Stem de terminal af op het verloop van de afspraak
Een receptiebalie biedt medewerkers een vaste plek om de dienst te bevestigen, de betaling af te handelen en een betaalbewijs aan te bieden. Er kan echter ook een wachtrij ontstaan als meerdere afspraken tegelijk eindigen. De terminal naar de klant brengen kan geschikt zijn voor diensten waarbij de klant blijft zitten of voor afzonderlijke behandelkamers, maar medewerkers hebben nog steeds een betrouwbare manier nodig om de betaling aan de juiste afspraak te koppelen.
Vraag voor bezoeken buiten uw bedrijfslocatie welke draagbare apparaten en verbindingsmogelijkheden beschikbaar zijn. Vergelijk de benodigde batterijduur, de mogelijkheden om het apparaat mee te nemen en de toegang tot betalingsgegevens achteraf. NeroPay biedt betaalterminals en betaaldiensten; bevestig de ondersteunde apparaten, beschikbaarheid en commerciële voorwaarden met het team voordat u een keuze maakt.
Test de verbinding waar daadwerkelijk wordt betaald
Beoordeel de verbinding niet alleen vanaf de receptiebalie. In een behandelkamer achterin, een studio op de bovenverdieping of op het adres van een klant kunnen de omstandigheden anders zijn. Vraag of de voorgestelde terminal gebruikmaakt van wifi, een mobiele verbinding of een andere ondersteunde verbinding, en wat er gebeurt als die verbinding wegvalt.
Vraag om een demonstratie van de mogelijkheden om de transactiestatus op het voorgestelde apparaat te controleren. Medewerkers moeten weten hoe zij kunnen vaststellen of een betaling is voltooid voordat zij de klant vragen het opnieuw te proberen. Ga er niet van uit dat offline betalingen of automatisch schakelen tussen verbindingen worden ondersteund.
- Maak een overzicht van alle locaties waar u betalingen wilt aannemen.
- Test de voorgestelde verbinding waar mogelijk op die locaties.
- Spreek af met wie medewerkers contact moeten opnemen als het resultaat van een betaling onduidelijk blijft.
Sluit de dag af op basis van afspraken, niet op basis van uw geheugen
Een afspraak die als afgerond is gemarkeerd, is niet noodzakelijk betaald, en het totaal op de terminal alleen verklaart niet elke boeking. Vergelijk vóór de dagafsluiting de afgeronde afspraken met de vastgelegde betalingsresultaten. Houd contante betalingen, kaartbetalingen, aanbetalingen en openstaande bedragen van elkaar gescheiden voor zover deze op uw bedrijf van toepassing zijn.
Gebruik een vaste referentie in uw eigen administratie, zodat een andere bevoegde collega het verloop kan volgen. Ga er niet van uit dat boekings- en terminalgegevens automatisch worden gesynchroniseerd: vraag welke koppelingen worden ondersteund. Leg onopgeloste punten vast in plaats van bedragen te wijzigen alleen om de totalen kloppend te maken.
- Controleer afgeronde afspraken en de bijbehorende verwachte openstaande bedragen.
- Vergelijk geregistreerde kaartbetalingen met het beschikbare transactieoverzicht van de terminal.
- Controleer terugbetalingen, mislukte pogingen en onduidelijke uitkomsten afzonderlijk.
- Noteer elk onverklaard verschil, wie verantwoordelijk is voor de opvolging en wat de volgende controle is.
Praktijkvoorbeeld: een betaling ontbreekt in de afspraakregistratie
Hypothetisch voorbeeld: een schoonheidssalon in Prestwich rondt acht afspraken af. Eén klant moet nog €45 betalen na een eerdere aanbetaling van €15 voor een behandeling van €60. Het terminaloverzicht toont een geslaagde betaling van €45, maar in de afspraakregistratie staat nog €45 open omdat de receptionist werd onderbroken.
Bij de dagafsluiting controleert de leidinggevende de afspraakreferentie, het bedrag, het tijdstip en de beschikbare transactiegegevens voordat de interne registratie wordt gecorrigeerd. De klant wordt niet gevraagd opnieuw te betalen alleen omdat de boeking nog als onbetaald staat. Het resultaat is controleerbaar: voor elke afgeronde afspraak is de betaalstatus verklaard en voor elk resterend verschil is een vervolgactie vastgelegd.
Stel vragen over uitbetalingen voordat u aanbiedingen vergelijkt
De dagelijkse kaartomzet en het bedrag dat op uw bankrekening binnenkomt, moeten afzonderlijk worden afgestemd. Vraag naar uitbetalingstermijnen, afsluitmomenten, weekenden, hoe kosten worden weergegeven en hoe terugbetalingen worden verwerkt in de verstrekte overzichten. Controleer welke rapporten beschikbaar zijn in plaats van aan te nemen dat het terminaltotaal van vandaag overeenkomt met de bankbijschrijving van morgen.
Als u ook boekings- of kassasoftware nodig hebt, vraag dan naar de voorwaarden om hiervoor in aanmerking te komen. Bij een NeroPay-betaalterminal die aan de voorwaarden voldoet, kan software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking worden inbegrepen zonder extra abonnementskosten voor de software. Terminalkosten, kosten voor betalingsverwerking, toelatingscriteria en toepasselijke voorwaarden blijven van toepassing. Bespreek met het team of de oplossing geschikt is en welke koppelingen eventueel nodig zijn.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Kan één terminal worden gebruikt bij de receptie en in de behandelkamers?
Dat is mogelijk, afhankelijk van het apparaat, de verbinding en de toegang voor medewerkers. Controleer of het verplaatsen vertragingen veroorzaakt wanneer afspraken tegelijk eindigen en bevestig welke mogelijkheden het voorgestelde apparaat biedt.
Moeten we een betaling opnieuw uitvoeren als de melding op het scherm onduidelijk is?
Controleer eerst de transactiestatus via de door de aanbieder ondersteunde procedure. Blijft de uitkomst onzeker, volg dan de afgesproken ondersteuningsprocedure in plaats van aan te nemen dat de betaling is mislukt.
Betekent het afsluiten van de terminal dat het geld is uitbetaald?
Ga daar niet van uit. Controleer de afsluit- en uitbetalingsprocedures van de aanbieder en stem vervolgens de transactiegegevens en bankontvangsten afzonderlijk af.