1. Tehke täpselt kindlaks, millises etapis registreerimine peatub
Alustage probleemi ilmingust, mitte liikme kohta tehtud oletusest. Kas vastuvõtutöötajal on raske õiget kirjet leida, kas protsessi käigus kuvatakse teade või näib registreerimiskatse lõppevat ilma selge tulemuseta? Küsige, millisele külastusele või treeningule liige soovis tulla, ja märkige üles kellaaeg. Pange kõik teated täpselt kirja, selle asemel et tõlgendada neid makse- või liikmesusprobleemina.
Selgitage olemasolevate tähelepanekute põhjal välja, kas probleem puudutab üht või mitut liiget, selle asemel et korduvalt katsetada asjasse mittepuutuvate kontodega. Üks ebaõnnestunud katse viitab vajadusele kontrollida konkreetse liikme kirjet või külastust; mitu sarnast tõrget annavad aluse suunata probleem varem süsteemi eest vastutavale isikule. Kumbki muster ei tõesta probleemi põhjust.
- Märkige üles kavandatud külastus või treening ja ebaõnnestunud katse kellaaeg.
- Pange kuvatud teade kirja või kirjeldage, millises etapis protsess peatus.
- Uurige, kas kolleegid on sama probleemi täheldanud.
2. Enne külastusõiguse kontrollimist veenduge, et olete avanud õige kirje
Õige liikme leidmiseks järgige oma spordiklubi tavapärast isikusamasuse kontrollimise korda. Sarnased nimed, vanad kontaktandmed või topeltkirjed võivad muuta näiliselt sobiva vaste ebausaldusväärseks. Kontrollige diskreetselt ainult vajalikku teavet ning vältige isikuandmete valjusti ettelugemist üle vastuvõtuala.
Kui liikmele võib vastata kaks kirjet, ärge looge uut kontot ega teisaldage liikmesuse andmeid pelgalt külastuse vormistamiseks. Paluge volitatud kolleegil ebaselgus lahendada. Liikme meenutus või tema näidatud ekraanivaade võib aidata probleemi selgitada, kuid see ei tohiks asendada vastuvõtus kasutatava kirje kontrollimist.
- Tuvastage teie juures heakskiidetud tunnuste abil, milline kirje kuulub liikmele.
- Enne muudatuste tegemist kontrollige, kas kirjes on ilmne mittevastavus.
- Suunake duplikaatide või ebaselgete kirjete küsimused vastutavale kolleegile.
3. Kontrollige, kas liikmesus annab õiguse sellele külastusele
Vaadake oma meeskonnale kättesaadavast teabest üle asjakohane liikmesuse olek ja kehtivuskuupäevad. Kontrollige, kas liikmesus on alanud, kehtib endiselt ja hõlmab teie spordiklubi reeglite järgi kavandatud tegevust. Piirangute korral eristage üldist jõusaalikülastust konkreetses treeningus osalemisest, selle asemel et eeldada, et üks osalemisõigus hõlmab mõlemat.
Kui kirje näib olevat vastuolus liikme ootustega, selgitage lahknevust neutraalselt. Ärge järeldage blokeeritud sisseregistreerimisest, et makse on ebaõnnestunud, ärge lubage, et makse taastab sissepääsuõiguse, ega muutke kuupäevi ja liikmesuse olekut ilma vastava volituseta. Suunake kontoga seotud küsimused liikmesuste haldamise eest vastutavale kolleegile.
- Kontrollige liikmesuse olekut ning asjakohaseid algus- ja lõppkuupäevi.
- Võrrelge kavandatud külastust liikmesuse dokumenteeritud ulatusega.
- Kui osalemisõigus on ebaselge, suunake küsimus edasi, mitte ärge eirake piiranguid.
4. Järgige seadistatud registreerimiskäiku
Kui kirje ja osalemisõigus on selged, veenduge, et vastuvõtus kasutatakse seda tüüpi külastuse jaoks seadistatud toimingukäiku. Üldine jõusaalikülastus ja broneeritud treening võivad teie kohapealse töökorra järgi nõuda erinevaid kontrolle. Ärge eeldage, et treeningu või liikmesuse kirje nägemine tähendab, et osalemine on juba registreeritud.
Enne uuesti proovimist kontrollige kättesaadavat sisseregistreerimise teavet, et leida võimalik olemasolev kanne. Kui teie kinnitatud töökord lubab uuesti proovida, tehke üks kontrollitud katse ja kontrollige tulemust. Õnnestumine tähendab, et kavandatud osalemine on nähtavalt registreeritud õige liikme ja külastuse juurde, mitte lihtsalt seda, et teade kadus. See ei kinnita, et eraldiseisvad sissepääsuseadmed on töötanud.
- Kontrollige vastuvõtu töökorrast, milline on õige töövoog.
- Enne uuesti proovimist otsige olemasolevat sisseregistreerimise kannet.
- Pärast iga lubatud korduskatset kontrollige tekkinud osalemiskirjet.
5. Suunake probleem edasi koos tõendusmaterjaliga ja andke liikmele selge juhis järgmiseks sammuks
Hüpoteetiline näide: liige saabub õhtusesse treeningusse, kuid vastuvõtus ei õnnestu sisseregistreerimist lõpule viia. Tema isikusamasus ja kehtiv liikmesus on kinnitatud. Kavandatud külastust üle vaadates leiavad töötajad, et treeningu andmed ei vasta treeningule, mida liige ootas. Vastuvõtt palub volitatud kolleegil see lahknevus lahendada, selle asemel et muuta liikmesuse kuupäevi või registreerida asjassepuutumatu jõusaalikülastus.
Lahendamata probleemi korral edastage vastutavale kolleegile või tugimeeskonnale heakskiidetud kanali kaudu liikme viide, kavandatud külastus, kellaaeg, probleemi täpne ilming ja juba tehtud kontrollid. Jagage ainult vajalikku teavet. Öelge liikmele, kes probleemi üle vaatab ja mis saab edasi. Kui sissepääsu lubamine jääb ebaselgeks, järgige erandi väljamõtlemise asemel spordiklubi kehtivat otsustamise ja küsimuste edasisuunamise korda.
- Võtke probleemi ilming ja tehtud kontrollid kokku, oletamata selle põhjust.
- Suunake osalemisõiguse küsimused liikmesuste haldamise eest vastutavale töötajale ja tehnilised tõrked asjakohasele tugikontaktile.
- Dokumenteerige juhtumi üleandmine ja kinnitage liikmele järgmine samm.
HEA TEADA
Korduma kippuvad küsimused
Kas blokeeritud sisseregistreerimine tähendab, et liige ei ole maksnud?
Ei. Üksnes see ilming ei tõenda makseprobleemi. Enne kontoga seotud lahknevuse edastamist vastutavale kolleegile kontrollige õiget kirjet, liikme õigust teenust kasutada ja seadistatud töövoogu.
Kas vastuvõtutöötajad peaksid jätkama proovimist, kuni sisseregistreerimine õnnestub?
Ei. Esmalt kontrollige, kas kohalolek on juba registreeritud. Korduvad katsed võivad muuta tulemuse tõlgendamise keerulisemaks. Järgige kinnitatud korduskatsete korda ning kui tulemus jääb ebaselgeks, suunake küsimus edasi.
Kas töötajad võivad liikme sisse lubada, kuni probleemi uuritakse?
Järgige üksnes oma spordiklubi kehtivat sissepääsukorda ja volituste piire. See juhend ei anna õigust teha erandeid ega kontrollidest mööda minna. Kui liikme õigus teenust kasutada või sissepääsuõigus jääb ebaselgeks, pöörduge määratud otsustaja poole.