1. Eén artikel lijkt niet te kloppen: controleer eerst om welk artikel het gaat
Begin bij het artikel in het schap en ga niet alleen op de naam af. Achter vergelijkbare omschrijvingen kunnen verschillende maten, kleuren, verpakkingsaantallen of oudere artikelregistraties schuilgaan. Vergelijk de code op het product of de verpakking met de registratie die bij de kassa wordt gebruikt. Als u barcodes gebruikt, controleer dan welk artikel de gescande code daadwerkelijk selecteert.
NeroPOS biedt product- en orderbeheer, varianten, voorraadgerelateerde functies en processen voor goederenontvangst. Hoe die functies op een bepaald artikel of een bepaalde variant van toepassing zijn, moet u in uw installatie controleren. Ga er niet van uit dat twee varianten dezelfde voorraad delen of elk een afzonderlijke voorraad hebben zonder de instellingen te controleren.
- Noteer de artikelcode, omschrijving, variant en eenheid die wordt geteld.
- Controleer op vergelijkbare of dubbele artikelregistraties.
- Ga na of aantallen betrekking hebben op losse artikelen, verpakkingen of een andere eenheid.
2. De telling blijft veranderen: bepaal een duidelijk peilmoment
Een telling die wordt uitgevoerd terwijl klanten aankopen doen en medewerkers leveringen uitpakken, kan nauwkeurig zijn en toch afwijken van een latere kassaregistratie. Noteer het tijdstip van de telling en breng alle voorraadmutaties tussen dat tijdstip en het moment van de geregistreerde hoeveelheid in kaart. Het tijdelijk apart houden van getelde voorraad kan helpen, zolang dit de veilige toegang of de normale klantenservice niet belemmert.
Tel het artikel opnieuw en onafhankelijk, inclusief de relevante schappen, opslagruimtes en voorraad die voor bestellingen apart is gezet. Houd verkoopbare voorraad gescheiden van beschadigde goederen en klantretouren die nog moeten worden gecontroleerd. De fysieke locatie geeft aan waar een artikel zich bevindt; de status bepaalt of het meetelt in de hoeveelheid die u vergelijkt.
- Noteer het tijdstip van de telling en het tijdstip waarop het kassasaldo betrekking heeft.
- Tel alle relevante locaties opnieuw, zonder uit te gaan van het eerste resultaat.
- Maak een overzicht van verkopen, leveringen en andere voorraadmutaties tussen de twee tijdstippen.
3. Het verschil blijft bestaan: reconstrueer de voorraadmutaties
Gebruik de laatste betrouwbare telling als uitgangspunt. Tel bevestigde ontvangen voorraad erbij op, trek verkochte of anderszins afgevoerde voorraad ervan af en beoordeel retouren en correcties op basis van wat er fysiek is gebeurd. Werk met de beschikbare administratie in plaats van op uw geheugen te vertrouwen. Dat een levering bij de winkel aankomt, bewijst niet dat de hoeveelheid correct is ingevoerd. Ook bewijst een terugbetaling niet dat het artikel weer aan de verkoopbare voorraad is toegevoegd.
Controleer relevante transacties afzonderlijk: artikelidentificatie, hoeveelheid, tijdstip en status. Zoek in de beschikbare administratie naar geannuleerde bestellingen, omruilingen, dubbele invoer en correcties. Bestellingen via NeroWeb kunnen de bestaande workflow voor orderafhandeling gebruiken, maar dit betekent niet dat de voorraad automatisch via elk kanaal wordt bijgewerkt. Controleer welke gebeurtenis in het bestelproces in uw configuratie invloed heeft op de voorraad en voorkom dat u dezelfde bestelling dubbel telt.
- Vergelijk de leveringsdocumenten met de daadwerkelijk ontvangen en geregistreerde hoeveelheid.
- Ga de verkopen en retouren van het betreffende artikel binnen de onderzoeksperiode na.
- Controleer handmatige correcties en de redenen daarvoor aan de hand van de beschikbare administratie.
