Tellimus fikseerib, mida klient soovib saada
Vali tellimus, kui päring on piisavalt konkreetne, et kirjeldada teenust või kaupu, vajaduse korral kogust, kokkulepitud hinda ja täitmise korraldust. Standardse remondipaketi telliv klient esitab teistsuguse soovi kui inimene, kes küsib, kas ebatavalist riket on võimalik parandada. Teisel juhul võib enne tellimuse vastuvõtmist olla vaja olukorda hinnata.
Tellimus annab töötajatele selge töö ulatuse, millest lähtuda, kuid ei pruugi reserveerida tehniku aega. Kui töö vajab ka kokkulepitud aega, märgi see eraldi kirjena ja lisa viide tellimusele. Erista saabunud päringut vastuvõetud tellimusest ning anna kliendile teada, millises etapis tema päring on.
- Kontrolli töö ulatust, hinda ja täitmise üksikasju enne, kui märgid töö vastuvõetuks.
- Pane lahtised küsimused kirja, selle asemel et täita lüngad oletustega.
Broneering reserveerib aja, mitte ei määra kõiki töö üksikasju
Vali broneering, kui peamine kokkulepe puudutab kuupäeva, kellaaega ja teenust. Kinnita kestus, asukoht ja kõik ettevalmistused, mida klient peab tegema. Soov tulla teisipäeva hommikul ei ole kinnitatud kohtumine enne, kui ettevõte on kontrollinud vabade aegade olemasolu ja kliendile kinnituse edastanud.
Varajane broneerimine aitab töömahtu planeerida, kuid võib luua eksliku kindlustunde, kui töö sisu on veel ebaselge. Hindamiseks aja broneerimine võib olla asjakohane ka siis, kui lõplikku remondihinda ei saa veel määrata. Too kokkuleppe piirid selgelt välja: klient on broneerinud hindamise, mitte andnud nõusolekut täpsustamata töödeks.
- Erista oma tööprotsessis soovitud aegu, esialgseid broneeringuid ja kinnitatud kohtumisi.
- Märkige, kas ajavahemik on mõeldud hindamiseks, teenuse osutamiseks või järeletulemiseks.
Tagasikõne hoiab lahtised küsimused nähtaval
Valige tagasikõne, kui enne ettevõttepoolse kohustuse võtmist tuleb täpsustada sobivust, hinda, ligipääsu või ajastust. Pange kirja kliendi küsimus, kontaktandmed, eelistatud ühenduse võtmise aeg ja vastutav isik. Tagasikõne kirje peaks kirjeldama vajalikku otsust, mitte lihtsalt märkima, et keegi helistas.
Tagasikõned aitavad vältida ennatlikke lubadusi, kuid võivad jätta kliendid ootama. Määrake igale tagasikõnele vastutaja ja realistlik järelkontakti aeg. Öelge kliendile, et ühtegi aega ega tööd pole veel kinnitatud. Kui küsimus on lahendatud, uuendage kirjet ja looge sobiv tellimus või broneering, jätmata alles kaht näiliselt aktiivset päringut.
- Pange kirja konkreetne küsimus, mis takistab päringu vastuvõtmist.
- Määrake, kes võtab järgmisena ühendust, ja pange tulemus kirja.
Hüpoteetiline näide: ebaselge remondipäring
Klient võtab ühendust jalgrataste remondiettevõttega, soovib reedeks täishooldust ja mainib kahjustatud ratast. Tavapärase hoolduse sisu on selge, kuid rattaga seotud probleem võib muuta vajalike tööde mahtu ja kestust. Täieliku remondi kohene kinnitamine tähendaks lubada rohkem, kui ettevõte on jõudnud hinnata.
Vastuvõtutöötaja loob tagasikõne ülesande, et mehaanik saaks kahjustust täpsustada. Pärast kliendiga rääkimist lepib mehaanik reedeks kokku ülevaatuse aja. Broneeringu kinnituses selgitatakse, et remondi ulatus ja hind sõltuvad veel ülevaatuse tulemustest. Kui klient hiljem pakutud töödega nõustub, vormistab ettevõte kokkulepitud tellimuse ja viitab selles broneeringule.
Õnnestumist saab kontrollida: teine töötaja suudab algselt päringu vastu võtnud töötajalt küsimata kindlaks teha, mis on kinnitatud, mis on veel otsustamata ja kes järgmisena tegutseb. Kui kliendilt küsida, mida reedene broneering hõlmab, peaks tema vastus olema samasugune.
Vali tarkvara vajaliku töö üleandmise viisi järgi
NeroPay pakub NeroPOS/ePOS-tarkvara, NeroWeb veebitellimise lahendusi ja veebisaite ning NeroBooking broneerimistarkvara. NeroWeb toetab otse veebis tellimist. Võimalusi hinnates küsige, kuidas valitud lahendus eristab esitatud päringut vastuvõetud tööst. Kinnitage meeskonnaga toodete saadavus, toetatud seadmed ja integratsioonid; ärge eeldage, et kirjed liiguvad toodete vahel automaatselt.
Kui ühendust ei ole kinnitatud, kavandage käsitsi üleandmine ühise viite, nimeliselt määratud vastutaja ja selge staatusega. Jälgige makseid eraldi: üksnes maksekirje ei tohiks töötajatele tähendada, et vajalik töövõimekus või töö ulatus on kokku lepitud. Tingimustele vastava NeroPay kaarditerminali korral võivad NeroPOS, NeroWeb ja NeroBooking tarkvara kuuluda paketti ilma täiendava tarkvara tellimustasuta. Terminalikulud, maksete töötlemise tasud, sobivusnõuded ja kohaldatavad tingimused kehtivad endiselt.
- Katsetage ühe päringu teekonda esimesest kontaktist vastuvõtmise ja lõpetamiseni.
- Kontrollige, et päringu üle võttev kolleeg leiaks viite ja saaks aru, mida tuleb järgmisena teha.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas üks kliendipäring võib vajada nii tellimust kui ka broneeringut?
Jah. Tellimus võib kirjeldada kokkulepitud tööd, broneering aga reserveerida selle tegemiseks aja. Siduge need selgete viidetega ja vältige nende käsitlemist kahe eraldi tööna.
Kas makse vastuvõtmine tähendab, et aeg on kinnitatud?
Ärge lähtuge üksnes makse staatusest. Kontrollige vabade aegade olemasolu ja teatage selgelt broneeringu staatus, sealhulgas kõik, mis vajab veel kokkuleppimist.
Mida tuleks teha pärast vastamata tagasikõnet?
Pange ühenduse võtmise katse kirja, jätke vastutaja määratuks ja määrake järgmine tegevus vastavalt oma suhtlusprotsessile. Ärge muutke vastuseta jäänud päringut vastuvõetud tööks.