1. Ühe toote andmed tunduvad valed: esmalt veenduge, et tegu on õige tootega
Alustage riiulil olevast tootest, mitte üksnes selle nimest. Sarnased kirjeldused võivad varjata erinevaid suurusi, värve, pakendikoguseid või vanemaid tootekirjeid. Võrrelge tootel või pakendil olevat tunnust kassas kasutatava kirjega. Kui kasutate vöötkoode, kontrollige, millise toote skannitud kood tegelikult valib.
NeroPOS pakub toodete ja tellimuste haldust, variante, laoga seotud juhtfunktsioone ning kauba vastuvõtu töövooge. Seda, kuidas need funktsioonid konkreetsele tootele või variandile rakenduvad, tuleb kontrollida teie süsteemis. Ärge eeldage seadistust kontrollimata, et kahel variandil on ühine laoseis või et kummalgi on eraldi laoseis.
- Pange kirja loendatava toote tunnus, kirjeldus, variant ja ühik.
- Kontrollige, kas leidub sarnaseid või dubleeritud tootekirjeid.
- Tehke kindlaks, kas kogused tähistavad üksiktooteid, pakke või mõnda muud ühikut.
2. Loendustulemus muutub pidevalt: määrake selge võrdlushetk
Loendus, mis tehakse ajal, kui kliendid ostavad ja töötajad pakivad saabunud kaupa lahti, võib olla täpne, kuid siiski erineda hilisematest kassaandmetest. Märkige üles loenduse aeg ja tehke kindlaks kõik kaubaliikumised selle aja ning registreeritud koguse ajahetke vahel. Loendatud kauba ajutine eraldamine võib aidata, kui see ei takista ohutut juurdepääsu ega tavapärast klienditeenindust.
Loendage kaup sõltumatult uuesti üle, hõlmates asjaomaseid riiuleid, ladustamisalasid ja tellimuste jaoks kõrvale pandud varu. Hoidke müügikõlblik kaup eraldi kahjustatud kaubast ja kontrolli ootavatest klienditagastustest. Füüsiline asukoht näitab, kus kaup asub; selle staatus näitab, kas see kuulub võrreldava koguse hulka.
- Pange kirja loendamise aeg ja aeg, mille seisuga kassasüsteemi kogus on esitatud.
- Loendage kaup kõigis asjaomastes asukohtades uuesti üle, tuginemata esimese loenduse tulemusele.
- Loetlege kahe ajahetke vahel toimunud müügid, tarned ja muud kaubaliikumised.
3. Erinevus püsib: taastage koguse muutumise ajalugu
Võtke lähtepunktiks viimane usaldusväärne loendus. Lisage kinnitatud vastuvõetud kaup, lahutage müüdud või muul viisil eemaldatud kaup ning vaadake tagastused ja korrigeerimised üle vastavalt sellele, mis kaubaga tegelikult toimus. Lähtuge olemasolevatest andmetest, mitte mälust. Tarne saabumine poodi ei tõenda, et selle kogus sisestati õigesti, ning raha tagastamine ei tõenda, et kaup jõudis tagasi müügikõlbliku varu hulka.
Kontrollige asjaomaseid tehinguid ükshaaval: kauba tunnus, kogus, aeg ja staatus. Kui andmed on olemas, otsige tühistatud tellimusi, vahetusi, topeltkirjeid ja parandusi. NeroWeb tellimuste puhul saab kasutada olemasolevat tellimuste täitmise töövoogu, kuid see ei kinnita, et laoseis uueneb automaatselt kõigis kanalites. Tehke kindlaks, milline tellimusega seotud sündmus teie seadistuses laoseisu mõjutab, ning vältige sama tellimuse topeltarvestust.
- Võrrelge tarnedokumente tegelikult vastu võetud ja registreeritud kogusega.
- Jälgige asjaomase kauba müüke ja tagastusi uuritaval ajavahemikul.
- Vaadake olemasolevate andmete põhjal üle käsitsi tehtud korrigeerimised ja nende põhjused.
