Määrake periood enne saldo arutamist
Alustage kliendi õigest ärikliendikontost ja selgelt märgitud kuupäevavahemikust. Selgitage, kas väljavõte kajastab selle perioodi tehinguid või kõiki arvestuse lõppkuupäeval avatud kirjeid. Need vaated vastavad eri küsimustele: perioodivaade aitab üle vaadata hiljutisi tehinguid, avatud kirjete vaade aga kindlaks teha, mis on veel tasumata.
Kontrollige, kuidas algsaldo seostub varasemate andmetega. Kui kliendil on mitu filiaali või ostukontot, märkige selgelt, millist kontot väljavõte hõlmab, selle asemel et eeldada, et kliendi raamatupidajad tunnevad selle ise ära. Kuni 30 aprillini koostatud väljavõte ei pruugi kajastada 1 mail kirjendatud makset; selgitage seda ajalist erinevust, mitte ärge käsitlege seda lahkarvamusena.
- Kontrollige konto nime ja kontoviidet.
- Märkige periood, arvestuse lõppkuupäev ja väljavõtte liik.
- Võrrelge algsaldot eelnevate andmetega.
Kasutage viiteid, mis aitavad kliendil tõendusmaterjali leida
Kasutage iga arve puhul järjepidevalt selle registreeritud numbrit ja kuupäeva. Kui see on asjakohane ja teave on olemas, lisage kliendi ostutellimuse viide või seotud saatelehe viide. Ärge asendage üht dokumenti teisega: saateleht aitab tarnet jälgida, arve aga kajastab tasumisele kuuluvat summat. Küsimuse lahendamiseks võib klient vajada mõlemat.
Kontrollige kirjendatud makseid teile kättesaadava teabe alusel. Kui klient ütleb, et ta on tasunud, kuid te ei saa makset veel vastava kirjega seostada, küsige oma tavapärase ärisuhtluskanali kaudu makse kuupäeva, summat ja viidet. Märkige, et makse ootab vastavusse viimist, mitte et tegemist on kinnitatud parandusega. Vältige ebavajalike pangaandmete küsimist.
Hoidke väljavõte ja küsimused eraldi
Veenduge, et väljavõte vastaks konto alusandmetele. Esitage lahendamata küsimused eraldi päringuloendis või kaaskirjas, kasutades samu viiteid. Näiteks eristage arvet, mille klient on vaidlustanud, korrigeerimisest, mis on tegelikult juba kajastatud. Vastasel juhul võidakse abistavana näivat muudetud kogusummat ekslikult pidada kokkulepitud kontosaldoks.
Selline eristamine muudab ka suhtluse tulemuslikumaks. Selle asemel et paluda kliendil selgitada kogu saldot, esitage iga kirje kohta üks konkreetne küsimus: millise tarne kohta küsimus tekkis, millist makseviidet kasutati või milline dokument puudub? Määrake igale küsimusele ettevõttesisene vastutaja ja leppige kokku, millal klient saab uut teavet, lubamata tulemust enne kontrollide lõppu.
- Märkige viide ja selle kõrvale küsimus.
- Tooge välja, mis on kinnitatud ja mis vajab veel kontrollimist.
- Pange kirja, kes asja uurib ja millal järgmisena ühendust võetakse.
Hüpoteetiline näide: asendage ebamäärane kogusumma selge aruteluga
Enne: tarnija saadab kliendile e-kirja: „Teie aprillikuu saldo on £1,240. Palun korraldage tasumine.” Klient vastab, et on juba tasunud £400 ja et üks tarne oli puudulik. Kumbki sõnum ei täpsusta asjaomast arvet, maksekuupäeva ega saatelehte, mistõttu arutelu takerdub.
Pärast: tarnija saadab konto T104 väljavõtte ajavahemiku 1–30 aprill kohta ja kirjutab: „Kajastatud lõppsaldo 30. aprilli seisuga on £1,240. Olete meile teatanud £400 suurusest maksest, mis tehti 1. mail; palun kinnitage makseviide, et saaksime makse vastava kirjega siduda. Teie kogust puudutav küsimus on seotud arvega INV-218 ja saatelehega DN-206. Kontrollime seda eraldi; ühtegi korrigeerimist ei ole veel kajastatud.”
Seejärel nimetatakse kaaskirjas tarnija kontaktisik ja pakutakse välja kuupäev, millal uut teavet antakse. Summat £840 ei esitata kokkulepitud saldona üksnes seetõttu, et klient teatas maksest. Tulemus on selgelt hinnatav: klient saab tuvastada täpsed dokumendid, esitada puuduva viite ja mõista, milline küsimus on veel läbivaatamisel.
Kontrollige üleantavat infot ja saatke seejärel konkreetne juhis järgmiseks tegevuseks
Enne saatmist paluge kolleegil jälgida ühe arve seost väljavõttest kuni alusdokumentideni. Kas ta suudab konto tuvastada, aru saada, mis kuupäeva seisuga väljavõte on koostatud, ja leida seotud päringu ilma teie selgitusteta? Kui mitte, täpsustage viiteid või kaaskirja. Saatke väljavõte kliendi sobivale kontaktisikule tavapärase kokkulepitud kanali kaudu.
NeroTrade toetab hulgimüügi töövooge, sealhulgas saatelehti, ärikliendikontosid, arveid, väljavõtteid, marsruute ja maksete kogumist. Enne kui otsustate, kuidas andmeid koostada või hankida, kontrollige, millised funktsioonid on teie kaupmehekontol lubatud. Olenemata kasutatavast töövoost on järgmine samm sama: vaadake üle ühe kliendi väljavõte, täpsustage ebaselged viited ja küsige ainult teavet, mida on vaja iga lahtise küsimuse lahendamisega edasi liikumiseks.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas vaidlustatud arve peaks väljavõttelt kaduma?
Ärge eemaldage seda lihtsalt arutelu hõlbustamiseks. Hoidke väljavõte kooskõlas kajastatud kannetega ja selgitage vaidlust eraldi. Kajastage korrigeerimine siis, kui see on kontrollitud ja registreeritud.
Mis saab siis, kui makse laekus pärast väljavõtte lõppkuupäeva?
Selgitage, et väljavõte kajastab andmeid selle lõppkuupäeva seisuga. Kui hilisem makse on kinnitatud ja vastava kirjega seotud, esitage vajaduse korral ajakohastatud seis, eristades seda selgelt algsest väljavõttest.
Kas peaksin lisama kõik saatelehed?
Mitte tingimata. Alustage selgetest viidetest ja lisage alusdokumendid juhul, kui need aitavad konkreetsele küsimusele vastata. Enne saatmist kontrollige, et manused puudutaksid õiget kliendikontot.