Kies waar er wordt betaald, niet alleen een apparaat
Aan de balie kunnen medewerkers de bestelling en het bedrag op één plek controleren, maar er kan een wachtrij ontstaan terwijl een betwiste rekening wordt gecorrigeerd. Bij betalen aan tafel kunnen klanten blijven zitten, maar medewerkers hebben wel een betrouwbare manier nodig om de juiste tafel en rekening te identificeren voordat ze de terminal aanbieden.
Beoordeel voor een café of klein restaurant in Stretford waar betalingen in de eetruimte of op het terras worden aangenomen de route die medewerkers daadwerkelijk lopen. Vraag welke apparaten en verbindingsmogelijkheden beschikbaar zijn, waar ze werken en hoe het opladen in de bediening past. Ga er niet van uit dat een draagbare terminal elk verbindingstype ondersteunt.
Controleer de verbinding voordat u besluit het opnieuw te proberen
Een verbroken verbinding of een onduidelijk scherm is onvoldoende bewijs dat een betaling is mislukt. Direct opnieuw proberen brengt het risico met zich mee dat de klant twee keer betaalt. Leer medewerkers onderscheid te maken tussen een bevestigde afwijzing en een betaling waarvan de uitkomst nog onzeker is.
Vraag NeroPay hoe medewerkers de transactiestatus op de voorgestelde terminal kunnen opvragen en wat ze moeten doen als die onduidelijk blijft. Leg vast hoe zij een leidinggevende en de betaalondersteuning kunnen inschakelen, zodat een wachtrij een medewerker niet onder druk zet om te gokken.
- Stop even en noteer het rekeningnummer of de rekeningreferentie, het bedrag en het geschatte tijdstip.
- Controleer het beschikbare transactieoverzicht volgens de bevestigde procedure.
- Probeer het pas opnieuw wanneer de uitkomst van de oorspronkelijke transactie vaststaat en de volgende stap duidelijk is.
Maak onderscheid tussen een onjuiste rekening en een onjuiste betaling
Vóór de betaling vraagt een onjuist artikel normaal gesproken om een correctie van de rekening en een nieuwe controle van het bedrag samen met de klant. Na de betaling wordt er geen geld teruggestort door alleen de rekening te wijzigen. Medewerkers moeten vaststellen welk bedrag in rekening is gebracht, welk bedrag dat had moeten zijn en welke correctieprocedure van toepassing is.
Bevestig met het team welke terugbetalings- en annuleringsprocedures worden ondersteund, welke bevoegdheden medewerkers hebben en welke kosten van toepassing zijn. Een leidinggevende moet de verantwoordelijkheid nemen voor uitzonderingen, terwijl andere medewerkers klanten kunnen blijven helpen. Vertel de klant wat er is gecontroleerd en wat de volgende stap is, zonder een onbevestigde termijn voor ontvangst van de terugbetaling te beloven.
Praktijkvoorbeeld: een extra artikel op een al betaalde tafelrekening
Hypothetisch voorbeeld: twee klanten hebben geluncht in een café in Stretford. Hun rekening zou €28 moeten bedragen, maar door een extra artikel van €6 komt deze uit op €34. Ze merken dit na het betalen. De medewerker controleert de bestelling en bevestigt dat de geregistreerde betaling €34 bedroeg voordat de dienstverantwoordelijke erbij wordt gehaald.
Als een gedeeltelijke terugbetaling wordt ondersteund, volgt de leidinggevende de bevestigde procedure om het verschil van €6 terug te betalen en legt de correctie vast bij de oorspronkelijke rekening. Als dit niet wordt ondersteund, zoekt de leidinggevende naar een passend alternatief in plaats van te improviseren. De controle is geslaagd wanneer de rekening, het betalingsoverzicht en de vastgelegde correctie allemaal dezelfde nettoverkoop van €28 verklaren en de klant een duidelijke uitleg heeft gekregen.
Vraag hoe correcties in de uitbetaling worden verwerkt
Een geslaagde klantbetaling en de ontvangst van het geld op uw zakelijke rekening zijn verschillende fasen. Vraag voordat u een dienst kiest naar uitbetalingstermijnen, uiterste verwerkingstijden, verwerkingskosten en hoe terugbetalingen of andere correcties in rapportages worden weergegeven. Bevestig hoe u een verschil tussen het totaal van een dienst en een uitbetalingsbedrag kunt onderzoeken.
Uw volgende stap is om bij een informatieaanvraag over NeroPay drie situaties voor te leggen: een onjuist bedrag vóór de betaling, een onzekere betalingsuitkomst en een achteraf ontdekt te hoog afgeschreven bedrag. Vraag om een demonstratie van de voorgestelde werkwijze en om bevestiging van de beschikbaarheid van apparaten, verbindingsmogelijkheden, commerciële voorwaarden en ondersteuningsafspraken.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Kan een klein team betalingen beter aan de balie of aan tafel aannemen?
Kies de aanpak waarbij het herkennen van de juiste rekening en de overdracht tussen medewerkers het duidelijkst zijn. Vergelijk wachtrijen aan de balie met de verbinding, het opladen en het toezicht die nodig zijn voor betalingen aan tafel.
Wat moeten we doen als een klant denkt dat er twee keer is afgeschreven?
Controleer de betreffende transactiegegevens voordat u nog een betaling aanneemt of een terugbetaling uitvoert. Escaleer onopgeloste gevallen via de afgesproken ondersteuningsroute en leg de klant uit wat de volgende stap is.
Kan software worden meegeleverd met een betaalterminal van NeroPay?
Bij een NeroPay betaalterminal die hiervoor in aanmerking komt, kan software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking worden inbegrepen zonder extra abonnementskosten voor de software. Terminalkosten, transactiekosten, deelnamecriteria en toepasselijke voorwaarden blijven van toepassing.