1. Alusta treeningust endast
Kirjuta lühike kirjeldus sellest, mis toimub, selle asemel et piirduda üksnes treeningu nimetusega. Pealkiri „Jõutreening“ annab üldise ettekujutuse, kuid liikmed peavad teadma ka seda, kas tegu on individuaalse kohtumise või rühmatreeninguga, kes seda juhendab ja mida treening endast kujutab. Kasuta tuttavat sõnavara ja selgita erialatermineid.
Keskendu kirjelduses kavandatud tegevustele, mitte tulemustele. Näiteks võid selgitada, et treening hõlmab soojendust ja raskustega harjutamist, lubamata, et osalejad muutuvad tugevamaks või saavutavad kindla eesmärgi. Kui kava võib muutuda, ütle seda selgelt, selle asemel et esitada kõiki tegevusi kindlana.
- Vali kirjeldav pealkiri, mis eristab treeningut sinu teistest kohtumistest.
- Ütle, kas tegu on individuaalse või rühmatreeninguga.
- Võta kavandatud tegevused kokku ja nimeta treener.
2. Määra kellaaeg ja kohtumispaik üheselt
Märgi kuupäev, algusaeg ja eeldatav kestus koos. Kui liikmed peaksid saabuma enne algust, ütle, kui palju varem, ja selgita põhjust, näiteks selleks, et neil oleks aega ruum üles leida. Väldi väljendit „tavalisel ajal“: uus liige või pärast pausi naasev inimene ei pruugi teada, mida see tähendab.
Kirjelda asukohta nii, et esmakülastaja selle üles leiaks. Vajaduse korral lisa koha nimi ja aadress ning seejärel täpsusta kohtumispaika ruumis, näiteks vastuvõtt või kindla nimega stuudio. Veebitreeningu puhul selgita, kuidas liige saab osalemislingi ja kellega ühendust võtta, kui ta pole seda kätte saanud. Ära eelda, et kõik liikmed leiavad treeninguinfo samal viisil.
- Kontrolli, et kuupäev ja nädalapäev oleksid kooskõlas.
- Märgi algusaeg ja kestus ning lisa ka soovitud saabumisaeg.
- Märgi konkreetne kohtumispaik ja kontaktisik, kellelt saab praktilistes küsimustes abi.
3. Selgita ettevalmistust sõnumit üle koormamata
Eralda hädavajalikud asjad valikulistest. Ütle osalejatele, mida selga panna või kaasa võtta, kui see on kavandatud tegevuse puhul oluline, ning märgi, kas varustus on kohapeal olemas. Kui enne tuleb täita mõni praktiline ülesanne, selgita, mis see on ja millal seda teha. Väldi pika üldise loetelu lisamist, mis muudab oluliste juhiste leidmise keeruliseks.
Mõtle küsimustele, mida osaleja võiks enne teele asumist küsida: kus peaksin treeneriga kohtuma, kas pean ise varustuse kaasa võtma ja kellelt saab juhiste kohta selgitust küsida? Kutsu osalejaid rääkima sinuga otse individuaalsetest ligipääsu- või osalemisküsimustest. Ära anna seansi kirjelduses isiklikku meditsiinilist nõu ega tee oletusi selle kohta, mida keegi saab ohutult teha.
- Loetle esmalt vajalikud asjad ja seejärel märgi, mis on valikuline.
- Ütle, mida sina kaasa tood ja mida osaleja peaks ise kaasa võtma.
- Anna osalejatele võimalus esitada enne seanssi praktiliste vajaduste kohta küsimusi.
4. Katseta sõnastust ja hoia see ajakohasena
Hüpoteetiline näide: treener kavandab teisipäeval 14 juulil kella 10.00-st kuni 10.45-ni hommikul toimuva individuaalse seansi pealkirjaga „Sissejuhatus jõutreeningusse“. Kirjelduses öeldakse, et treener juhendab soojendust ja tutvustab valitud varustust; osaleja peaks kohtuma temaga viis minutit enne algust vastuvõtulauas, kandma mugavaid riideid ja võtma kaasa veepudeli. Treener tagab varustuse. Toimumiskoha aadress ja küsimuste korral kasutatav kontakt on nende andmete juures.
Enne teabe avaldamist või jagamist võrdle seda oma päevikuga ja loe see läbi nii, nagu osaleksid esimest korda. Hea kontroll on küsida, kas seansiga varem kokku puutumata inimene saab kirjeldusest aru, mis tegevusega on tegu, millal kohale tulla, kus kohtuda ja mida kaasa võtta, ilma et peaks sinult sõnastuse tähendust küsima. NeroGym toetab seansse ja kliendiportaale, kuid võimalused sõltuvad seadistusest. Kontrolli, mida osalejad sinu seadistuses näevad; kui mõni detail muutub, uuenda vastavat teavet ja teavita mõjutatud osalejaid sobiva kontaktkanali kaudu.
- Võrdle osalejatele nähtavat teavet kokkulepitud seansiplaaniga.
- Palu kolleegil või vabatahtlikul osalejal nimetada kirjelduse põhjal peamised üksikasjad.
- Paranda ebaselge sõnastus ja vaata see pärast muudatust uuesti üle.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kui palju üksikasju peaks seansi kirjeldus sisaldama?
Lisa piisavalt teavet, et osaleja mõistaks kavandatud tegevust ja saaks kohale tulla ettevalmistunult. Lühike tegevuse kokkuvõte, ajakava, kohtumispaik, ettevalmistuste loetelu ja kontakt küsimuste korral on sageli kasulikumad kui pikk kava.
Mida teha, kui tegevuskava võib muutuda?
Kirjelda kavandatud tegevusi ja ütle vajaduse korral selgelt, et kava võib muutuda. Kui muudatus mõjutab seda, millal või kuhu osalejad peavad tulema, mida nad kaasa võtma peavad või mida oodata, uuenda teavet ja teavita mõjutatud inimesi.
Kas peaksin lisama ettevalmistusteabe ka naasvatele osalejatele?
Jah. Naasvad osalejad võivad tulla teistsugusele seansile või mõne detaili unustada. Hoia korduvad juhised lühikesed, kuid lisa kõik, mis on konkreetseks kohtumiseks vajalik.
Kas osalejad näevad seansi üksikasju alati keskkonnas NeroGym?
NeroGym toetab seansse ja kliendiportaale, kuid võimalused sõltuvad seadistusest. Kontrolli osalejatele nähtavat vaadet ja kui sa pole kindel, uuri meeskonnalt, millised võimalused on saadaval.