Breng de kosten in kaart op basis van afgeronde afspraken
Begin met een representatieve periode uit uw eigen administratie. Noteer de afgeronde afspraken, ontvangen kaartbetalingen, het aantal betalingen en rustigere periodes. Voor een bedrijf met minder, maar grotere betalingen kan de kostenverhouding anders uitvallen dan voor een bedrijf met veel kleine afspraken.
Vraag om een schriftelijke specificatie van de terminalkosten, transactieverwerkingskosten en eventuele andere toepasselijke kosten. Laat de contractduur, opzeggingsvoorwaarden en kosten voor terugbetalingen bevestigen. Vergelijk offertes op basis van dezelfde bedrijfsactiviteit, in plaats van uw keuze op één geadverteerd tarief te baseren.
Bepaal op welk moment tijdens de afspraak de betaling plaatsvindt
Een vast afrekenpunt bij de receptie houdt de verantwoordelijkheid op één plek, maar er kan een wachtrij ontstaan wanneer afspraken tegelijk eindigen. Door een terminal naar een stoel of gesprekstafel te brengen, hoeft de klant niet nog ergens anders langs. Medewerkers hebben dan wel een duidelijke werkwijze nodig voor het delen, opladen en terugbrengen van de terminal.
Controleer voor afspraken buiten uw bedrijfslocatie welke verbindingen worden ondersteund, hoelang de batterij naar verwachting meegaat en hoe de dekking is op de locaties die u bezoekt. Vraag welke apparaten en verbindingsopties beschikbaar zijn; ga er niet van uit dat elke terminal elke opstelling ondersteunt. Test de verbinding op de daadwerkelijke betaalplek, niet alleen bij de receptie.
Houd de afsprakenadministratie en betalingen gescheiden
Bepaal wie het verschuldigde bedrag bevestigt, wie de betaling aanneemt en wie de afspraakgegevens bijwerkt. Als u met aanbetalingen werkt, moeten medewerkers het resterende saldo kunnen zien voordat ze om betaling vragen. Een bevestigde boeking mag niet worden gezien als bewijs dat de betaling is ontvangen.
NeroPay biedt betaalterminals en boekingssoftware van NeroBooking aan. Bij een in aanmerking komende betaalterminal van NeroPay kan software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking zonder extra abonnementskosten voor de software worden inbegrepen. Terminalkosten, kosten voor betalingsverwerking, deelnamevoorwaarden en toepasselijke voorwaarden blijven gelden. Vraag het team welke werkprocessen en integraties worden ondersteund, in plaats van ervan uit te gaan dat gegevens worden gesynchroniseerd.
Praktijkvoorbeeld: één vaste terminal of een gedeelde mobiele werkwijze?
Hypothetisch voorbeeld: een salon in Dukinfield heeft twee behandelaars van wie de afspraken vaak tegelijk eindigen. De eigenaar vergelijkt uitsluitend afrekenen bij de receptie met betalen bij de behandelstoel. Afrekenen bij de receptie zorgt voor een vaste werkwijze, terwijl betalen bij de behandelstoel het aantal overdrachten kan verminderen, maar vereist dat beide behandelaars het apparaat beheren.
De eigenaar brengt één representatieve week in kaart en noteert het aantal betalingen, de wachttijd bij het afrekenen en de momenten waarop medewerkers de terminal niet kunnen vinden. Vervolgens vergelijkt de eigenaar de schriftelijke kostenopgaven voor geschikte opties. Een proef is geslaagd als elke afgeronde afspraak een bijbehorende betalingsregistratie heeft, medewerkers weten wie het apparaat heeft en klanten niet herhaaldelijk naar een andere plek worden gestuurd om te betalen.
Controleer wanneer ontvangsten beschikbaar zijn
De goedkeuring van een betaling en de uitbetaling zijn verschillende fasen. Vraag wanneer het geld naar verwachting op uw opgegeven rekening staat, welke invloed weekenden en feestdagen op die termijn hebben en of bepaalde voorwaarden de uitbetaling kunnen vertragen. Baseer uw uitgavenplanning niet op een veronderstelde ontvangstdatum.
Vraag voordat u een beslissing neemt hoe u ontvangsten, kosten en terugbetalingen kunt afstemmen op de ontvangen bedragen. De volgende stap is om NeroPay uw gebruikelijke afsprakenpatroon, betaallocaties en recente betalingstotalen te sturen. Vraag vervolgens om een kostenspecificatie en bevestiging van geschikte apparaten, beschikbaarheid en commerciële voorwaarden.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Moet ik een terminal uitsluitend op basis van het verwerkingstarief kiezen?
Nee. Vergelijk apparatuurkosten, toepasselijke kosten en contractvoorwaarden op basis van dezelfde betalingsactiviteit. Bekijk ook of de werkwijze bij het afrekenen vermijdbaar extra werk voor medewerkers oplevert.
Kan één terminal voor meerdere behandelkamers worden gebruikt?
Dat kan bij uw werkwijze passen, maar controleer de mogelijkheden van het apparaat en test de verbinding in elke kamer. Spreek af waar het apparaat wordt bewaard, wie het meeneemt en hoe medewerkers omgaan met gelijktijdige afrekenmomenten.
Is boekingssoftware bij elke terminal inbegrepen?
Er geldt geen algemene toezegging dat software is inbegrepen. Software van NeroBooking kan zonder extra abonnementskosten voor de software worden inbegrepen bij een in aanmerking komende betaalterminal van NeroPay. Terminalkosten, verwerkingskosten en toepasselijke voorwaarden blijven gelden.