4. Kuue ühiku puudujääk: hüpoteetiline näide
Hüpoteetiline näide: jaemüüja loendab 18 märkmikku, kuid kassasüsteemi andmetes on koguseks 24. Tunnus ja loendusühik kattuvad. Eelmine kontrollitud loendustulemus oli 30 ning jaemüüja leiab kuus sellele järgnenud müüki. See selgitab registreeritud jääki 24, kuid mitte füüsilise loenduse tulemust 18.
Seejärel leiab jaemüüja märkuse, mille kohaselt eemaldati riiulilt kuus veekahjustusega märkmikku. Need on endiselt eraldi kastis ja ootavad kõrvaldamist, kuid vastavat laoseisu korrigeerimist ei ole registreeritud. Erinevus on nüüd selgitatud: kassasüsteemi andmetes ja loenduses käsitleti neid kuut eset erinevalt.
Enne muudatuste tegemist kontrollib jaemüüja, kuidas tuleb tema seadistuses kahjustatud kaupa registreerida. Pärast volitatud paranduse tegemist saab tulemust kontrollida nii: müügikõlbliku kauba loendustulemus ja vastav arvestus näitavad mõlemad sama ajahetke seisuga kogust 18 ning põhjus on dokumenteeritud. Põhjendamata korrigeerimine miinus kuue võrra oleks viinud arvud kooskõlla, kuid jätnud töövoo probleemi lahendamata.
5. Kõrvaldage teadaolev põhjus või edastage selgitamata erinevus edasiseks uurimiseks
Kui tõendid viitavad registreerimata kauba vastuvõtule, valele kogusele või registreerimata eemaldamisele, laske vastutaval isikul parandus üle vaadata. Hoidke algne loendustulemus, seda toetavad viited ja põhjus koos. Vältige tõendite kustutamist või ülekirjutamist üksnes selleks, et kogusummad klapiksid. Seejärel kontrollige asjaomast kaupa uuesti pärast järgmist tavapärast kaubaliikumist.
Kui põhjus jääb ebaselgeks, lõpetage oletustel põhinevate korrigeerimiste tegemine ning paluge süsteemiadministraatoril või tugiteenuse kontaktisikul asja uurida. Esitage asjaomase kauba tunnus, eeldatav ja tegelik kogus, loendamise aeg, asjaomaste tellimuste või kauba vastuvõtu viited ning juba tehtud kontrollid. Lahenduse NeroPOS puhul paluge meeskonnal kinnitada teie paigalduses tegelikult kasutatavad laoseisu haldamise võimalused, tellimuste toimimine ja toetatud ühendused.
- Määrake üks inimene parandust kinnitama ja dokumenteerima.
- Toe poole pöördudes kirjeldage üldise kaebuse asemel üht näidet, mille puhul saab probleemi korrata.
- Kontrollige, kas järgmine laoliikumine muudab kogust ootuspäraselt.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksin laokogust kohe korrigeerima?
Säilitage algsed näitajad ja uurige esmalt põhjust. Kui müügitegevuse jätkamiseks on vaja kiiret parandust, dokumenteerige loendamise aeg, põhjus ja heakskiit, et algset erinevust saaks endiselt uurida.
Kas kliendile tehtav tagasimakse suurendab alati laovaru?
Ärge seda eeldage. Kontrollige, kas kaup tagastati füüsiliselt, kas see on müügikõlblik ja kuidas teie süsteem seda tehingut käsitleb. Makse tagastamine ja kauba lattu tagastamine on eri sündmused.
Kas veebitellimused uuendavad automaatselt kõiki laoandmeid?
See sõltub tegelikust seadistusest. NeroWeb kaudu esitatud tellimuste puhul saab kasutada olemasolevat tellimuste täitmise töövoogu, kuid enne eri kanalite laokogustele tuginemist tuleks kinnitada, kus laovaru arvestust peetakse ja millised sündmused seda muudavad.
Mida peaksin klienditoele saatma?
Saatke kokkulepitud tugikanali kaudu kauba identifikaator, variandid, kogused, ajatemplid ja asjakohased tehinguviited. Lisage tehtud kontrollide tulemused ning vältige ebavajalike kliendiandmete jagamist.