1. Valmistage ette raamatupidamisandmete aluseks olev teave
Hoidke käepärast teabelehte ettevõtte nime, võimaliku kaubandusliku nime, kontaktandmete ja raamatupidamisküsimuste eest vastutava isiku andmetega. Kasutage raamatupidamisdokumentide tuvastamisel järjepidevalt samu andmeid. Kui vanematel dokumentidel on teine nimi või aadress, tehke selle kohta märge, mitte ärge muutke originaale.
Seejärel koostage ülevaade juba olemasolevast: müügiandmed, tarnijate arved, kulukviitungid, maksete väljavõtted ja olemasolevad raamatupidamistabelid. Märkige üles, kus iga andmekogumit hoitakse ja millist ajavahemikku see hõlmab. See aitab raamatupidajal tuvastada puudujääke, ilma et ta peaks mitut postkasti läbi otsima.
- Koondage ettevõtte andmed ja raamatupidamisdokumentide asukohad ühele teabelehele.
- Pidage puuduvate dokumentide kohta eraldi loendit, et need seadistamise käigus tähelepanuta ei jääks.
2. Leppige kokku, millisest ajast andmete sisestamist alustada
Enne suure hulga varasemate andmete sisestamist leppige raamatupidajaga kokku selge alguskuupäev. Hiljutisest perioodist alustamine võib teha esialgse töö paremini hallatavaks, samas kui vanemate andmete kaasamine võib anda rohkem taustteavet. Sellega kaasneb aga täiendav kontrollimine ja suurem oht, et töö kattub mujal juba tehtuga.
Ärge eeldage, et igast tabelireast või väljavõtte kandest tuleb luua uus kirje. Küsige raamatupidajalt, millised andmed tuleks üle tuua ning kuidas käsitleda lahtisi kirjeid või olemasolevaid koondsummasid. Hoidke vanemad algdokumendid kättesaadavana ka siis, kui need jäävad kokkulepitud algusperioodist välja.
- Pange kirja kokkulepitud alguskuupäev ja töö ulatus.
- Tehke kindlaks, millised andmed on juba teise süsteemi sisestatud.
- Hoidke alustamisega seotud lahendamata küsimusi ühises küsimuste loendis.
3. Korrastage tulud, kulud ja tõendavad dokumendid
Rühmitage algdokumendid nii, et ka asjaga mitte kursis olev inimene saaks neist aru. Püüdke iga tulu- või kuluartikli puhul kindlaks teha kuupäev, summa, klient või tarnija, otstarve ja olemasolu korral tõendav dokument. Hoidke originaalfailid muutmata ja kasutage dokumendikaustades ühtseid failinimesid.
Müügikanne, kliendi makse ja raha laekumine kontole võivad kajastada sama tehingu eri etappe. Igaühe käsitlemine eraldi tuluna võib põhjustada topeltarvestust. Samuti ei tähenda ostutšekk ja sellele vastav makse automaatselt kahte kulu. Küsige oma raamatupidajalt, kuidas neid kajastada, ja kontrollige asjakohaseid võimalusi oma praegusel NeroBooks kontol.
- Eraldage selgitust ootavad dokumendid neist, mis on sisestamiseks valmis.
- Märkige võimalikud duplikaadid, selle asemel et tõendavaid dokumente kustutada.
- Kui ostutšekki või arvet ei õnnestu leida, pange kirja, mis on puudu.
4. Otsustage, kes sisestab, kontrollib ja lahendab küsimusi
Leppige vastutus kokku enne esimest ülevaatust. Teie võite koguda dokumente ja selgitada oste, samal ajal kui raamatupidaja kontrollib andmete korrastatust. Teise võimalusena võib raamatupidaja teha kanded teie esitatud dokumentide alusel. Kui teete ise rohkem, võib üleandmisega seotud töö väheneda, kuid ainult siis, kui tööviis on järjepidev ja kokku lepitud.
Leppige kokku tegevuse mahule vastav ülevaatamise sagedus ja valige koht vastamata küsimuste hoidmiseks. Lisage iga küsimuse juurde viide dokumendile, selgitamist vajav asjaolu ja vastaja nimi. Kontrollige oma praegusel kontol saadaolevaid juurdepääsu- ja jagamisvõimalusi, selle asemel et eeldada, et raamatupidaja näeb kõike.
- Määrake dokumentide kogumise, sisestamise ja kontrollimise eest vastutajad.
- Leppige kokku, millal küsimused üle vaadatakse ja kes neile vastab.
- Kinnitage, kuidas andmeid ja aruandeid jagatakse.
5. Enne jätkamist katsetage ühe väikese andmekogumiga
Hüpoteetiline näide: uuel aiandusettevõttel on esimese nädala kohta kuus müügiarvet, neli ostutšekki ja maksete väljavõte. Omanik kogub need dokumendid kokku, kuid märkab, et üks kliendi makse on nii arvutustabelis kui ka väljavõttel. Ta märgib kattuvuse ja küsib raamatupidajalt, kuidas seda kajastada, selle asemel et sisestada mõlemad uue tuluna.
Katsetage oma töövoogu samamoodi väikese, hõlpsasti hallatava dokumendikogumiga. Edukuse kontrollitav näitaja on jälgitavus: kas saate valida ühe kande, leida selle alusdokumendi ja selgitada summat, ilma et peaksite otsima mitmest kohast? Vaadake koos raamatupidajaga üle mõni kättesaadav aruanne ja uurige selgitamata erinevusi enne ülejäänud dokumentide töötlemist.
- Valige väike dokumendikogum, mis sisaldab nii tulusid kui ka kulusid.
- Kontrollige iga kirjet selle aluseks olevate tõendavate dokumentide põhjal.
- Selgitage ebaselged kanded ja pange kokkulepitud käsitlusviis tulevaste dokumendikogumite jaoks kirja.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas mul on enne alustamist vaja kõiki vanu ostutšekke?
Mitte tingimata. Leppige raamatupidajaga kokku algusperiood, koguge kokku olemasolevad dokumendid ja loetlege selgelt puuduvad tõendid. Ärge mõelge lünkade täitmiseks üksikasju välja.
Kas peaksin andmed ise korrastama või jätma selle raamatupidaja hooleks?
Leppige tööjaotus ühiselt kokku. Dokumentide kogumine ja tehingute selgitamine on kasulik ettevalmistus ka siis, kui sisestamise ja ülevaatamisega tegeleb raamatupidaja. Vältige sama dokumendikogumi sisestamist teineteisest sõltumatult.
Kas võin eeldada, et NeroBooks ühendub minu pangaga või esitab deklaratsioone?
Ei. Kontrollige konkreetseid võimalusi oma praegusel kontol. Kavandage ettevalmistus nende andmete põhjal, millele teil on juurdepääs, selle asemel et eeldada pangaühenduse või deklaratsioonide esitamise funktsiooni olemasolu.
Mida peaksin pärast proovipartiid tegema?
Paluge oma raamatupidajal tekkinud küsimused üle vaadata, tööviis kinnitada ja järgmine partii kokku leppida. Jätkates järgige sama dokumentide nimetamise ja kontrollimise korda.