1. Bepaal waar klanten afrekenen
Bij een bemande receptie geeft afrekenen aan de balie één persoon een duidelijk overzicht van afgeronde afspraken en productaankopen. Daar staat tegenover dat klanten mogelijk moeten wachten wanneer de receptie telefoontjes beantwoordt of nieuwe klanten ontvangt. Bepaal wie het overneemt als de receptionist niet beschikbaar is.
Betalen bij de stoel of behandeltafel kan een extra bezoek aan de receptie voorkomen, maar medewerkers hebben een vaste werkwijze nodig om het eindbedrag te bevestigen en vast te leggen dat de betaling is afgerond. Werkt u ook op tijdelijke locaties of bij klanten buiten de salon, vermeld die locaties dan bij uw aanvraag. Ga er niet van uit dat een terminal of verbinding die binnen geschikt is, ook geschikt is voor mobiel werken.
- Breng het proces van afgeronde behandeling tot bevestigde betaling in kaart.
- Kies een vaste afrekenplek en wijs een verantwoordelijke aan.
- Maak een overzicht van eventuele extra locaties waar betalingen mogelijk moeten zijn.
2. Controleer de verbindingen voordat u hardware kiest
Vraag welke verbindingsmogelijkheden de voorgestelde betaalterminal ondersteunt en wat uw salon daarvoor moet regelen. Controleer de verbinding bij de daadwerkelijke receptiebalie, de knip- en stylingplekken en de behandelkamers, in plaats van uit te gaan van een verbinding vlak bij de router. Muren en de indeling kunnen ervoor zorgen dat de verbinding per betaalplek verschilt.
Vraag bij mobiel gebruik naar het opladen, de verwachte gebruiksvereisten en wat er gebeurt als de verbinding wegvalt. Bevestig welke kaarten en betaalmethoden voor uw Duitse onderneming worden ondersteund, waaronder methoden waar klanten regelmatig naar vragen. NeroPay biedt betaalterminals en betaaldiensten aan, maar de beschikbaarheid van apparaten en ondersteunde functies moeten bij het team worden bevestigd.
- Bepaal waar geschikte stroom- en oplaadpunten beschikbaar zijn, uit de buurt van natte werkplekken.
- Bespreek de verbindingsvereisten en eventuele back-upmogelijkheden.
- Vraag hoe u na een onderbreking de betaalstatus kunt controleren voordat u opnieuw probeert af te rekenen.
3. Geef medewerkers één duidelijke afrekenprocedure
Spreek af hoe medewerkers het eindbedrag samenstellen: de behandeling, afgesproken extra's en verkoopproducten. De klant moet dit totaalbedrag begrijpen voordat de betaling begint. Bepaal daarnaast hoe medewerkers omgaan met verzoeken rond bijvoorbeeld fooien, gesplitste betalingen of terugbetalingen, en bevestig wat de voorgestelde oplossing daadwerkelijk ondersteunt.
Wilt u naast betalingen ook boekings- of kassasoftware gebruiken, bespreek die werkwijze dan vóór de aanschaf. Bij een daarvoor in aanmerking komende betaalterminal van NeroPay kan software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking inbegrepen zijn zonder extra abonnementskosten voor de software. Terminalkosten, kosten voor betalingsverwerking, toelatingscriteria en toepasselijke voorwaarden blijven gelden. Controleer welke koppeling tussen de systemen nodig is, in plaats van aan te nemen dat afspraakgegevens of totaalbedragen automatisch worden overgezet.
- Controleer het afgesproken totaalbedrag samen met de klant.
- Controleer het betaalresultaat voordat u de afspraak als betaald markeert.
- Volg de afgesproken procedure voor betaalbewijzen en registreer elke betaling die nog niet is opgehelderd.
4. Maak afspraken over uitbetalingen en dagelijkse controles
Een geslaagde betaling en de ontvangst van het geld op uw opgegeven rekening zijn twee afzonderlijke stappen. Vraag voordat u een overeenkomst aangaat naar uitbetalingstermijnen, uiterste verwerkingstijden, weekenden, toepasselijke inhoudingen en hoe correcties worden weergegeven. Vraag naar de voorwaarden die gelden voor uw onderneming in Duitsland, in plaats van uw planning te baseren op regelingen in een andere markt.
Bepaal wie aan het einde van de dag de afgeronde afspraken met de betaalgegevens vergelijkt. Vraag welke rapportages beschikbaar zijn en hoe medewerkers een ontbrekende, geweigerde of onzekere transactie kunnen onderzoeken. Een nuttig controlepunt is dat voor elke afgeronde afspraak duidelijk is wat de betaalstatus is en dat voor elk verschil een verantwoordelijke is aangewezen die dit opvolgt.
5. Oefen een realistische afrekensituatie in de salon
Hypothetisch voorbeeld: een salon met twee kappersstoelen in Bernau bei Berlin laat klanten normaal gesproken bij de receptie afrekenen, maar de receptionist neemt ook telefonische boekingen aan. De eigenaar kiest de receptie als belangrijkste betaalpunt en vraagt of een ondersteunde mobiele betaalterminal als alternatief bij de kappersstoel kan worden gebruikt.
Vóór de ingebruikname oefent de eigenaar een behandeling met een productaankoop, bevestigt het totaalbedrag, voert een door de aanbieder goedgekeurde betaaltest uit en controleert de bijbehorende registratie. In een tweede oefening valt de verbinding weg: medewerkers oefenen om eerst de transactiestatus te controleren, in plaats van de klant direct te vragen opnieuw te betalen. Elk onduidelijk resultaat wordt vóór regulier gebruik aan de ondersteuning voorgelegd.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Moet elke kapper een eigen betaalterminal hebben?
Niet per se. Kijk eerst naar overlappende afrekenmomenten en de verantwoordelijkheden van medewerkers. Bespreek extra apparaten als het delen ervan de dienstverlening zou verstoren; bevestig de kosten en de afspraken over rapportages.
Kunnen we ook buiten de salon betalingen accepteren?
Beschrijf aan NeroPay hoe u mobiel gebruik voor ogen heeft. De geschiktheid hangt af van het beschikbare apparaat, de verbinding, de ondersteunde diensten en de toepasselijke voorwaarden.
Wat moeten we vragen over de uitbetaling?
Vraag wanneer het geld naar verwachting wordt ontvangen, welke bedragen mogelijk worden ingehouden, hoe niet-werkdagen de termijn beïnvloeden en waar u terechtkunt om een betaling te laten onderzoeken die niet zoals verwacht is bijgeschreven.