1. Valige üks teekond, mitte kogu ettevõtte tegevus
Valige teekond, mida hakkate eeldatavasti regulaarselt kasutama, näiteks klient esitab ise järele tulemiseks tellimuse ja saab selle letist kätte. Määrake algus- ja lõpp-punkt. Selle teekonna puhul võib see hõlmata kõike alates tellimuse vastuvõtmisest kuni selle õigele kliendile üleandmiseni ning andmete kättesaadavaks tegemiseni päeva lõpu ülevaatuseks.
Hoidke esimese versiooni ulatus piiratud. Broneeringute, kohaletoimetamise ja kohapealse müügi samaaegne lisamine tekitab rohkem üleandmisi, mida tuleb uurida. Pange kirja igas etapis vajalik teave: tellimuse viitenumber, soovitud kättesaamisaeg, kaubad, makseolek ja täitmise olek. Koguge ainult neid kliendiandmeid, mida on teenuse osutamiseks vaja.
- Kirjeldage teekonda ühe lausega kliendi vaatenurgast.
- Loetlege kõik etapid nende toimumise järjekorras.
- Märkige kohad, kus töö võtab üle inimene või teine töövahend.
2. Kontrollige, mida iga töövahend tegelikult teeb
Valige töövahendid nende etappide järgi, selle asemel et alustada pikast tooteloendist. NeroPay pakub kaarditerminale ja makseteenuseid, NeroPOS/ePOS-tarkvara, NeroWeb veebitellimusi ja veebisaite, NeroBooking broneerimistarkvara ning QR-makse võimalusi. NeroWeb toetab veebis otsetellimuste esitamist. Need asjaolud ei tähenda, et kõik tooted jagavad automaatselt kõiki andmeid.
Paluge meeskonnal kinnitada saadavus, toetatud seadmed ja konkreetsed integratsioonid, mida teie kavandatud töövoog vajab. Kuni ühendus pole kinnitatud, kirjeldage selle asemel käsitsi üleandmist. Näiteks võib töötaja saabuva tellimuse üle vaadata ja sisestada vajalikud andmed eraldi töönimekirja. See nõuab töötajate aega, kuid teeb vastutuse selgeks.
Enne kohustuste võtmist kontrollige äritingimusi. Nõuetele vastava NeroPay kaarditerminaliga võib tarkvara NeroPOS, NeroWeb ja NeroBooking sisalduda pakkumises ilma täiendava tarkvara tellimustasuta. Endiselt kehtivad terminalikulud, maksete töötlemise tasud, vastavusnõuded ja kohaldatavad tingimused. Veebitellimuste puhul jäävad kehtima maksete töötlemise tasud ja kohaldatavad tarnekulud.
- Küsige, milline teave liigub, mis suunas ja millises etapis.
- Veenduge, et oleks selge, kuidas töötajad ebaõnnestunud või viibinud üleandmise ära tunnevad.
- Pange iga kinnitamata ühenduse jaoks kirja käsitsi tehtav alternatiiv.
3. Määrake igale üleandmisele vastutaja ja selge dokumenteerimisviis
Üleandmine vajab enamat kui sihtkohta. Määrake inimene, kes vastutab uue töö märkamise, kontrollimise ja edasiandmise eest. Väikeettevõttes võib üks inimene katta mitut etappi, kuid vastutusalad peaksid siiski olema eraldi määratletud. Määrake puhkepausideks ja kiireteks perioodideks asendaja.
Otsustage, millisest kirjest peaksid töötajad igale küsimusele vastust otsima. Tellimuse kirje võib kirjeldada kliendi soovi, samas kui vastav maksekirje näitab makse tulemust. Ärge käsitlege tellimuse saabumist tõendina, et makse õnnestus. Kasutage lubatud kirjetes ühtset viitenumbrit, et töötajad saaksid tegevused omavahel seostada ilma tarbetuid kliendiandmeid kopeerimata.
- Pange iga etapi kohta kirja vastutaja, vajalik teave ja järgmine tegevus.
- Määratlege, millal on töö valmis järgmisse etappi liikuma.
