1. Kaardista teeninduskorraldus enne broneerimisandmete sisestamist
Alusta iga teenindusperioodi lihtsast plaanist: avamisaeg, viimane lauda istumise aeg, eeldatav laua kasutamise kestus ja laua uuesti ettevalmistamiseks vajalik aeg. Kui köök suletakse kell 9pm, võib viimane saabumisaeg olla sellest märksa varasem. Leppige need piirid kokku nii köögi- kui ka saalimeeskonnaga, selle asemel et kanda avalikud lahtiolekuajad otse broneerimisprotsessi.
Erista tegelik istekohtade arv külastajate arvust, keda suudate korraga sujuvalt teenindada. Kahe suure seltskonna samaaegne saabumine võib koormata tellimuste vastuvõtmist ja toiduvalmistamist isegi siis, kui vabu laudu on. Otsusta, kuidas käsitleda suuremaid gruppe, broneeringuta külastajaid ja ühendatavaid laudu. Kontrolli, milliseid neist reeglitest saab valitud tarkvaras kajastada, ning dokumenteeri need, mida töötajad peavad eraldi haldama.
- Loetle lõuna-, õhtusöögi- ja eriteenindusperioodid eraldi.
- Leppige töötajatega kokku tavapärasest erineva seltskonna suuruse või saabumisajaga taotluste käsitlemise kord.
- Määra isik, kellel on õigus erandeid kinnitada.
2. Valmista ette külastajatele ja töötajatele vajalik teave
Otsusta, milliseid andmeid vajad broneeringu tuvastamiseks ja haldamiseks, näiteks külastaja nimi, kontaktandmed, seltskonna suurus, kuupäev ja saabumisaeg. Ära kogu andmeid üksnes seetõttu, et nende jaoks on väli olemas. Küsi meeskonnalt, kuidas broneerimisandmetele teeninduse ajal ligi pääsetakse, ning kontrolli saadaolevaid välju ja juurdepääsukorraldust enne neile tuginemist.
Koosta külastajatele lühikesed juhised selle kohta, kuhu saabuda, mida teha hilinemise korral ja kuidas muudatust taotleda. Selgita, kuidas saavad külastajad meeskonnaga ligipääsetavuse või toitumise erivajadusi arutada. Käsitle toitumisalast märkust vestluse lähtepunktina, mitte kinnitusena, et konkreetset soovi on võimalik täita. Veendu, et töötajad teaksid, mida tuleb veel kontrollida.
- Kasuta ühtset kokkulepitud versiooni saabumise ja muudatuste tegemise juhistest.
- Kontrollige, et kontaktandmed ja avaldatud teenindusajad oleksid õiged.
- Andke töötajatele selged juhised erisoovide läbivaatamiseks.
3. Määra info üleandmise kord broneerimisest tasumiseni
Broneering ja restoraniarve on eri kirjed, millel on erinev otstarve. Otsustage, kuidas vastuvõtja teavitab teenindajaid seltskonna saabumisest, kuidas tuvastatakse õige laud ja kes kontrollib enne maksmist lõpparvet. Ärge eeldage, et broneerimistarkvara, kassasüsteem ja makseterminal vahetavad teavet automaatselt. Kinnitage kõik vajalikud ühendused meeskonnaga NeroPay.
NeroPay pakub tarkvara NeroBooking ja NeroPOS/ePOS, kaarditerminale ja makseteenuseid ning QR-maksevõimalusi. Valige makseprotsess, mida töötajad suudavad külastajatele selgelt selgitada. Kui kavatsete võtta tagatisraha või ettemakseid, kontrollige esmalt, kas teie kavandatud lahendus on toetatud ning kuidas töötajad käsitleksid tasumata jääki, broneeringu muudatusi ja võimalikke tagasimaksetaotlusi.
- Määrake vastutaja saabumiste märkimise ja lauaandmete teenindajatele edastamise eest.
- Pange kirja, kuidas töötajad kontrollivad juba tasutud summat enne ülejäänud summa küsimist.
- Leppige kokku, kes tegeleb makseküsimuste ja lahknevustega.
