Bepaal op welk moment in de afspraak er wordt betaald
Een receptiebalie biedt medewerkers een vaste plek om behandelkosten te controleren, producten aan de rekening toe te voegen en een nieuwe afspraak te maken. Als één persoon echter zowel binnenkomende klanten en telefoontjes als betalingen afhandelt, kan het afrekenen een knelpunt worden. Bepaal wie het overneemt wanneer het druk is bij de receptie.
Betalen bij de behandelstoel kan prettig zijn voor klanten die liever blijven zitten, terwijl een mobiele oplossing relevant kan zijn voor afspraken buiten de salon. Vergelijk deze werkwijzen voordat je apparatuur kiest. Vraag aan NeroPay welke beschikbare betaalterminals geschikt zijn voor het beoogde gebruik, in plaats van ervan uit te gaan dat elk apparaat zowel aan de balie als elders in de salon en op locatie werkt.
- Breng het proces van het afronden van de behandeling tot het verstrekken van het betaalbewijs in kaart.
- Leg vast wie verantwoordelijk is voor het controleren van de rekening en het afhandelen van de betaling.
- Bepaal een alternatieve afrekenplek voor drukke momenten.
Controleer de verbinding op de plekken waar klanten daadwerkelijk betalen
Controleer de verbinding bij de receptie en in elke behandelruimte waar u betalingen wilt aannemen. Een verbinding die naast de router goed werkt, kan achter een scheidingswand of in een aparte behandelkamer anders presteren. Controleer voor afspraken op locatie in en rond Salford ook de beoogde verbindingsmethode voor die locatie.
Vraag welke verbindingsmogelijkheden elke voorgestelde betaalterminal ondersteunt, wat nodig is voor de werking en wat medewerkers moeten doen als de verbinding wegvalt. Ga er niet van uit dat offline betalingen of automatisch overschakelen beschikbaar zijn. Spreek een duidelijke procedure voor onderbrekingen af, zodat medewerkers niet herhaaldelijk om betaling vragen zonder eerst de transactiestatus te controleren.
- Maak een overzicht van alle locaties waar u betalingen wilt aannemen.
- Controleer welke verbindingsmogelijkheden worden ondersteund en welke kosten daaraan verbonden zijn.
- Leg vast met wie medewerkers contact moeten opnemen wanneer het resultaat van een betaling onduidelijk is.
Zorg voor een duidelijke overdracht tussen de behandelaar en de receptie
De betaalterminal kan geen onduidelijkheid wegnemen over wat een klant heeft afgesproken af te nemen. Vóór het afrekenen moet de behandelend medewerker de uitgevoerde diensten, eventuele afgesproken extra's en producten bevestigen. Als er een aanbetaling is gedaan, moet de receptie het resterende bedrag kunnen vaststellen zonder dat de klant dit opnieuw hoeft uit te leggen.
Gebruik duidelijke taal: ‘Uw behandeling en producten kosten samen €80. U heeft al een aanbetaling van €20 gedaan, dus het resterende bedrag voor vandaag is €60.’ Dit zijn hypothetische bedragen, geen prijzen van NeroPay. Geef de klant gelegenheid om vragen te stellen voordat u de betaalterminal aanbiedt en bevestig pas dat de betaling is voltooid nadat u het resultaat heeft gecontroleerd.
Praktijkvoorbeeld: afrekenen op een drukke zaterdag in de salon
Hypothetisch voorbeeld: in een salon in Salford ronden twee kappers hun afspraken af terwijl de receptionist een nieuwe klant verwelkomt. Een vertrekkende klant wil ook een verzorgingsproduct voor thuis kopen. De salon kiest de receptie als vaste afrekenplek, met betalen bij de behandelstoel als alternatief, maar alleen als de gekozen betaalterminal en verbinding dit ondersteunen.
De kapper geeft het afgesproken totaalbedrag voor de behandeling en de productgegevens door aan de receptie. De receptionist controleert of er een aanbetaling is gedaan, licht het resterende bedrag toe en handelt de betaling af. Als het resultaat onduidelijk is, controleert de receptionist de status volgens de afgesproken procedure voordat om een nieuwe poging wordt gevraagd. Zo blijft de klant op de hoogte zonder dat een onduidelijk resultaat als geslaagd of mislukt wordt beschouwd.
Vergelijk uitbetaling, kosten en software afzonderlijk
Betalingsbevestiging en uitbetaling zijn verschillende stappen. Vraag voordat u akkoord gaat met de voorwaarden wanneer het geld naar verwachting op uw opgegeven rekening wordt bijgeschreven, welke uiterste verwerkingstijden gelden en welke invloed weekenden en feestdagen op de timing hebben. Vraag ook naar verwerkingskosten, kosten voor de betaalterminal, contractvoorwaarden, terugbetalingen en afspraken over ondersteuning.
NeroPay biedt betaalterminals en betaaldiensten aan. Bij een NeroPay-betaalterminal die hiervoor in aanmerking komt, kan de software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking worden inbegrepen zonder extra abonnementskosten voor de software. Kosten voor de betaalterminal, betalingsverwerkingskosten, toelatingscriteria en toepasselijke voorwaarden blijven gelden. Als boekings- of kassasoftware belangrijk is voor uw salon, bespreek dan de beschikbaarheid, ondersteunde apparaten en voorgestelde werkwijze met het team in plaats van ervan uit te gaan dat er een integratie beschikbaar is.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Kan één betaalterminal worden gebruikt bij de receptie en in behandelkamers?
Dat kan mogelijk, afhankelijk van het gekozen apparaat, de verbinding en de toegang voor medewerkers. Bedenk of het verplaatsen ervan tot wachttijden bij de receptie zou leiden en controleer bij NeroPay welk gebruik wordt ondersteund.
Wat zeggen we als een betaling lijkt vast te lopen?
Leg uit dat u het resultaat moet controleren voordat u het opnieuw probeert. Volg de afgesproken procedure voor het controleren van de status, in plaats van de klant direct te vragen nogmaals te betalen.
Betekent goedkeuring van een betaling dat het geld is uitbetaald?
Nee. Controleer het uitbetalingsschema en eventuele voorwaarden afzonderlijk wanneer u de voorwaarden van uw betaaldienst doorneemt.
Is NeroBooking bij elke betaalterminal inbegrepen?
Nee. Of dit inbegrepen is, hangt af van de geschiktheid van de betaalterminal en de toepasselijke voorwaarden. Laat het aanbod bevestigen door NeroPay; de kosten voor de betaalterminal en de verwerking van betalingen blijven van toepassing.