Leppige kokku, kes dokumente ette valmistab, kontrollib ja üle vaatab
Valige üleandmist koordineerima üks inimene, isegi kui kviitungeid kogub või arveid väljastab mitu kolleegi. Leppige kokku algus- ja lõppkuupäev, millised ettevõtte kontod ja tegevused on hõlmatud ning millal raamatupidaja teavet vajab. Lühike kirjalik kokkulepe aitab kolleegil ülesande üle võtta, kui tavapärane koordinaator on eemal.
Eristage ettevalmistust raamatupidamislikust ülevaatusest. Teie meeskond saab koguda tõendavaid dokumente, selgitada äritegevust ja kontrollida dokumentide loetavust. See ei tähenda, et kanne oleks kinnitatud või selle raamatupidamislik käsitlus otsustatud. Kasutage kokkulepitud tähiseid, näiteks „kogutud“, „ootab lisateavet“ ja „valmis raamatupidajale ülevaatamiseks“; ärge eeldage, et need on NeroBooks sisseehitatud olekud.
- Määrake koordinaator ja asendaja.
- Küsige raamatupidajalt, milliseid dokumente ja aruandevorminguid ta vajab.
- Leppige kokku, kes saab küsimustele vastata ja kes kinnitab, et ülevaatus on lõpetatud.
Koostage dokumendipakett, milles ka teisel inimesel on lihtne orienteeruda
Koguge kokku asjakohased tuludokumendid, tarnijate arved, kulukviitungid, väljavõtted ning tagasimaksete või paranduste selgitused. Kontrollige, et väljavõtted hõlmaksid kogu kokkulepitud perioodi ja kviitungitel oleks ostu tuvastamiseks piisavalt üksikasju. Kui mõni dokument puudub, märkige puudujääk üles, selle asemel et tehing vaikselt välja jätta.
Valige dokumentide korrastamiseks viis, mida teie meeskond suudab järjepidevalt järgida. Dokumendiliikide kaupa korraldatud kausta on lihtne sirvida, viidete loend aga aitab siduda dokumente üksikute tehingutega. Mõlema kasutamine võib olla kasulik, kuid vältige mitme paralleelse versiooni loomist. Leppige kokku üks põhiline asukoht ja ühtne failinimede vorming, näiteks kuupäev, tarnija ja viide.
NeroBooks toetab ettevõtte dokumentide, tulude, kulude, kviitungite ja aruannete haldamist. Kontrollige, millised dokumentide korrastamise ja jagamise võimalused on teie praegusel kontol saadaval. Ärge kavandage üleandmist eeldusel, et ekspordi, manuste või juurdepääsu funktsioon on olemas, ilma seda esmalt kontrollimata.
Hoidke lahendamata küsimused nähtaval
Koostage eraldi küsimuste loend, lisades iga küsimuse juurde dokumendiviite, lühikese selgituse, olemasolevad tõendid ja järeltegevuse eest vastutava isiku nime. Kasulikud küsimused võivad puudutada tuvastamata makset, saabumata kviitungit või kaht dokumenti, mis võivad kajastada sama ostu. Kirjeldage seda, mida teate, ilma vastust oletamata.
Eristage puuduvaid tõendeid otsustest, mis vajavad raamatupidaja hinnangut. Meeskonnaliige võib saada tarnijalt arve küsida, kuid ei tohiks kirjeldust välja mõelda ega valida raamatupidamiskäsitlust üksnes selleks, et dokumendipakett näiks täielik. Saatke ettevalmistatud dokumendid kokkulepitud kuupäeval, märkides lahendamata küsimused selgelt ära, kui raamatupidaja ei ole palunud teisiti.
- Andke igale küsimusele viide, mis vastab seda toetavate dokumentide viidetele.
- Märkige, mida on juba kontrollitud.
- Määrake vastutaja ja leppige kokku järeltegevuse kuupäev.
Hüpoteetiline näide: kviitung saabub pärast dokumentide üleandmist
Väike remondiettevõte valmistab ette aprillikuu dokumente. Koordinaator kogub kokku klientidele esitatud arved, tarnijate dokumendid ja asjakohased väljavõtted. Ühe kaardiostu kohta puudub kviitung ning kogutud dokumentide hulgas on teise tarnija arvest kaks koopiat. Koordinaator märgib võimaliku duplikaadi ja lisab puuduva kviitungi küsimuste loendisse, selle asemel et lugeda kumbki küsimus lahendatuks.
Üleandmismärkuses on kirjas, et aprillikuu dokumendid on ülevaatamiseks ette valmistatud ja kaks küsimust on veel lahendamata. Puuduva kviitungi küsimise eest vastutab kolleeg. Kui kviitung saabub, paigutab koordinaator selle kokkulepitud asukohta ning teatab raamatupidajale selle viite ja saabumiskuupäeva. Ta ei asenda algset dokumendipaketti sellest teatamata ega eelda, et seotud kanne on nüüd heaks kiidetud.
Tulemuslikkuse kontroll on praktiline: raamatupidaja leiab mõlemad dokumendid üles, saab aru, mis muutus, ja näeb, mis vajab veel ülevaatamist, ilma et peaks otsima eri sõnumilõimedest.
Kontrollige dokumendipaketti ja viige üleandmisprotsess lõpule
Enne saatmist avage valik dokumente ning kontrollige nende loetavust, kuupäevi ja viiteid. Võrrelge paketti kokkulepitud dokumendiloendiga ja märkige puudused selgelt ära. Jagage juurdepääsu kokkulepitud viisil inimestega, kes seda vajavad; ärge kunagi lisage üleandmismärkusse paroole ega asjasse puutumatuid isikuandmeid.
Paluge raamatupidajal kinnitada, et dokumendipaketile on juurdepääs ja selle ulatus on arusaadav. Hoidke järelvastused koos ning märkige iga küsimuse kohta, kas see on endiselt lahtine, vastatud või ootab ülevaatamist. Järgmise sammuna leppige raamatupidajaga kokku lühike üleandmismall ja katsetage seda järgmise kuu dokumentidega.
- Kinnitage üleandmismärkuses periood ja lahendamata küsimuste arv.
- Kontrollige, et ettenähtud saajal oleks dokumentidele juurdepääs.
- Märkige hilisemad täiendused selgelt, et muudatused oleksid nähtavad.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksime ootama, kuni kõik kviitungid on olemas?
Leppige see kokku oma raamatupidajaga. Õigeaegselt esitatud dokumendipakett koos selgelt loetletud puudustega võib olla kasulikum kui selgitamata viivitus. Määrake iga puuduva dokumendi jaoks vastutaja ja märkige, millal on oodata uut teavet.
Kas ülevaatuseks valmis tähendab, et kanded on kinnitatud?
Ei. See tähendab, et teie meeskond on dokumendid kontrollimiseks ette valmistanud. Leppige eraldi kokku, kuidas raamatupidaja annab teada ülevaadatud kannetest ja vajalikest lisatoimingutest.
Millise NeroBooks aruande peaksime saatma?
Küsige raamatupidajalt, millist teavet ja millise perioodi kohta ta vajab, ning kontrollige seejärel oma praegusel kontol vastavat aruannet ja jagamisvõimalusi. Ärge eeldage, et kindel vorming on igal kontol saadaval.