4. Mängi läbi kujuteldav reedene broneering
Hüpoteetiline näide: restoran plaanib reedel kell 7pm vastu võtta neljaliikmelise seltskonna, kes tasub pärast einet. Juhataja kontrollib broneeringu vastavust teenindusplaanile ning annab külastajale selged juhised saabumiseks ja muudatuste tegemiseks. Astmevaba ligipääsu soov edastatakse meeskonnale kinnitamiseks, mitte ei loeta seda automaatselt lahendatuks.
Saabumisel kontrollib vastuvõtja nime ja seltskonna suurust, kinnitab kokkulepitud istekohtade paigutuse ning teatab teenindajale, milline laud on hõivatud. Pärast einet kontrollib teenindaja arvet ja järgib restorani valitud makseprotsessi. Seejärel kontrollib vahetusevanem, et töötajad oskaksid eristada lõppenud külastust tühistatud broneeringust. See on katsetamiseks mõeldud töövoog, mitte väide, et kõik toimingud toimuvad lahenduses NeroBooking automaatselt.
- Harjutage sama broneeringu käsitlemist hilise saabumise ja seltskonna suuruse muutumise korral.
- Kontrollige, mida töötajad teevad, kui külastaja saabub teise nime all.
- Harjutage lahknevuse leidmist ja parandamist enne makse vastuvõtmist.
5. Kontrollige enne käivitamist levinud vigu
Vaadake oma korraldus üle esmalt külastaja ja seejärel hõivatud vastuvõtja vaatenurgast. Otsige vastuolulisi lahtiolekuaegu, ebaselgeid juhiseid broneeringu muutmiseks, topeltbroneeringuid ja lünki vahetuste vahel. Kontrollige, kuidas käsitletakse telefonitsi esitatud soove kõrvuti teiste broneerimiskanalitega. Kui broneering muutub, peaksid töötajad teadma, millisest kirjest lähtuda ja keda tuleb teavitada.
Kinnitage lisaks töövoole ka äritingimused. Nõuetele vastava NeroPay kaarditerminali korral võib tarkvara NeroBooking, NeroPOS ja NeroWeb sisalduda pakkumises ilma täiendava tarkvara tellimustasuta. Terminalikulud, maksete töötlemise tasud, sobivusnõuded ja kohaldatavad tingimused kehtivad endiselt. Toodete saadavus, toetatud seadmed, integratsioonid ja hinnad tuleb enne lahenduse kasuks otsustamist meeskonnaga üle kinnitada.
- Tehke lõplik katse teeninduseks kavandatud seadmete ja töötajate rollidega.
- Dokumenteerige varuplaan juhuks, kui töötajad ei pääse broneerimisandmetele ligi.
- Vaadake esimesed teeninduskorrad üle ja kohandage reegleid, mis tekitavad välditavat segadust.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksime pakkuma kõiki laudu ettetellimiseks?
Mitte tingimata. Otsustage, kas jätta vabu kohti broneeringuta saabujatele, pikemateks eineteks või teenindusprobleemide lahendamiseks. Lähtuge otsustamisel töötajate arvust ja köögi võimekusest ning kontrollige seejärel, kuidas teie valitud lahendus saab seda arvesse võtta.
Kas saame loota automaatsetele meeldetuletustele või kalendriühendustele?
Ärge eeldage, et need võimalused on saadaval. Kinnitage konkreetsed funktsioonid meeskonnaga üle ja leppige kokku töötajate juhitav protsess kõige jaoks, mida teie seadistus ei kata.
Kas peame võtma makse vastu siis, kui külaline broneerib?
See on eraldi töökorralduslik otsus. Võite kavandada töövoo nii, et tasumine toimub pärast sööki. Kui ettemaksed on olulised, kontrollige enne nende pakkumist, kas need on toetatud ja kuidas neid hallatakse.
Kes peaks vastutama broneerimissüsteemi seadistuse eest?
Määrake üks juht reeglite eest vastutama ja nimetage iga teeninduskorra jaoks vastutaja. Kaasake testimisse köögi- ja teeninduspersonal, et seadistus toimiks ka väljaspool juhi töölauda.