Kolm dokumenti, kolm eri küsimust
Arve näitab, mille eest kliendilt tasu küsitakse. Sellel võivad olla kirjas kaubad, kogused, kogusumma ja maksetingimused. See aitab küsitud summat selgitada, kuid ainuüksi arve olemasolu ei näita, kas klient on tasunud. Tarnija arve täidab sama praktilist eesmärki siis, kui teie pood on ostja.
Kviitung kinnitab makse laekumist. Olenevalt üksikasjalikkusest võib see näidata ka seda, mida, kus ja millal osteti. Sellest on abi, kui klient küsib ostu kohta, kuid see ei pruugi selgitada varasemat ettemaksu, tasumata jääki ega kõiki enne müüki kokku lepitud üksikasju.
Maksekirje on maksega seotud tõend, näiteks kaarditehingu kirje või pangaväljavõtte kanne. Selle staatus ja viide aitavad kindlaks teha, mis rahaga toimus. Tehingukirje ei pruugi kaupa kirjeldada ning kviitung ei pruugi näidata, kas makse hiljem tagastati. Vaadake iga dokumenti selle järgi, millisele küsimusele see tegelikult vastata saab.
Hoidke tõendid koos, ärge arvestage tulu kolmekordselt
Kolme dokumendi säilitamine ei tähenda kolme müügi kirjendamist. Need võivad olla ühe ostu tõendavad dokumendid. Kasutage nende sidumiseks ühtset müügi- või arveviidet ning tehke selgeks, milline dokument kirjeldab küsitud tasu ja millised kirjed puudutavad maksmist. Enne kirjendamistava muutmist küsige raamatupidajalt, kuidas ta soovib neid seoseid esitatuna näha.
Selle töökorralduse kasutamiseks ei pea iga kassamüügi kohta olema eraldi arvet. Olemasolevateks dokumentideks võivad olla üksikasjalik kassakviitung ja maksekirje. Samuti võib osamaksetena tasutud arvega olla seotud mitu maksekirjet. Korrastage tegelikult olemasolevad tõendid, selle asemel et luua dubleerivaid dokumente pelgalt komplekti täiendamiseks.
Hüpoteetiline näide: ettemaks ja tasumine kauba kättesaamisel
Kujutlege kodutarvete poodi, mis võtab vastu lampide tellimuse kogusummas £240. Pood väljastab tellimust kirjeldava arve. Klient tasub kaardiga ettemaksu summas £60 ja saab ettemaksukviitungi. Seejärel tasub ta kauba kättesaamisel ülejäänud £180 ning saab teise kviitungi. Mõlemal maksel on oma tehingukirje.
Arve selgitab tasu £240. Kaks maksekviitungit kinnitavad laekunud summasid ning tehinguandmed aitavad omanikul maksete tulemusi kontrollida. Ainult otsinguga £240 jääks kaheosaline maksmine märkamata. Kõigi dokumentide sidumine tellimuse viitega muudab sündmuste käigu arusaadavaks.
Eduka kontrolli tulemus on selgelt nähtav: inimene, kes müügiga ei tegelenud, leiab arve, tuvastab mõlemad maksed ja oskab selgitada, miks tasumata jääki ei ole. Kui ühe tehingu olek on lõpetatud asemel ootel, peaks omanik uurima selle praegust olekut, mitte eeldama, et maksekviitung annab lõpliku vastuse.
Enne lünkade täitmist kontrollige lahknevusi
Kui andmed ei ühti, alustage viitest ja ajalisest järjestusest, mitte ainult summast. Kaks klienti võivad kulutada sama summa ning makse kuupäev võib erineda päevast, mil raha kontole jõuab. Koondväljamakse võib samuti erineda üksiku müügi summast, seega kontrollige enne järelduste tegemist olemasolevaid tehingu- ja väljamakseandmeid.
Säilitage algsed tõendid ja lisage selge märkus kõige kohta, mis on veel lahendamata. Ärge muutke dokumenti vaikselt selleks, et arvud klapiksid. Kui klient küsib, kas ta on tasunud, selgitage, mida saate kinnitada ja mis vajab veel kontrollimist, avaldamata teise kliendi tehinguandmeid.
- Võrrelge tellimuse või arve viidet, summat ja asjakohaseid kuupäevi.
- Kontrollige ettemakseid, osadena tehtud makseid, tagasimakseid ja tühistatud maksekatseid.
- Vaadake salvestatud makseolekut, mitte ärge tuginege üksnes kuvatõmmisele.
- Ebaselgete tehingutulemuste kohta küsige makseteenuse pakkujalt ja kirjendamise kohta oma raamatupidajalt.
Looge dokumendiahel, mida raamatupidajal on lihtne jälgida
Valige ostudokumentide ja makseid tõendavate lisadokumentide jaoks kindel hoiukoht. Kasutage sisukaid viiteid, hoidke failid loetavana ja märkige üles puuduvad dokumendid. Andke raamatupidajale erandite kohta lühike selgitus, näiteks edasi kantud ettemakse või selgitamist ootava tagasimakse kohta, selle asemel et jätta sündmuste käigu taastamine tema hooleks.
NeroBooks pakub raamatupidamistööriistu ettevõtte dokumentide, tulude, kulude, kviitungite ja aruannete haldamiseks. Enne konkreetse dokumentide sidumise või kirjendamise töökorralduse kasutuselevõttu kontrollige, millised funktsioonid on teie praegusel kontol saadaval. Järgmise sammuna vaadake koos raamatupidajaga üle üks hiljutine müük ja leppige kokku, kuidas seda tõendavad dokumendid korraldada.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas tasutuks märgitud arve asendab makseandmeid?
See kinnitab tasumise vastuvõtmist, kuid makset tõendavad alusandmed aitavad selgitada, millal ja kuidas makse toimus. Säilitage olemasolu korral maksega seotud viide, eriti osamaksete või vaidlustatud tulemuste puhul.
Kas iga kaupluse müügi kohta peab olema kolm eraldi dokumenti?
See on dokumentide korraldamise viis, mitte õiguslike nõuete kirjeldus. Mõne müügi kohta on kviitung ja makseandmed, kuid eraldi arvet ei ole. Küsige oma ettevõttele kehtivate nõuete kohta asjakohaselt nõustajalt.
Mida teha, kui kviitung puudub?
Säilitage olemasolevad tõendid, märkige üles, mis puudub, ja küsige võimaluse korral väljastajalt koopiat. Küsige raamatupidajalt, milliseid lisaselgitusi ta vajab, selle asemel et asendusdokumenti välja mõelda.