Afrekenen bij de receptie of betalen aan de stoel?
Met een terminal bij de receptie hebben medewerkers één plek om het eindbedrag van de behandeling te controleren, verkoopproducten toe te voegen en de volgende afspraak in te plannen. Daar staat mogelijke drukte tegenover: vertrekkende klanten kunnen dezelfde ruimte delen met binnenkomende klanten, vooral wanneer langere seizoensbehandelingen kort na elkaar eindigen.
Met een draagbare terminal kan een klant mogelijk bij een kappersstoel of behandeltafel betalen, als het gekozen apparaat en de verbinding deze werkwijze ondersteunen. Betalen buiten de receptie vereist wel een duidelijke overdracht, zodat een productaankoop of gewijzigde behandeling niet over het hoofd wordt gezien. Vraag welke terminalopties geschikt zijn voor uw pand, in plaats van ervan uit te gaan dat elk apparaat overal werkt.
Test de verbinding op de plekken waar klanten gaan betalen
Controleer de voorgestelde verbinding op de daadwerkelijke betaalplekken, niet alleen naast de router. In een behandelruimte achterin, op een andere verdieping of bij een werkplek achter een scheidingswand kan de verbinding anders zijn dan bij de receptie. Controleer of de voorgestelde terminal wifi, een mobiele verbinding of een andere verbinding gebruikt en welke aanvullende voorzieningen daarvoor nodig zijn.
Spreek vóór de seizoensdrukte af wat medewerkers moeten doen als een betaling in behandeling blijft of de verbinding wegvalt. Controleer de transactiestatus voordat u opnieuw probeert af te rekenen en volg daarbij de richtlijnen van de aanbieder. Houd de contactgegevens van de klantenservice bij de hand en vraag welke informatie deze nodig heeft, zonder gevoelige kaartgegevens vast te leggen.
- Maak een lijst van de plekken waar medewerkers betalingen verwachten te ontvangen.
- Vraag het team om bevestiging van de ondersteunde verbindingen en oplaadmogelijkheden.
- Spreek af wie wordt ingeschakeld als een transactieresultaat onduidelijk blijft.
Een afrekenplan voor de seizoensdrukte in een fictieve salon
Hypothetisch voorbeeld: een salon in Hazel Grove plant twee kleurbehandelingen en een manicure die op een drukke decembermiddag binnen tien minuten na elkaar eindigen. De receptie moet ook de volgende klanten verwelkomen. De eigenaar overweegt om alle betalingen bij de receptie te laten plaatsvinden of een ondersteunde mobiele betaalterminal aan te vragen als extra betaalpunt bij drukte.
De salon kiest de receptie als standaardbetaalpunt, waarbij één aangewezen stylist zo nodig betalingen bij drukte afhandelt. Voordat deze stylist afrekent, stemt die de uitgevoerde behandelingen en verkochte producten af met de receptie. Na de betaling meldt de stylist het resultaat, zodat dit bij de afspraak kan worden vastgelegd. Dit is een werkwijze voor medewerkers, geen veronderstelde software-integratie.
- Oefen vóór de drukke periode met klanten die ongeveer tegelijk vertrekken.
- Controleer of elke voltooide betaling overeenkomt met één afspraak en het afgesproken totaalbedrag.
- Pas de overdracht aan als medewerkers niet kunnen vaststellen of een klant al heeft betaald.
Maak onderscheid tussen betaalbevestiging en uitbetaling
Een geslaagde kaartbetaling en de ontvangst van het geld op uw zakelijke rekening zijn verschillende stappen. Vraag naar uitbetalingsschema’s, uiterste verwerkingstijden, weekenden en feestdagen, en naar verwerkingskosten en eventuele inhoudingen die in de rapportages worden vermeld. Plan seizoensgebonden betalingen aan leveranciers niet op basis van een veronderstelde uitbetalingsdatum.
Bepaal wie voltooide transacties met de uitbetalingsoverzichten vergelijkt en verschillen onderzoekt. Neemt uw salon aanbetalingen aan, verkoopt u producten of biedt u terugbetalingen aan? Vraag dan hoe deze transacties in de beschikbare rapportages worden weergegeven. Bevestig voor elk type de ondersteunde werkwijze, in plaats van ervan uit te gaan dat de terminal het volledige openstaande bedrag van de boeking beheert.
Vraag om een opstelling die bij uw salon past
Geef het team van NeroPay een korte beschrijving van uw afsprakenpatroon op piekmomenten, de locaties waar wordt betaald en de benodigde overdracht tussen medewerkers. Vraag het team om geschikte apparaten, verbindingsmogelijkheden, ondersteuningsafspraken, prijzen en uitbetalingsvoorwaarden te bevestigen voordat u zich vastlegt.
Als u ook software voor de receptie overweegt: NeroPay biedt NeroPOS/ePOS en NeroBooking. Bij een betaalterminal van NeroPay die hiervoor in aanmerking komt, kan software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking worden inbegrepen zonder extra abonnementskosten voor de software. Terminalkosten, kosten voor betalingsverwerking, toelatingscriteria en toepasselijke voorwaarden blijven van toepassing. Bevestig de beschikbaarheid van producten en eventuele benodigde integraties afzonderlijk.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Heeft een kleine salon meer dan één betaalterminal nodig?
Niet per se. Controleer eerst of klanten die ongeveer tegelijk vertrekken voor vertraging zorgen. Een duidelijkere overdracht tussen medewerkers kan het probleem oplossen; vraag alleen naar extra hardware als de werkwijze daar aanleiding toe geeft.
Kunnen we ook buiten de receptie betalingen aannemen?
Mogelijk, afhankelijk van de ondersteunde terminal en de verbindingsmogelijkheden. Beschrijf de beoogde locaties aan het team en laat bevestigen of deze geschikt zijn voordat u een apparaat kiest.
Hoe weten we of de werkwijze klaar is voor gebruik?
Oefen met afspraken die ongeveer tegelijk eindigen. De werkwijze is geslaagd als medewerkers het juiste totaalbedrag kunnen vaststellen, het betaalresultaat kunnen bevestigen en dit aan de afspraak kunnen koppelen, zonder dubbele betaalpogingen of onduidelijke overdrachten.