- Otsustage, kuhu lahendamata probleemid kirja pannakse ja kes need üle vaatab.
4. Proovige teekond realistliku näite abil läbi
Hüpoteetiline näide: uus kohvik kavatseb võtta kohapealt kättesaamiseks mõeldud tellimusi vastu teenuse NeroWeb kaudu. Omanik pole veel kinnitanud ühendust kohviku teiste töövahenditega. Läbimängu ajal vaatab vahetuse juht tellimuse üle, kontrollib selle makseolekut vastava maksekirje põhjal ja lisab valmistamiseks vajalikud üksikasjad käsitsi peetavasse töönimekirja. Letiteenindaja kasutab tellimuse üleandmisel kokkulepitud viitenumbrit.
Leppige esmalt meeskonnaga kokku sobiv katsetusviis; ärge eeldage, et testrežiim on olemas. Seejärel mängige läbi nii tavapärane tellimus kui ka erandjuhtum, näiteks tellimus, mille makse tulemus on ebaselge. Töötajad peaksid teadma, et olukorda tuleb uurida, mitte märkida tellimust tasutuks ega paluda kliendil ilma kontrollimata uuesti maksta.
- Jälgige üht tellimust selle saabumisest kuni valmistamise ja kättesaamiseni.
- Kontrollige, et viitenumber, tellitud tooted ja kättesaamisaeg oleksid kõigis etappides kooskõlas.
- Harjutage ebaselge tellimuse ootele panemist ja selle suunamist määratud vastutajale.
- Veenduge, et lõpuks ei jääks alles ühtegi lahendamata ega dubleeritud ülesannet.
5. Enne töövoo kasutuselevõttu kontrollige nähtavalt selle valmisolekut
Edu kontroll peab põhinema jälgitaval tulemusel: meeskonnaliige, kes protsessi ei kavandanud, suudab kirjalike juhiste abil leida tellimuse, tuvastada makse tulemuse, selgitada tellimuse praegust etappi ja teha järgmise toimingu. Valmis töövoost peaksid jääma kirjed, mille põhjal saab omanik toimunut jälgida, ilma et peaks sündmusi mälu järgi taastama.
Kui see kontroll ebaõnnestub, parandage ebaselge üleandmine enne kasutuselevõtu laiendamist. Hoidke esialgne tegeliku kasutuse ulatus hallatav ja vaadake see pärast esimest teenindusperioodi üle. Küsige töötajatelt, kus nad tegid topelttööd, ootasid teavet või vajasid millegi tõlgendamiseks omaniku abi. Muutke juhiseid või kinnitage tehniline nõue, selle asemel et loota töötajate mälule ajutise lahenduse kasutamisel.
- Pidage lühikest probleemide nimekirja ja määrake iga paranduse jaoks vastutaja.
- Pärast muudatuse tegemist korrake kõiki ebaõnnestunud kontrolle.
- Lisage järgmine klienditeekond alles siis, kui esimene on arusaadav ja korratav.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas kõik minu tööriistad peavad enne käivitamist olema integreeritud?
Ei. Piiratud ulatusega käivitamisel võib sobida dokumenteeritud käsitsi üleandmine, kui sellel on vastutaja, kes seda järjepidevalt kontrollib. Enne automaatsele andmeedastusele tuginevate plaanide tegemist kinnitage, milliseid integratsioone toetatakse.
Mida peaksin kavandatava ühenduse kohta küsima?
Küsige, milliseid kirjeid ja välju edastatakse, kas uuendused liiguvad mõlemas suunas, kuidas viivitused nähtavale tulevad ja kes tegeleb tõrgetega. Kinnitage meeskonnaga, kas teie konkreetseid tooteid ja seadmeid toetatakse.
Kas peaksin lisaks edukale tellimusele testima ka makseprobleemi?
Jah. Leppige esmalt kokku sobiv testimisviis ja seejärel harjutage olukorda, kus makse tulemus on ebaselge. Enne uue makse küsimist peaksid töötajad teadma, kust makse olekut kontrollida ja kes saab olukorra lahendada.