4. Een tekort van zes stuks: een hypothetisch voorbeeld
Hypothetisch voorbeeld: een winkelier telt 18 notitieboeken, terwijl de kassa 24 aangeeft. De artikelidentificatie en teleenheid komen overeen. De vorige gecontroleerde telling was 30, en de winkelier vindt zes verkopen die daarna hebben plaatsgevonden. Dat verklaart het geregistreerde saldo van 24, maar niet de fysieke telling van 18.
De winkelier vindt vervolgens een notitie waaruit blijkt dat zes notitieboeken met waterschade uit het schap zijn gehaald. Ze liggen nog in een aparte doos om te worden weggegooid, en er is geen bijbehorende voorraadcorrectie geregistreerd. Het verschil is nu verklaard: in de kassaregistratie en bij de telling werden die zes artikelen verschillend behandeld.
Voordat de winkelier iets wijzigt, controleert deze hoe beschadigde voorraad in de gebruikte configuratie moet worden geregistreerd. Zodra de goedgekeurde correctie is uitgevoerd, is het zichtbare controlepunt dat zowel de telling van de verkoopbare voorraad als de bijbehorende registratie op hetzelfde peilmoment 18 aangeven, met een vastgelegde reden. Een onverklaarde correctie van min zes zou de cijfers gelijk hebben getrokken zonder het probleem in de werkwijze op te lossen.
5. Corrigeer een bekende oorzaak of leg een onverklaard verschil voor aan de verantwoordelijke
Als uit de gegevens blijkt dat er sprake is van een niet-geregistreerde ontvangst, een onjuiste hoeveelheid of een niet-geregistreerde afvoer, laat de verantwoordelijke persoon de correctie dan beoordelen. Bewaar de oorspronkelijke telling, onderbouwende referenties en de reden bij elkaar. Verwijder of overschrijf geen bewijsmateriaal alleen om de totalen gelijk te trekken. Controleer het betreffende artikel vervolgens opnieuw na de volgende reguliere voorraadmutatie.
Als de oorzaak onduidelijk blijft, stop dan met speculatieve correcties en vraag uw systeembeheerder of contactpersoon voor ondersteuning om onderzoek te doen. Vermeld de betreffende artikelidentificatie, de verwachte en vastgestelde hoeveelheden, het tijdstip van de telling, relevante bestel- of ontvangstverwijzingen en de controles die al zijn uitgevoerd. Vraag voor NeroPOS het team om de daadwerkelijke voorraadinstellingen, de verwerking van bestellingen en eventuele ondersteunde koppelingen in uw installatie te bevestigen.
- Wijs één persoon aan om de correctie goed te keuren en vast te leggen.
- Beschrijf bij escalatie één reproduceerbaar voorbeeld in plaats van een algemene klacht.
- Controleer of de volgende voorraadmutatie de verwachte wijziging in het aantal oplevert.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Moet ik het voorraadaantal direct aanpassen?
Bewaar de oorspronkelijke aantallen en doe eerst onderzoek. Als een dringende correctie nodig is om de verkoop voort te zetten, leg dan het tijdstip van de telling, de reden en de goedkeuring vast, zodat het onderliggende verschil nog kan worden onderzocht.
Neemt de voorraad altijd toe bij een terugbetaling aan een klant?
Ga daar niet van uit. Controleer of het artikel fysiek is teruggekomen, of het verkoopbaar is en hoe uw installatie die transactie verwerkt. Een terugbetaling en een voorraadretour zijn verschillende gebeurtenissen.
Werken online bestellingen automatisch alle voorraadgegevens bij?
Dat hangt af van de daadwerkelijke configuratie. Bestellingen via NeroWeb kunnen de bestaande workflow voor orderafhandeling gebruiken, maar controleer waar de voorraad wordt bijgehouden en welke gebeurtenissen deze wijzigen voordat u vertrouwt op voorraadaantallen over verschillende verkoopkanalen heen.
Wat moet ik naar de ondersteuning sturen?
Stuur de artikelidentificatie, opties, aantallen, tijdstippen en relevante transactiereferenties via het afgesproken ondersteuningskanaal. Vermeld welke controles u hebt uitgevoerd en deel geen onnodige klantgegevens.