga.
Tellimuse kviitung ja kaardimakse kirje täidavad eri eesmärke. Üks kirjeldab ostu, teine kajastab makseandmeid. Nende viited võivad erineda, seega ärge eeldage, et kõik tunnused kattuvad. Kasutage olemasolevaid tellimuse üksikasju, kellaaega, summat ja tehinguandmeid koos, et teha kindlaks, kas need on seotud sama ostuga.
- Leidke algne tellimus teie süsteemis kättesaadavate andmete abil.
- Kinnitage koos kliendiga kuupäev, ligikaudne kellaaeg ja summa.
- Pange kirja täpne lahknevus, selle asemel et nimetada kogu kviitungit valeks.
2. Võrrelge tootenimesid, koguseid ja valikuid
Võrrelge iga tellimuse rida kviitungiga. Kontrollige, kas nimi on lühendatud, kas korduvad tooted on koondatud üheks koguseks ja kas mõni valik on esitatud eraldi. Klient võib tunda ära riiulisildil oleva nimetuse, kuid mitte tootekirjes kasutatud sõnastust. See on selguse küsimus, mitte automaatselt tõend valesti vormistatud müügi kohta.
NeroPOS pakub toodete ja tellimuste haldust, valikuid, laovarudega seotud juhtimisvõimalusi ning kviitungite töövooge. Enne muudatuste tegemist kontrollige asjakohaseid toote- ja valikukirjeid. Kviitungi esitusviis ja toetatud väljundid sõltuvad paigaldatud lahendusest; ärge eeldage, et mõni konkreetne väli või paigutuse seadistus on saadaval.
- Võrrelge kõiki kaupu ja koguseid, sealhulgas korduvaid tooteid.
- Kontrollige iga valitud valikut salvestatud tellimuse alusel.
- Võrrelge ridade summasid ja lõppsummat ning märkige üles kõik selgitamata erinevused.
3. Eristage puuduvat teavet printimisprobleemist
Selgelt prinditud, kuid ootamatu sõnastusega kviitung vajab teistsugust uurimist kui tuhm tekst, äralõigatud rida või osaliselt prinditud leht. Kui saadaval on mõni muu kviitungivaade või väljund, võrrelge seda paberkoopiaga. Kui sama teave puudub mõlemast, alustage tellimuse ja kviitungi töövoost, mitte ärge eeldage printeri füüsilist riket.
Kahjustatud või mittetäieliku väljatrüki korral järgige seadme tootja kontrolljuhiseid ja oma kaupluse heakskiidetud protseduuri. Toetatud printimisvõimalused, köögiekraanid ja integratsioonid sõltuvad seadistusest. Vältige mitme sätte korraga muutmist: üks kontrollitud muudatus aitab paremini näha, mis aitas, ja ebaõnnestunud muudatuse tagasi võtta.
- Märkige üles, kas probleem puudutab sõnastust, paigutust või prindikvaliteeti.
- Kontrollige paberi ja seadme seisukorda seadme juhiste järgi ulatuses, mis on teile ligipääsetav.
- Kui kordusprintimine on toetatud, hoidke originaal alles ja märkige uus koopia üleandmisel duplikaadiks.
4. Kontrollige makset tõendavaid andmeid ilma uuesti makset võtmata
Ebatavalise välimusega kviitung ei tõenda iseenesest makse ebaõnnestumist. Kui küsimus puudutab makstud summat või makse lõpuleviimist, kontrollige olemasolevat maksekirjet oma volitatud protsessi kaudu. Ärge paluge kliendil uuesti maksta üksnes seetõttu, et kauba kirjeldus on võõras või kviitung puudulik.
Hüpoteetiline näide: klient ostab kaks võileiba, millest üks on lisatäidisega. Tellimuses on kirjas mõlemad võileivad ja valitud lisand, kuid paberkviitungil on tootenimi lühendatud ning klient ei tunne oma valikut ära. Kõigepealt võrrelge tellimust, koguseid ja lõppsummat. Kui ka makseandmed ühtivad, uurige kviitungi arusaadavust, mitte ärge küsige uut makset. Kui lisand puudub juba tellimusest endast, uurige hoopis tellimuse sisestamist.
- Võrrelge tellimuse summat asjakohaste makseandmetega.
- Kui kirjed on vastuolus või olek on ebaselge, kaasake enne maksega seotud muudatuse tegemist vastutav kolleeg või tugimeeskond.
5. Suunake probleem edasi koos tõendusmaterjaliga ja kontrollige tulemust
Kui põhjus jääb ebaselgeks, saatke klienditoele lühike kirjeldus sellest, mida oodati ja mis selle asemel ilmus. Lisage heakskiidetud kanali kaudu tellimuse viide, kellaaeg, mõjutatud kaubad ja kviitungi näidis. Kui probleem puudutab printimist, lisage seadme andmed ning eemaldage ebavajalikud kliendi- või makseandmed.
Tellimuse NeroWeb puhul lisage selle allikas ja selgitage, kus lahknevus esimest korda ilmneb. Tellimuste NeroWeb puhul saab kasutada olemasolevat täitmise töövoogu, kuid tegelik töötlemisteekond ja toetatud seadmed tuleb kinnitada. Pärast kokkulepitud parandust võrrelge kirjet ja kviitungit heakskiidetud testi või järgmise sobiva tellimuse abil. Tulemus on edukas, kui kaubad, kogused, valikud ja lõppsumma on selged ning kooskõlas ja makseviidete võimalike erinevuste põhjus on teada.
- Märkige, kas probleem puudutab üht või mitut tellimust.
- Pange kirja kõik tehtud muudatused ja järelkontrolli tulemus.
- Kui probleem jääb lahendamata, andke järgmisele vahetusele olukorrast selge ülevaade.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas vale välimusega kviitung tähendab, et kliendilt võeti vale summa?
Mitte tingimata. Kontrollige tellimuse summat ja makseandmeid eraldi. Ainuüksi sõnastus- või printimisprobleemid ei tõenda, et võetud summa oli vale.
Kas peaksin tootenime kohe muutma?
Kõigepealt tehke kindlaks, millisest kirjest sõnastus pärineb ja kas selle muutmine võib mõjutada teisi töövooge. Kasutage oma heakskiidetud protsessi ja kontrollige järgmist kviitungit.
Mida peaksin kliendile kontrollimise ajal ütlema?
Selgitage konkreetset probleemi: näiteks, et võrdlete kauba lühendatud kirjeldust tema tellimusega. Ärge väitke, et makse ebaõnnestus, kuni tõendid seda järeldust ei kinnita.