Otsustage, mida suletud olek helistajate jaoks tegelikult tähendab
Restoran võib olla külastajatele suletud, kuid saada endiselt küsimusi järgmise päeva teeninduse kohta. Samuti võib söögisaal olla avatud ka siis, kui kaasamüügitellimuste vastuvõtt on lõppenud. Pange eraldi kirja lahtiolekuajad, köögi tellimuste vastuvõtu lõppaeg, tellimustele järeletulemise korraldus ja erandlikud sulgemised. Kõneteeninduse teavet haldav inimene peaks kontrollima, et see vastaks juhistele, mida töötajad klientidele annavad.
Suletud aja kõnekäsitlus peaks olukorda selgitama, jätmata muljet, et tellimus või broneering on vastu võetud. Tagasihelistamise soov registreerib vajaduse hiljem ühendust võtta; see ei broneeri lauda. Kui edaspidiseks saab tellimusi või broneeringuid esitada lubatud töövoogude NeroWeb või NeroBooking kaudu, kontrollige täpselt, mida need töövood toetavad, selle asemel et käsitleda iga tööajavälist päringut tehinguna.
- Paluge restorani juhil lahtiolekuajad ja teeninduse piirid kinnitada.
- Leppige kokku, millistele küsimustele saab vastata seadistatud ettevõtteteabe põhjal ja millised vajavad inimese abi.
Valige tipptundide kõnekäsitlus, lubamata rohkem, kui suudate täita
Eristage tipptunnil telefoniliini koormust köögi või söögisaali koormusest. Kui töötajad ei saa kõnedele vastata, kuid suudavad endiselt tellimusi täita, võib lubatud tellimisvoog jätkuvalt sobida. Kui tellimuste täitmise võimekus on ammendunud, ei tohi rohkematele kõnedele vastamine jätta muljet, et vastu saab võtta rohkem tellimusi. Leppige kokku, kuidas vastuvõttu piiratakse, ja kinnitage meeskonnaga, millised juhtimisvõimalused on toetatud.
Ümbersuunamisest on kasu ainult siis, kui keegi saab vastata. AI Reception toetab kõnede ümbersuunamist seadistatud Ühendkuningriigi numbrile või SIP-sihtkohta, kuid iga tipptunni kõne suunamine telefonile, millele keegi ei vasta, üksnes nihutab probleemi mujale. Kasutage sobivatel juhtudel tagasihelistamist ja sõnastage teated vastavalt tegelikule töötajate saadavusele. Kehtivad praegused kõne- ja kasutuspiirangud; ärge lähtuge plaanides piiramatust kõnede käsitlemisest.
- Andke vahetuse juhile vastutus otsustada, millal tuleb tellimuste ja broneeringute vastuvõttu piirata.
- Leppige kokku, kes uuendab asjakohast seadistust ja kes seda kontrollib enne tavapärase vastuvõtu taastamist.
Määrake tagasihelistamise eest konkreetne vastutaja
Määrake igaks vahetuseks tagasihelistamise eest vastutaja ning talle asendaja pauside või puudumise ajaks. Leppige kokku, millal see inimene taotlused üle vaatab ja mida ta saab helistajatele vastamise aja kohta realistlikult öelda. Ärge lubage vastust mõne minuti jooksul, kui sama inimene juhatab külalisi lauda ja korraldab tellimuste üleandmist. Kasulik on lubadus, millest vahetus suudab järjepidevalt kinni pidada.
Ühendust võttes peaksid töötajad eristama ühendusevõtmist ootavat taotlust kinnitatud broneeringust või tellimusest. Enne kokkulepete tegemist tuleb kontrollida hetke saadavust ja kinnitada tulemus kliendiga. Võimalike salvestiste ja transkriptsioonide olemasolu sõltub seadetest ja säilitamisest, seega kontrollige, mis on kättesaadav, selle asemel et eeldada, et iga vestlust saab uuesti kuulata.
- Lisage vahetuse üleandmisel info tegemata tagasihelistamiste kohta.
