Saateleht toetab kauba üleandmist
Saateleht aitab teie laotöötajatel, juhil ja kliendil kokku leppida, milline kaup üle antakse. Kasulikud andmed on kliendi nimi ja tarnekoht, tarnekuupäev, tootekirjeldused, kogused ning kordumatu tarne viitenumber. Kui klient annab ostutellimuse numbri, lihtsustab selle kasutamine kõigis seotud dokumentides kauba vastuvõtukontrolli.
Saatelehe praktiline eesmärk on toetada kontrollimist, mitte nõuda tasumist. Vastuvõtja peaks võrdlema kaupa saatelehega ning märkima üles puuduvad, kahjustatud või ootamatud kaubaartiklid. Saateleht üksi ei tõenda, et kõik kaubaartiklid võeti probleemideta vastu; säilitage koos sellega ka kõik lahknevuste kohta tehtud märkmed.
Arve selgitab maksenõuet
Arve annab kliendile teada, mille eest te tasu küsite, ning sisaldab viitenumbrit, mida tema raamatupidamine saab maksenõude käsitlemisel kasutada. Selle töövoo jaoks on olulised õige kliendikonto, arveldatav kaup, summad, kokkulepitud maksetingimused ja viitenumbrid, mis viivad vastava tellimuse ning tarne dokumentideni.
Ärge eeldage, et arve asendab kauba vastuvõtukontrolli. Raamatupidaja võib näha arvet, ilma et ta kaupa kunagi näeks. Samuti ei pruugi kauba mahalaadimisega tegelev inimene maksete eest vastutada. Küsige kliendilt, kellele iga dokument saata, selle asemel et eeldada, et üks kontaktisik tegeleb kõigega. See eristus puudutab töökorraldust ega ole juhis maksudokumentidele kehtivate nõuete kohta.
Valige dokument ülesande, mitte üksnes ajastuse järgi
Kui parasjagu on vaja tarnitud kaupa kontrollida, esitage saateleht. Kui eesmärk on nõuda tasumist, esitage arve. Kui mõlemad toimingud toimuvad samal ajal, võib klient vajada mõlemat dokumenti. Mitme tarnega ärikliendikonto puhul võib konto väljavõte aidata konto seisust ülevaadet saada, kuid üksikute arvete ja tarnete viitenumbrid on endiselt olulised, kui kellelgi tekib konkreetse tasu kohta küsimusi.
Leppige osatarnete käsitlemine kokku enne nende toimumist. Iga tarne eest eraldi arveldamine võib muuta vastavusse viimise lihtsamaks, samas kui tarnete koondamine võib vähendada kliendi käsitletavate maksenõuete arvu. Mõlemad lähenemisviisid vajavad selgeid seoseid ja peavad järgima teie kokkuleppeid. Otsustage ka, kes registreerib puudujäägid ja kes hindab nende mõju arvele; ärge jätke seda otsust autojuhi teha.
- Küsige, milliseid viiteid klient vajab kaupade ja arvestatud summade vastavusse viimiseks.
- Vajaduse korral kinnitage eraldi kontaktisikud kauba vastuvõtu ja raamatupidamise jaoks.
- Leppige kokku, kuidas osatarned ja lahknevused registreeritakse.
Oletuslik näide: üks tellimus, kaks tarnet
Kohvik tellib hulgimüüjalt ostutellimusega CAFE-42 kokku 12 kasti jooke. Kaheksa kasti saabub teisipäeval saatelehega DN-108; ülejäänud neli saabuvad neljapäeval saatelehega DN-115. Igal saatelehel on selle tarne kogused ja sama kliendi ostutellimuse viide. Kohviku juhataja saab iga saabunud tarne üle kontrollida, pidamata esimest tarnet ekslikult kogu tellimuseks.
Oletame, et kokkuleppe kohaselt esitatakse arve pärast kogu tellimuse kohaletoimetamist. Arve INV-260 hõlmab siis 12 kasti ning viitab dokumentidele CAFE-42, DN-108 ja DN-115. Kohviku raamatupidamise kontaktisik saab seostada arvestatud summa mõlema tarnega. Kui teisipäevase tarne vastuvõtja registreerib ainult seitsme kasti vastuvõtmise, peaks hulgimüüja seda lahknevust uurima enne, kui loeb dokumendid lõplikult kooskõlas olevaks; algne tellitud kogus ei tõenda kohaletoimetamist.
Kontrollige, kas viitenumbrid toimivad praktikas
Valige üks täidetud tellimus ja jälgige seda väljasaatmisest maksenõudeni. Kas inimene, kes müügiga ei tegelenud, suudab tuvastada, mis saabus, leida kõik teatatud lahknevused ja mõista, milliseid tarneid arve hõlmab? See on kontrollitav edukuse näitaja. Kui tal on vaja müüjalt juhtunu kohta küsida, parandage viiteid või üleandmismärkmeid, selle asemel et lisada rohkem omavahel sidumata dokumente.
NeroTrade toetab hulgimüügi töövooge, sealhulgas saatelehti, ärikliendikontosid, arveid, kontoväljavõtteid, marsruute ja maksete kogumist. Enne oma protsessi nendele funktsioonidele ülesehitamist kontrollige, millised neist on teie kaupmehekontol lubatud. Järgmisena vaadake koos väljasaatmise ja raamatupidamise kolleegidega läbi üks tüüpiline tellimus ning leppige seejärel kokku ühine viidete süsteem ja vastutus lahknevuste lahendamise eest.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas iga tarnega peab samal ajal kaasnema arve?
Mitte tingimata. Klient võib vajada üleandmisel saatelehte ja arvet hiljem vastavalt teie kokkulepetele. Tehke ajastus selgeks, et kumbki meeskond ei peaks puuduvat dokumenti ekslikult puuduvaks maksenõudeks.
Kas üks arve võib hõlmata mitut tarnet?
See võib olla töökorralduslik valik, kui see vastab teie kokkulepetele. Märkige tarned selgelt, et klient saaks kontrollida arvestatud summa iga osa ilma oletusi tegemata.
Mis siis, kui saatelehel ja arvel on erinevad kogused?
Kontrollige tellimust, tarneandmeid ning kõiki puudujääkide või tagastuste dokumente. Selgitage kliendile erinevust ja parandage aluseks olevad andmed, selle asemel et eeldada, et üks dokumentidest on õige.
Kas kontoväljavõte on sama mis arve?
Ei. Kontoväljavõte aitab üle vaadata konto tehingud ja tasumata kirjed. Arve tähistab konkreetset maksenõuet; hoidke selle viide käepärast, kui arutate väljavõtte kirjeid.