Alustage klientide piirangutest, mitte kaardist
Küsige klientidelt, millal õige inimene on saadaval, selle asemel et lähtuda üldistest lahtiolekuaegadest. Pood võib avada varakult, kuid arvelduste kontaktisik saabuda hiljem. Kauba pealekorjeks võib vaja minna laotöötajat, ligipääsetavat laadimisala ja äraviimiseks valmis kaupa. Kinnitage, kas pakutud ajaaken kehtib saabumise või töö lõpetamise kohta.
Määrake igale peatusele selge eesmärk ja viide. Eristage tagastatava kauba pealekorjet arve arutamisest või kokkulepitud makse vastuvõtmisest: need nõuavad erinevat ettevalmistust ja võivad võtta erinevalt aega. Vältige juhi marsruudilehele tarbetute arveldusandmete lisamist; lisage ainult see, mida peatuse ülesande täitjal on vaja.
- Pange kirja kokkulepitud ajaaken, kontaktisiku nimi ja telefoninumber.
- Kinnitage sissepääs, laadimispiirangud ja kauba valmisolek.
- Hinnake kohapeal kuluvat aega, sealhulgas kontrollide ja dokumentide vormistamise aega.
Määrake planeerijale, juhile ja kontorile eraldi vastutusalad
Marsruudi planeerija peaks vastutama peatuste järjekorra eest ja kinnitama, et kokkulepitud ülesanded mahuvad töövahetusse. Kui ring hõlmab kaupa, peaks laojuht kontrollima ruumivajadust ja käitlemisnõudeid. Juht peaks praktilised ligipääsuküsimused üle vaatama enne väljasõitu, mitte avastama neid esimese piiratud ligipääsuga sissepääsu juures.
Määrake üks kontoritöötaja vastutama klientide teavitamise ja ringi ajal tehtavate otsuste eest. Leppige kokku, kes võib kinnitada ajaakna muutmise, peatuse vahelejätmise või korduskülastuse. Kui üks inimene täidab mitut rolli, määratlege vastutusalad siiski selgelt. Kliendid peaksid teadma, kellega ühendust võtta, kui nende saadavus muutub.
- Määrake isik, kes kinnitab marsruudi enne väljasõitu.
- Leppige kokku, kuidas juht ohutult pargituna viivitustest teatab.
- Määrake, kes kinnitab klientidega muudetud kokkulepped.
Tasakaalustage sõiduaeg teenindusaja ja mahutavusega
Paigutage esmalt marsruuti kindla kellaajaga kohtumised ja sobitage paindliku ajaga peatused nende ümber. Lühem marsruut ei pruugi toimida, kui klient ei saa saabumise ajal kaupa vastu võtta või üle anda. Samuti võib kõigi eelistatud ajavahemike järgimine nõuda lisaringi. Selgitage seda kompromissi enne, kui lubate aega, millest teie meeskond ei suuda kindlalt kinni pidada.
Arvestage lisaks sõiduajale ka parkimise, laadimise, koguste kontrollimise ja lahknevuste lahendamise ajaga. Kui sõiduk teeb ka tarneid, arvestage, kuidas kauba pealekorjamine muudab koormat ja juurdepääsu ülejäänud tellimustele. Jätke osa ajast varuks, selle asemel et planeerida iga vaba minut järgmisele peatusele.
- Eristage kindlaid ajavahemikke eelistustest, mida kliendid saavad kohandada.
- Kontrollige koormat pärast iga kauba pealekorjamist, mitte ainult enne väljasõitu.
- Viige peatus teisele ringile, kui selle tõttu ei jää viivitusteks realistlikku ajavaru.
Katsetage plaani peatuse hilinemise stsenaariumiga
Hüpoteetiline näide: hulgimüüja kavandab kolme peatust. Kohvik vajab tagastatavate kastide äravedu hommikul kella 9 ja 10 vahel. Jaemüüja kliendikonto kontaktisik on eelnevalt kokkulepitud makse vastuvõtmiseks saadaval pärast kella 10.30 hommikul. Toitlustaja saab tagastatava kauba üle anda kella 11 ja keskpäeva vahel. Planeerija kontrollib kastide jaoks vajalikku ruumi, kinnitab iga ülesande ja jätab kohtumiste vahele ajavaru.
Katsetage nüüd viivituse mõju: kohviku kastid pole valmis ja lisandub 25 minutit. Juht teatab sellest ohutult; kontor kontrollib, kas jaemüüja saab hilisema külastuse vastu võtta ilma toitlustaja ajavahemikku ohtu seadmata. Kui mitte, lepib kontor jaemüüjaga kokku eraldi külastuse, selle asemel et paluda juhil kiirustada või ette teatamata kohale ilmuda.
- Arvutage ülejäänud peatuste ajakava viivitust arvesse võttes ümber.
- Tehke kindlaks esimene kliendile antud lubadus, mida ei oleks enam võimalik täita.
- Kinnitage enne väljasõitu varuplaani eest vastutaja ja kliendi kontaktisik.
Lõpetage ring dokumentidega, mille andmeid kontor saab võrrelda
NeroTrade toetab hulgimüügi töövooge, sealhulgas saatelehti, äriklientide kontosid, arveid, kontoväljavõtteid, marsruute ning kauba pealekorjamist ja maksete vastuvõtmist. Kontrollige, millised funktsioonid on teie ettevõtte jaoks lubatud ja kuidas teie meeskond peaks neid kasutama. Kujundage tööprotsess nende kinnitatud võimaluste põhjal; ärge eeldage marsruutide automaatset optimeerimist ega ühendusi teiste süsteemidega.
Pärast ringi võrrelge kavandatud ja tegelikke saabumisaegu, registreerige täidetud ja täitmata ülesanded ning lahendage lahknevused asjaomase kliendiviite alusel. Edukust saab kontrollida selle järgi, kas igal peatusel on selge tulemus, igal poolelioleval tegevusel on vastutaja ning kontor saab toimunust aru, ilma et peaks paluma juhil päeva käiku tagantjärele meenutada.
- Pange kirja, miks peatus võttis kauem aega või miks ülesannet ei saanud täita.
- Hoidke kauba pealekorjamise tulemused kliendikonto maksete tulemustest eraldi.
- Kasutage korduvate viivituste teavet järgmise ringi ajavarude korrigeerimiseks.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksime alati valima lühima marsruudi?
Ei. Kliendi kättesaadavus, juurdepääs laadimiskohale ja kohapeal kuluv aeg võivad muuta veidi pikema marsruudi praktilisemaks. Võrrelge kogu tööaega, mitte ainult läbisõitu.
Mis saab siis, kui klient ei saa pealekorjamise ajavahemikku kinnitada?
Käsitlege peatust esialgsena. Leppige kokku kinnitamise tähtaeg ja selgitage, et kinnituseta võib olla vaja peatus teisele ringile viia.
Kas saame ühendada tarned ja kauba pealekorjamise?
Jah, kui ajakava, sõiduki mahutavus ja kaubakäitluse korraldus seda võimaldavad. Kontrollige, kuidas peale korjatud kaup mõjutab ülejäänud koormat, ja registreerige iga ülesanne selgelt.
Kas NeroTrade optimeerib marsruuti automaatselt?
Ärge eeldage automaatset optimeerimist. NeroTrade toetab marsruute ja kauba pealekorjet, kuid peaksite kontrollima, millised funktsioonid on teie ettevõtte jaoks lubatud, ning määrama selgelt planeerimise eest vastutaja.