- Määrake lahendamata taotlustele vastutaja, selle asemel et jätta need sellele, kes neid esimesena märkab.
Katsetage üleminekut suletud ajast õhtusesse tipptundi, enne kui sellele tuginete
Hüpoteetiline näide: restoran avatakse kell 17:00, ees on oodata kiiret 19:00 teenindusperioodi ning kaasamüügitellimuste vastuvõtt lõpeb kell 21:00. Kell 16:00 soovib helistaja samaks õhtuks lauda. Vastus peaks selgitama lahtiolekuaegu ja järgima kokkulepitud broneerimis- või tagasihelistamisprotsessi, esitamata tagasihelistamistaotlust broneeringuna.
Kell 19:00 otsustab vahetuse juht, et köök ei saa rohkem kaasamüügitellimusi vastu võtta. Testige, kas kokkulepitud vastuvõtupiirang kajastub klienditeekonnas, samal ajal kui üldistele päringutele antakse endiselt asjakohast teavet. Kell 21:15 proovige esitada tellimus koheseks täitmiseks: vastus peaks selgitama tellimuste vastuvõtu lõppemist, mitte jätma muljet, et köök täidab tellimuse.
- Paluge kolleegil teha iga stsenaariumi jaoks proovikõne, kasutades tavapärast kliendikeelt.
- Kontrollige, et kõne suunatakse ettenähtud sihtkohta, kus töötaja saab sellele vastata, ning et vastutaja leiab tagasihelistamistaotlused üles.
- Testige tavapärase vastuvõtu taastamist ja kontrollige, et iga tellimuse või broneeringu tulemus vastaks helistajale öeldule.
Kontrollige tulemust, mitte üksnes seda, kas kõnele vastati
Edukas test ei jäta midagi ebaselgeks: helistaja teab, kas ta sai teavet, esitas tagasihelistamistaotluse või läbis toetatud tellimis- või broneerimisprotsessi. Vastutav kolleeg leiab taotluse üles ning restoran ei ole võtnud vastu tööd üle kokkulepitud võimekuse. Kui need kontrollid ebaõnnestuvad, muutke teavet, suunamist või töövoogu enne, kui sellele teeninduse ajal toetute.
Hoidke ka maksejuhised sama selged. Kui on vaja kaardimakset, kasutage turvalisi makselinke; kliendid ei tohi tehisintellektile oma täielikke kaardiandmeid ette lugeda. Pärast esimest tegelikku teenindusperioodi küsige tagasihelistamise eest vastutajalt ja vahetuse juhilt, mis helistajates segadust tekitas, seejärel vaadake asjakohased seaded üle ja korrake vastavat testi.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas saame päringutele vastata, kui tellimuste vastuvõtt on peatatud?
Kavandage need eraldi tegevustena. Seadistatud ettevõtteteave võib aidata päringutele vastata, samal ajal kui lubatud töövood juhivad tellimusi ja broneeringuid. Enne teeninduse algust kontrollige, kuidas vastuvõtupiirangud teie seadistuses toimivad.
Kas tagasihelistamise taotlemine tagab laua?
Ei. Tagasihelistamistaotlus on palve ühendust võtta. Klient peab saama selge broneerimistulemuse toetatud broneerimisprotsessi kaudu või kinnituse teie meeskonnalt.
Kas iga kiirel ajal saabuv kõne tuleks suunata juhile?
Ainult siis, kui juhil on realistlikult võimalik vastata. Vastasel juhul võib kokkulepitud tagasihelistamisprotsess olla kasulikum. Testige seadistatud Ühendkuningriigi numbrit või SIP-sihtkohta koos vastutava inimesega.
Kas saame lubada, et iga kõne saab käsitletud?
Ärge lubage piiramatut kättesaadavust ega võimekust. Kehtivad praegused kõne- ja kasutuspiirangud ning teie plaan peab arvestama ka personali, tellimuste täitmise võimekuse ja järeltegevustega.