Andke igale kirjele selge ülesanne
Kliendipäring võib alata telefonikõnest, muutuda tellimuseks ja lõppeda maksega. Need on omavahel seotud sündmused, mitte üksteist asendavad kirjed. Päring selgitab algset vajadust. Kinnitatud tellimus kajastab kokkulepitud kaupu või teenuseid. Makse kirje tõendab makse tulemust. Märkus „makstud” päringu juures ei asenda makse kirje kontrollimist.
Valige peamine viitenumber, mis on kasulik kogu töö vältel. Kui enamik päringuid muutub kiiresti tellimusteks, võib tellimuse kirjest pärast kinnitamist saada peamine töökirje. Kui enne tellimuse tekkimist tuleb pidada mitu vestlust, pidage päringute registrit ja lisage tellimuse viitenumber hiljem. Mõlemad lähenemised võivad toimida, kuid üleandmise reegel peab olema selge, et kolleegid teaksid, kust infot otsida.
Siduge viitenumbrid algseid asendamata
Eri süsteemid võivad luua erinevaid tunnuseid. Säilitage need tunnused ja märkige nendevahelised seosed kokkulepitud kohta. Kui saadaval on sobivad viitenumbri- või märkuseväljad, kasutage neid järjepidevalt. Muul juhul saab päringu viitenumbri seostamiseks tellimuse ja makse viitenumbritega kasutada hallatavat üleandmisregistrit. Piirduge üleandmiseks vajalike kliendiandmetega ja piirake juurdepääsu asjakohaselt.
Ärge suruge üht viitenumbrit igale väljale: mõnel väljal on kindel otstarve või vorming. Samuti ärge toetuge üksnes kliendi nimele, sest korduvad tellimused ja sarnased nimed võivad tekitada segadust. Leppige kokku, kes iga seose lisab ja millal. Kui ühest päringust tekib kaks tellimust või mitu makset, märkige üles iga seos, selle asemel et esimene viitenumber üle kirjutada.
- Märkige üles päringu peamine viitenumber ja selle eest vastutav meeskonnaliige.
- Lisage iga tellimuse viitenumber tellimuse kinnitamisel.
- Lisage asjakohane makseviide pärast makse salvestatud tulemuse kontrollimist.
Näide töö üleandmisest päringust makseni
Hüpoteetiline näide: väike toitlustusettevõte saab päringu tellimuse kohta, millele klient tuleb ise järele. Töötaja kannab selle päringute registrisse tähisega ENQ-042. Kui klient kinnitab kokkulepitud valiku, loob ettevõte oma tellimussüsteemis tellimuse ORD-118. Register seob need kaks viidet, kuid koguste, järeletulemise aja ja kokkulepitud hinna puhul saab määravaks tellimuse kirje.
Tellimusele järele tulles maksab klient kaardiga. Meeskond kontrollib makseteenuses makse tulemust ja lisab seotud makseviite oma üleandmisregistris tellimuse ORD-118 juurde. Kui klient hiljem makse kohta küsib, liiguvad töötajad päringult ENQ-042 tellimuseni ORD-118 ja sealt maksekirjeni. See on näide kokkulepitud käsitsi tehtavast protsessist, mitte väide, et konkreetsed tooted vahetavad neid kirjeid automaatselt.
Eristage kinnitatud võimalused integratsioonidega seotud küsimustest
NeroPay pakub kaarditerminale ja makseteenuseid, NeroPOS/ePOS-tarkvara, NeroWeb veebipõhist tellimist ja veebisaite, NeroBooking broneerimistarkvara ning QR-maksevõimalusi. NeroWeb toetab otse veebis tellimist. Need võimalused ei tähenda iseenesest, et päringul, tellimusel ja maksel on ühine viide või et need uuendavad üksteist automaatselt.
NeroConnect on mõeldud tarkvara- ja kassasüsteemide pakkujate ning nende kaupmeeste ühendamiseks makseteenustega. Iga konkreetne integratsioon tuleb siiski meeskonnaga üle kinnitada. Küsige, milliseid kirjeid edastatakse, mis suunas, mis käivitab edastuse ja kuidas tõrked nähtavaks muutuvad. Kuni need üksikasjad pole kinnitatud, kavandage andmete käsitsi üleandmine. Samuti tuleb kinnitada toodete saadavus, toetatud seadmed, integratsioonid ja äritingimused.
- Küsige, kas teie konkreetsed süsteemid ja kavandatud töövoog on toetatud.
- Kinnitage, kas edastatakse viiteid, olekuid või mõlemat.
- Leppige kokku varuplaan puuduvate uuenduste, topeltkirjete ja katkenud üleandmiste puhuks.
Kontrollige jälgitavust enne sellele lootmist
Vaadake samm-sammult läbi üks lihtne päring ja üks erandjuhtum, näiteks pärast kinnitamist muudetud tellimus. Kontrollige, et muudatus poleks algseid seoseid kustutanud. Hoidke tellimuse täitmise olek makseolekust lahus: tellimus võib olla järeletulemiseks valmis, kuigi makset tuleb veel kontrollida. Kui kirjed on vastuolus, peab meeskond teadma, millisest allikast lähtuda ja kes lahknevuse lahendab.
Edu kontrollimiseks on lihtne ja jälgitav kriteerium: kolleeg, kes päringuga ei tegelenud, suudab leida kokkulepitud tellimuse ja sellega seotud maksetõendi ning määrata järgmise tegevuse ilma oletusteta. Järgmise sammuna kaardistage üks olemasolev töövoog ühel lehel, määrake igas etapis usaldusväärne põhikirje ja pöörduge lahendamata integratsiooniküsimustega NeroPay meeskonna poole.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas kliendid peaksid kasutama päringu- või tellimusviidet?
Kui tellimus on kinnitatud, andke kliendile viide, mida teie meeskond selle tellimuse leidmiseks kasutab. Säilitage ettevõttesiseselt seos varasema päringuga, et töötajad jõuaksid kummagi viite kaudu õige kirjeni.
Kas ühine viide tähendab, et süsteemid on sünkroonitud?
Ei. Ühine viide aitab tuvastada seotud kirjeid, kuid ei tõenda, et muudatusi või makseolekuid süsteemide vahel edastatakse. Kinnitage konkreetne integratsioon ja selle piirangud.
Mis saab siis, kui ühe tellimusega on seotud mitu makset?
Hoidke iga makseviide tellimusega eraldi seotuna. Kontrollige iga makse tulemust, selle asemel et asendada need ühe põhjendamatu märkega „makstud“.
Millist kirjet peaksid töötajad usaldama, kui olekud on vastuolus?
Lähtuge vastava asjaolu puhul kokkulepitud allikast: tarnitava kauba või osutatava teenuse puhul kinnitatud tellimusest ning makse tulemuse puhul makseteenuse kirjest. Määrake vastutaja, kes lahknevust uurib ja selle kõrvaldab.