1. Otsustage, millised tellimused vajavad maksetaotlust
Alustage ühest selgelt määratletud kasutusjuhust, näiteks telefoni teel kokku lepitud kaasamüügitellimustest. Vältige mitme erineva korralduse samaaegset kasutuselevõttu. Töötajad peavad teadma, millal küsida kogu summat, millal taotleda juhataja heakskiitu ja millal peaks klient maksma muul kokkulepitud viisil.
Määrake, kes vastutab protsessi iga osa eest. Tellimuse vastuvõtja võib koostada maksetaotluse ning vahetuse juht kontrollida summat. Kiirel teenindusajal toimib selline tööjaotus ainult siis, kui mõlemad kasutavad samu tellimuse andmeid. Enne jätkamist paluge ettevõttel NeroPay kinnitada makselinkide saadavus, seadistamise nõuded, tasud ja kohaldatavad tingimused.
- Pange kirja esimene tellimuse liik, mida selle protsessi kaudu vastu võtate.
- Määrake maksetaotluste saatmise eest vastutav isik ja tema asendaja.
2. Looge makse ja tellimuse vahel usaldusväärne seos
Andke igale tellimusele viide enne maksetaotluse koostamist. Kasutage vormingut, mida töötajatel on lihtne ette lugeda ja sama päeva teistest tellimustest eristada. Hoidke seda viidet restorani tellimuste arvestuses koos kokkulepitud toodete, koguste, kliendi kontaktandmete ja tellimuse kättesaamise ajaga.
Küsige, millised viite- või kirjeldusväljad on makseteenuses saadaval ja mida kliendid näevad. Ärge eeldage, et maksetaotlus uuendab automaatselt teie kassa- või tellimussüsteemi. Kui töötajad peavad maksed tellimustega käsitsi kokku viima, dokumenteerige see tööetapp ja kasutage järjepidevalt sama viidet. Piirduge makse kirjelduses tellimuse tuvastamiseks vajaliku teabega.
- Lugege tellimusviide kliendile kinnituseks ette.
- Kontrollige, kuidas töötajad leiavad vastava maksekirje.
- Tehke kindlaks, kas makse seotakse tellimusega käsitsi või toetab seda mõni saadaolev funktsioon.
3. Selgitage kogusummat enne lingi jagamist
Lugege tellimus kliendile ette ja öelge täpne tasumisele kuuluv summa. Selgitage, kas see katab kogu tellimuse või ainult kokkulepitud osa, ning nimetage võimalik tasumata jääk. Kui lisandub kohaletoimetamistasu või muu tasu, tehke see selgeks enne kliendi nõusolekut. Ärge jätke kliendi enda välja selgitada, miks maksetaotluse summa erineb menüü hindade põhjal arvutatud kogusummast.
Koostage lühike saatesõnum, mis sisaldab restorani nime, tellimuse viidet, summat, makse eesmärki ja kokkulepitud järeletulemise korda. Selgitage, kuidas klient saab teiega ühendust võtta, kui miski tundub vale. Enne saatmist kontrollige saajat ja tema kontaktandmeid; ka õigesti arvutatud maksetaotlus võib tekitada segadust, kui see jõuab vale inimeseni.
- Võrrelge küsitud summat tellimuse lõpliku kokkulepitud kogusummaga.
- Kontrollige saaja kontaktandmeid.
- Vaadake sõnum üle kliendi vaatenurgast.
4. Harjutage tellimuse üleandmise kogu protsessi
Hüpoteetiline näide: klient helistab, et tellida kaks einet kaasavõtmiseks, ning tuleb neile järele kell 7 pärastlõunal. Kokkulepitud kogusumma on £28 ja pärast selle tasumist ei jää midagi maksta. Töötaja märgib üles viite T014, loeb tellitud tooted ja järeletulemise aja kliendile ette ning koostab seejärel teenuse kinnitatud töövoo järgi maksetaotluse summas £28.
Saatesõnumis on märgitud restoran, viide T014 ja kokkulepitud kogusumma. Pärast kliendi makset kontrollib määratud töötaja makse olekut teenuse kokkulepitud kinnitusviisi abil ja salvestab tulemuse viite T014 juurde. Seejärel järgivad köök ja tellimuste väljastajad restorani kehtestatud valmistamiskorda. Need üksikasjad on näitlikud ega kujuta endast ettevõtte NeroPay hindu ega garanteeritud tootefunktsioonide kirjeldust.
- Harjutage protsessi näidistellimusega enne selle kasutamist teeninduse käigus.
- Kontrollige, et teine töötaja suudab tellimuse käigu välja selgitada ilma selle algselt vastu võtnud töötajalt küsimata.
- Enne tehingu proovimist kooskõlastage meeskonnaga toetatud testimisviis.
5. Kontrollige vigu ja lahendamata makseid
Lingi saatmine ei tähenda makse kinnitamist. Leppige kokku, millist makse olekut peavad töötajad kontrollima ja kust seda vaadata. Ärge tuginege ainult kliendi kuvatõmmisele või sõnumile, et makse on tehtud. Enne teise maksetaotluse saatmist kontrollige algset kirjet, et vältida makse küsimist kaks korda.
Planeerige muudatuste käsitlemine ette: lisatoode, vale summa, tellimusele järele tulemata jätmine või klient, kes ei saa makset lõpule viia. Tehke kindlaks, kuidas kasutatavas teenuses parandusi, tühistamisi ja tagasimakseid käsitletakse. Hoidke lahendamata tellimused vahetuse üleandmisel nähtaval ning määrake nende järelkontrolli eest vastutav isik, selle asemel et lasta mitmel töötajal eraldi meeldetuletusi saata.
- Enne meeldetuletuse saatmist kontrollige summat, viidet, saajat ja makse olekut.
- Salvestage muudatused ja öelge kliendile selgelt, mis edasi saab.
- Vaadake lahendamata maksetaotlused iga vahetuse lõpus üle.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas makselink uuendab automaatselt meie restorani kassasüsteemi andmeid?
Ärge eeldage, et see nii on. Kontrollige teenuse NeroPay pakkujaga saadaolevaid funktsioone ja toetatud ühendusvõimalusi. Kuni need pole kinnitatud, kavandage selge käsitsi seostamise protsess, kasutades tellimuse viidet.
Mida peaksime tegema, kui tellimus pärast maksetaotluse saatmist muutub?
Kontrollige esmalt algse makse olekut. Selgitage kliendile muudetud kogusummat ja järgige seejärel kinnitatud parandamisprotsessi, selle asemel et kohe uus maksetaotlus saata.
Mida teha, kui klient ütleb, et on maksnud, kuid me ei suuda makset tellimusega seostada?
Kontrollige kokkulepitud kinnitusviisi kaudu tellimuse viitenumbrit, summat ja maksekirjet. Enne makse uuesti küsimist või tellimuse tasutuks märkimist paluge määratud juhendajal asja uurida.