Kies een betaalpunt dat bij de afspraak past
Een receptiebalie biedt medewerkers één plek om kosten te controleren, betalingen te ontvangen en de volgende afspraak te bespreken. Daar staat mogelijke drukte tegenover: een klant die afrekent, staat mogelijk tegelijk aan de balie met iemand die net aankomt of naar diensten vraagt. Bepaal welk gesprek voorrang krijgt wanneer slechts één medewerker de receptie bemant.
Betalen bij een behandelstoel, aan een consulttafel of op een andere geschikte plek kan die wachtrij voorkomen, maar iemand moet de terminal meenemen, opladen en terugbrengen. Bekijk voor afspraken op locatie bij klanten een mobiel betaalproces. Vraag welke beschikbare apparaten geschikt zijn voor elke situatie, in plaats van ervan uit te gaan dat elke terminal ook buiten de balie werkt.
Stem de rekening af voordat u de terminal aanbiedt
Maak één medewerker verantwoordelijk voor het bevestigen van de geleverde diensten, eventuele afgesproken extra's en eventuele al geregistreerde betalingen. Licht het eindbedrag toe aan de klant voordat u de terminal aanbiedt. Als eerder een aanbetaling is ontvangen, controleer dan de registratie daarvan in plaats van af te gaan op een notitie die alleen vermeldt dat de afspraak is bevestigd.
Houd het afronden van de afspraak en het afronden van de betaling gescheiden. Een afgeronde afspraak bewijst niet dat een kaartbetaling is geslaagd. Bepaal wie het resultaat op de terminal controleert, wie de bedrijfsadministratie bijwerkt en wie een onduidelijk resultaat afhandelt. Vraag de klant pas opnieuw te betalen nadat de eerste poging is gecontroleerd.
Test de connectiviteit op het daadwerkelijke betaalpunt
Test bij een vestiging in Radcliffe of elders in Greater Manchester de beoogde verbinding in de ruimtes waar betalingen zullen plaatsvinden. Een verbinding die naast de router werkt, kan achter binnenmuren anders presteren. Controleer welke verbindingstypen het voorgestelde apparaat ondersteunt en of verplaatsing tussen ruimtes invloed heeft op de bruikbaarheid.
Vraag bij dienstverlening op locatie naar de vereisten voor netwerkdekking en de beschikbare opties wanneer er geen verbinding is. Ga er niet van uit dat een apparaat offline betalingen kan accepteren. Spreek een noodprocedure af die medewerkers rustig kunnen uitleggen, inclusief hoe ze een transactie met een onduidelijke status kunnen controleren en waar ze ondersteuning kunnen krijgen.
- Maak een overzicht van de balie, ruimtes en bezoeklocaties waar betaald moet kunnen worden.
- Controleer de verbindingsvereisten, oplaadmogelijkheden en beschikbaarheid van apparaten.
- Vraag hoe u na een verbroken verbinding de uitkomst van een betaling kunt opvragen.
Praktijkvoorbeeld: twee afspraken die tegelijk eindigen
Hypothetisch voorbeeld: een schoonheidssalon in Radcliffe heeft twee behandelaars en één receptionist. Twee behandelingen zijn tegelijk klaar terwijl er een andere klant binnenkomt. De salon kiest voor afrekenen bij de receptie, omdat de receptionist de rekening kan controleren en een vervolgafspraak kan inplannen. Elke behandelaar geeft de gegevens van de uitgevoerde behandeling door voordat de klant naar de balie wordt verwezen.
Tijdens een oefenronde stelt een klant een vraag over een toegevoegde behandeling. De receptionist stemt het bedrag af voordat de betaling wordt gestart, terwijl de andere behandelaar de binnenkomende klant helpt. Het proces is geslaagd als elke rekening overeenkomt met de afgesproken diensten, elke betaling een bevestigde uitkomst heeft en geen van beide klanten onnodig wordt gevraagd opnieuw te betalen.
Vergelijk naast de hardware ook de uitbetalingsvoorwaarden
Vraag wanneer bevestigde betalingen beschikbaar komen, wat de uitbetalingstermijn beïnvloedt en hoe kosten in rapportages worden weergegeven. Vraag ook hoe terugbetalingen, betwiste betalingen en nog niet uitbetaalde transacties worden getoond. Een geslaagde transactie op de betaalterminal en de ontvangst van het geld op uw rekening zijn verschillende fasen; medewerkers moeten die van elkaar kunnen onderscheiden.
NeroPay biedt betaalterminals en betaaldiensten aan. Bij een NeroPay-betaalterminal die hiervoor in aanmerking komt, kan de software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking inbegrepen zijn zonder extra abonnementskosten voor de software. Terminalkosten, kosten voor betalingsverwerking, toelatingscriteria en toepasselijke voorwaarden blijven gelden. De volgende stap is om uw afrekenproces met het team te delen en de apparaatopties, beschikbaarheid, prijzen en eventueel vereiste integraties te bevestigen.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Moet elke behandelaar een eigen betaalterminal hebben?
Niet noodzakelijk. Weeg de behoefte om gelijktijdig af te rekenen af tegen het werk dat nodig is om apparaten te delen, op te laden en terug te vinden. Bevestig de beschikbare opties en kosten voordat u een beslissing neemt.
Werkt een betaalterminal mijn boekingen automatisch bij?
Ga daar niet van uit. Controleer of er een ondersteunde koppeling tussen boekingsgegevens en betalingen is, en hoe medewerkers daarbij omgaan met aanbetalingen, correcties en mislukte pogingen.
Wat moeten medewerkers doen als het resultaat van een betaling onduidelijk is?
Controleer de transactiegegevens volgens de afgesproken procedure voordat u het opnieuw probeert. Neem contact op met het ondersteuningsteam van de betaaldienst als de uitkomst onduidelijk blijft.