1. Tehke enne tarne registreerimist kindlaks algne tellimus
Lähtuge kliendiga kokku lepitud tellimusest, mitte komplekteerimislehest ega juhi mälust. Kontrollige kliendikontot, tellimuse viidet, kaubakirjeldusi, koguseid ja mõõtühikuid. Kümme kasti ja kümme üksiktoodet tähendavad erinevaid juhiseid, isegi kui tootekirjeldus näib identne.
Hoidke algsed kogused võrdlusalusena kättesaadavad. Kui klient muudab tellimust, eristage seda muudatust tarnimata kogusest: kokkuleppel tühistatud kaup ei ole sama mis kaup, mis tuleb veel tarnida. Kui kasutatav arvestus ei võimalda seda erinevust selgelt näidata, säilitage täiendav kirje vastavalt meeskonnas kokkulepitud korrale.
- Leidke kokkulepitud tellimus ja kontrollige kliendi hilisemaid muudatusi.
- Kontrollige iga asjaomase tellimusrea mõõtühikut.
- Määrake kindlaks, kes peab pärast tarnet tarnimata jäägi arvestust.
2. Kontrollige, kuidas teie kasutusele võetud dokumentide töövoog toimib
NeroTrade toetab hulgimüügi töövooge, sealhulgas saatelehti, ärikliendikontosid, arveid, kontoväljavõtteid, marsruute ja maksete kogumist. Enne protsessi valimist kontrollige, millised funktsioonid on teie ettevõtte jaoks lubatud. Ainuüksi need võimalused ei kinnita, kas teie seadistus säilitab tellimuse tarnimata jäägi, seob ühe tellimusega mitu saatelehte või kannab tarnimata kogused edasi.
Vaadake tegelik protsess koos teie seadistuse eest vastutava inimesega läbi. Kui dokumente saab omavahel siduda, tehke kindlaks, kuidas viited nähtavaks jäävad. Kui see pole võimalik, leppige kokku hallatav tarnimata kaupade arvestus, milles on kirjas algse tellimuse ja iga tarne viide. Eesmärk on jälgitavus, mitte teine tellimus, mis võidakse kogemata uuesti täita.
- Kontrollige, kuidas säilitatakse algne tellimus pärast esimese tarnedokumendi koostamist.
- Tehke kindlaks, kus tarnimata kogused registreeritakse ja üle vaadatakse.
- Määrake kindlaks, kuidas parandusi tehakse nii, et toimunu jääks selgelt jälgitavaks.
3. Registreerige see, mis kohale jõudis, mitte ainult see, mis laost väljus
Komplekteerimine, väljasaatmine ja tarnimine on eraldi sündmused. Sõidukile laaditud kogus ei pruugi olla sama mis kliendi vastuvõetud kogus. Registreerige tegelik tulemus, sealhulgas puudujäägid, vastuvõtmisest keeldutud kaup või kahjustatud tooted, kokkulepitud korra järgi. Märkige tarnekuupäev ja dokumendi viide selgelt, et hilisemad päringud saaks siduda õige tarnekorraga.
Hüpoteetiline näide: kohvik tellib tellimusega W1042 mahla 12 kasti ja vett kaheksa kasti. Esimese tarnega võetakse vastu üheksa kasti mahla ja kõik kaheksa kasti vett. Algses tellimuses jäävad kogusteks 12 ja kaheksa; tarnekandes on üheksa ja kaheksa; tarnimata koguste arvestuses on kolm kasti mahla. Ärge vähendage algset mahlatellimust üheksale kastile ega looge ülejäänud kolme kasti jaoks uut, algsega sidumata tellimust.
- Võrrelge vastuvõetud koguseid väljasaatmise kandega.
- Registreerige kõik lahknevused ja nende põhjused, kui need on teada.
- Kontrollige, et iga rea tellitud kogus oleks arvestatud kas tarnituks, tarnimata koguseks või selgesõnaliselt muudetuks.
4. Määrake tarnimata kaupadele selge järgmine tegevus
Tarnimata kogusele tuleb määrata vastutaja ja otsustada edasine tegevus. Küsige, kas klient soovib ülejäänud kaupade hilisemat tarnet, neile ise järele tulla või need tühistada. Lisatarne võib kliendile sobida, kuid see tuleb veoringide meeskonnaga kooskõlastada; kaubale järeletulekul peab üleandmine olema selgelt korraldatud; tühistamine nõuab selgesõnalist muudatust, mitte jäägi vaikset korrigeerimist.
Hüpoteetilises näites nõustub kohvik saama ülejäänud kolm kasti mahla hilisema tarnega. Registreerige see kokkulepe ja määrake, kes tarne korraldab. Igal järgneval tarnedokumendil peaks olema algse tellimuse viide, mis lisatakse olemasoleva töövoo kaudu või kokkulepitud ristviitena. Andke kliendile teada, mis on veel tarnimata ja mis saab edasi, lubamata kinnitamata kuupäeva.
- Kinnitage kliendi eelistus iga tarnimata tellimusrea kohta.
- Määrake vastutaja tellimuse järgmise osa täitmise korraldamiseks.
- Enne iga järgneva tarne ettevalmistamist vaadake tarnimata koguste arvestus üle.
5. Võrrelge dokumente enne tarnimata jäägi sulgemist
Enne arve väljastamist paluge raamatupidamisel kinnitada, milliseid koguseid ja viiteid peaks arve kokkulepitud äritegevuse korra kohaselt hõlmama. Ärge eeldage, et saatelehe koostamine loob ühtlasi õige arve või uuendab kontoväljavõtet. Kontrollige kasutusele võetud töövoo tegelikku toimimist, eriti kui tellimus täidetakse mitme tarnekorraga.
Tulemuse kontrollimise viis on lihtne: teine meeskonnaliige peaks suutma algse tellimuse põhjal selgitada iga kogust ilma juhilt küsimata. Tellimuse W1042 puhul tähendab see, et leitavad on esimene üheksa mahlakasti tarne ja hilisem kolme kasti tarne ning puudub selgitamata jääk. Järgmise sammuna katsetage oma töövoos üht osadeks jagatud tarne näidet, enne kui rakendate seda tegelikele tellimustele.
- Viige tarneviited kokku algse tellimuse ja asjakohaste arvekirjetega.
- Kontrollige, et tarnitud koguseid poleks kaks korda arvestatud.
- Märkige tarnimata jääk lõpetatuks alles siis, kui tarne või kokkulepitud muudatus selle täielikult katab.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksime muutma algset tellimust nii, et see vastaks osalisele tarnele?
Mitte pelgalt seetõttu, et kaupa saabus vähem. Säilitage algne tellitud kogus ja registreerige tegelik tarne eraldi. Käsitlege kliendiga kokkulepitud muudatust eraldi muudatusena.
Kas NeroTrade kannab tarnimata kogused automaatselt edasi?
Kinnitage see meeskonnaga teie jaoks aktiveeritud seadistuse puhul. Saatelehtede ja arvete tugi ei kinnita iseenesest täitmata tellimuste automaatset haldamist.
Mis saab siis, kui puudujääk avastatakse pärast dokumentide väljastamist?
Järgige kokkulepitud paranduskorda, säilitage algne viide ja registreerige lahknevus. Teavitage täitmata koguste arvestuse eest vastutavat isikut ning paluge raamatupidamisel mõjutatud dokumendid üle vaadata.