Lähtuge mõjust, mitte ainult summast
Suurimast summast alustavat ülevaatust on lihtne korraldada ning sellest võib olla abi, kui üks suur rahaliikumine on selgituseta. Selle lähenemise nõrkus on aga see, et summa üksi ütleb vajaliku töömahu kohta vähe. Suur ost, millel on vastav arve ja selge ettevõtlusega seotud põhjendus, võib vajada vähem tähelepanu kui korduvad väikesed kirjed, mida keegi ei oska selgitada.
Mõjust lähtuv lähenemine küsib, mis jääb ebaselgeks, kui küsimuse käsitlemine edasi lükata. Kas see mõjutab mitut kirjet? Kas keegi ootab enne tegutsemist vastust? Kas kasulikku tõendusmaterjali on üha raskem hankida? Kasutage neid küsimusi prioriteetide väljapakkumiseks ja laske seejärel raamatupidajal järjekorda kohandada. Käsitlege ebatavalist rahaliikumist uurimist vajava asjaoluna, mitte vea tõendina.
Võrrelge selgituseta rahaliikumisi puuduvate dokumentidega
Selgituseta rahaliikumiste eelistamine on mõistlik, kui meeskond ei oska öelda, millega raha on seotud, kas kaks kirjet puudutavad sama sündmust või miks summa erineb alusdokumendis olevast. Koguge kokku kuupäev, summa, viide ja asjakohased kirjed. Vältige kande muutmist üksnes selleks, et arvud näiksid ühtivat.
Dokumentidest alustav lähenemine toimib paremini siis, kui tehingu sisu on teada, kuid tõendusmaterjal on puudulik. Selle miinus on, et raamatupidaja võib kulutada aega selliste dokumentide väljaselgitamisele, mille teie meeskond oleks saanud ise hankida. Eristage lihtsad dokumentide hankimise ülesanded sisulistest küsimustest: teadaoleva ostu puuduva kviitungi puhul tuleb dokument hankida; tundmatu ja ebaselge eesmärgiga makse vajab ülevaatamist.
- Selgituseta rahaliikumise puhul märkige, mis on teada ja mis on veel ebaselge.
- Puuduva dokumendi puhul nimetage vajalik dokument ja inimene, kes seda küsib.
- Kui kehtivad mõlemad olukorrad, käsitlege neid ühe ülevaatust vajava küsimusena, selle asemel et luua konkureerivaid ülesandeid.
Tooge tööd takistavad küsimused ettepoole
Mõnikord ei ole parim esimene ülevaatav kirje ei suurim rahaliikumine ega vanim puuduva kviitungiga tehing. Selleks võib olla küsimus, mille vastusest sõltub mitme teise kirje käsitlemine. Näiteks ei pruugi meeskond teada, kas tarnija dokument asendab varasemat versiooni või puudutab eraldi ostu.
Küsimustest lähtuv ülevaatus võib vältida korduvat tööd, kuid ebamäärased palved muudavad selle ebatõhusaks. Asendage „palun kontrollige tarnijatele tehtud makseid” täpse küsimuse, asjakohaste viidete ja juba kontrollitud tõendusmaterjaliga. Teie meeskond saab selgitada majandustehinguid ja koguda dokumente; raamatupidamisotsused peaks tegema selleks volitatud spetsialist. Kui tegelik tähtaeg mõjutab prioriteeti, märkige see ära ja selgitage põhjust.
Hüpoteetiline näide: kolm tähelepanu vajavat küsimust
Väikesel disainistuudiol on tundmatu väljaminev makse summas £180, seadmeost summas £1,400, mille kohta on olemas arve ja kinnitatud selgitus, ning kuus kulleritasu, mille kviitungid puuduvad. Meeskond tunneb kulleritasud ära. Väljamineva makse viide sarnaneb tarnija arve viitega, mis esineb ka mujal raamatupidamisandmetes.
Stuudio teeb ettepaneku vaadata esmalt üle kirje summas £180, sest selle sisu on ebaselge ja see võib olla seotud teise kirjega. Stuudio ei märgista seda duplikaadina. Samal ajal küsib üks meeskonnaliige kulleritasude kviitungeid, nii et tõendusmaterjali kogumine jätkub raamatupidaja järel ootamata. Seadmeost jääb tavapäraseks ülevaatuseks valmis ning selle tõendavad dokumendid on koos.
Edu saab hinnata konkreetselt: raamatupidaja leiab asjakohased kirjed, mõistab ebaselgust ja oskab määrata järgmise täpsustava küsimuse, ilma et peaks paluma meeskonnal kogu lugu uuesti kokku panna. Kui tõendusmaterjal ei lahenda kirjet summas £180, jääb see avatuks koos selgelt määratud järgmise tegevusega, mitte ei märgita lõpetatuks.
Koostage prioriteetide põhjal praktiline ülevaatusnimekiri
NeroBooks pakub raamatupidamistööriistu ettevõtte andmete, tulude, kulude, kviitungite ja aruannete haldamiseks. Võtke need andmed küsimuste ettevalmistamisel aluseks ning kontrollige enne konkreetsele funktsioonile tuginemist, kas see on teie praegusel kontol olemas. Ärge eeldage, et tarkvara tuvastab automaatselt lahknevusi, määrab ülevaatamise prioriteete või hangib puuduva tõendusmaterjali.
Hoidke ülevaatusnimekiri piisavalt lühike, et sellest saaks kiiresti ülevaate. Iga punkt peaks selgitama ebaselgust, viitama tõendusmaterjalile ning eristama meeskonna järgmist ülesannet raamatupidaja otsusest. Paluge raamatupidajal kavandatud järjekord kinnitada või seda muuta, enne kui meeskond kulutab aega madalama prioriteediga kirjete korrastamisele.
- Märkige vajaduse korral viide, kuupäev ja summa.
- Sõnastage üks selge küsimus ja tehke kokkuvõte juba kontrollitust.
- Märkige ära tõendavad andmed ja kõik puuduvad dokumendid.
- Määrake järgmise tegevuse eest vastutav isik.
- Pärast ülevaatust pange kirja tulemus või allesjäänud küsimus.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksime alati alustama vanimast lahendamata kirjest?
Kirje vanus on oluline, kui tõendusmaterjali hankimine võib aja jooksul raskemaks muutuda, kuid see ei tohiks määrata kogu järjekorda. Selgitage, kui kaua on kirje lahendamata olnud ja kas see mõjutab muud tööd.
Kas peaksime ootama, kuni kõik kviitungid on olemas?
Mitte tingimata. Jagage sihipärast ülevaatusnimekirja, kus puuduvad dokumendid on selgelt välja toodud. Teie meeskond saab jätkata tõendusmaterjali kogumist, samal ajal kui raamatupidaja tegeleb küsimustega, mille kohta on juba piisavalt taustainfot.
Kas võime kirjet parandada enne raamatupidajalt küsimist?
Ärge tehke oletustel põhinevaid parandusi näilise lahknevuse kõrvaldamiseks. Säilitage tõendusmaterjal, selgitage probleemi ja küsige selleks volitatud spetsialistilt, kuidas seda käsitleda.