1. Stel de oorspronkelijke bestelling vast voordat u de levering registreert
Begin met de overeengekomen bestelling van de klant, niet met de picklijst of wat de chauffeur zich herinnert. Controleer het klantaccount, de bestelreferentie, artikelomschrijvingen, aantallen en eenheden. Tien dozen en tien losse artikelen zijn verschillende instructies, ook als de productomschrijving identiek lijkt.
Houd de oorspronkelijke aantallen beschikbaar als uitgangspunt. Als de klant de bestelling wijzigt, maak dan onderscheid tussen die wijziging en een tekort: een artikel dat in overleg is geannuleerd, is niet hetzelfde als een artikel dat nog geleverd moet worden. Als dat onderscheid niet duidelijk in de werkregistratie kan worden weergegeven, houd dan een aanvullende registratie bij volgens het afgesproken proces van uw team.
- Zoek de overeengekomen bestelling op en controleer eventuele latere wijzigingen van de klant.
- Controleer de maateenheid voor elke betrokken orderregel.
- Bepaal wie na de levering de openstaande aantallen bijhoudt.
2. Controleer hoe uw ingeschakelde documentproces werkt
NeroTrade ondersteunt groothandelsprocessen, waaronder pakbonnen, zakelijke klantaccounts, facturen, rekeningoverzichten, routes en incasso's. Controleer welke functies voor uw bedrijf zijn ingeschakeld voordat u een proces kiest. Deze mogelijkheden op zich zeggen niet of uw configuratie openstaande aantallen bij een bestelling bewaart, meerdere pakbonnen aan één bestelling koppelt of openstaande aantallen overdraagt.
Doorloop het daadwerkelijke proces met de persoon die verantwoordelijk is voor uw inrichting. Als gekoppelde documenten beschikbaar zijn, stel dan vast hoe referenties zichtbaar blijven. Als dat niet zo is, spreek dan een beheerde registratie van openstaande artikelen af die verwijst naar de oorspronkelijke bestelling en elke leveringsreferentie. Het doel is traceerbaarheid, niet een tweede bestelling die per ongeluk opnieuw kan worden uitgeleverd.
- Controleer hoe de oorspronkelijke bestelling behouden blijft nadat het eerste leveringsdocument is aangemaakt.
- Bevestig waar resterende hoeveelheden worden vastgelegd en gecontroleerd.
- Leg vast hoe correcties worden verwerkt zonder onduidelijk te maken wat er is gebeurd.
3. Registreer wat is aangekomen, niet alleen wat het magazijn heeft verlaten
Orderpicken, verzending en levering zijn afzonderlijke gebeurtenissen. De hoeveelheid die in een voertuig wordt geladen, hoeft niet gelijk te zijn aan de hoeveelheid die de klant accepteert. Leg het werkelijke resultaat vast, inclusief tekorten, geweigerde goederen of beschadigde artikelen, volgens het afgesproken proces. Houd de leverdatum en documentreferentie duidelijk, zodat latere vragen aan het juiste bezoek kunnen worden gekoppeld.
Hypothetisch voorbeeld: een café bestelt 12 dozen sap en acht dozen water onder bestelnummer W1042. Bij de eerste levering worden negen dozen sap en alle acht dozen water geaccepteerd. De oorspronkelijke bestelling blijft 12 en acht; de leveringsregistratie vermeldt negen en acht; de registratie van openstaande hoeveelheden vermeldt drie dozen sap. Verlaag de oorspronkelijke bestelling van sap niet naar negen en maak geen nieuwe, losstaande bestelling aan voor de resterende drie.
- Vergelijk de geaccepteerde hoeveelheden met de verzendregistratie.
- Leg elke afwijking vast, met de reden als die bekend is.
- Controleer of de bestelde hoeveelheid van elke bestelregel volledig is verantwoord als geleverd, openstaand of expliciet gewijzigd.
4. Leg voor de resterende artikelen een duidelijke vervolgactie vast
Een openstaande hoeveelheid vereist een verantwoordelijke en een besluit. Vraag of de klant de resterende artikelen later geleverd wil krijgen, wil afhalen of wil annuleren. Een nalevering kan de klant goed uitkomen, maar vereist afstemming met het team voor routeplanning; afhalen vereist een duidelijke overdracht; annulering vereist een expliciete wijziging in plaats van een ongemerkte aanpassing van het openstaande aantal.
In het hypothetische voorbeeld stemt het café ermee in de resterende drie dozen sap bij een latere levering te ontvangen. Leg die afspraak vast en bepaal wie dit regelt. Elk volgend leveringsdocument moet via de beschikbare workflow of een afgesproken kruisverwijzing naar de oorspronkelijke bestelling verwijzen. Vertel de klant wat nog openstaat en wat de volgende stap is, zonder een onbevestigde datum toe te zeggen.
- Bevestig voor elke openstaande bestelregel de voorkeur van de klant.
- Wijs een verantwoordelijke aan voor het regelen van de volgende levering of afhaling.
- Controleer de registratie van openstaande hoeveelheden voordat u een nalevering voorbereidt.
5. Stem de documenten op elkaar af voordat u de openstaande aantallen afsluit
Vraag de financiële administratie vóór het uitgeven van een factuur te bevestigen welke hoeveelheden en referenties deze volgens het afgesproken commerciële proces moet omvatten. Ga er niet van uit dat het aanmaken van een leverbon ook de juiste factuur aanmaakt of een rekeningoverzicht bijwerkt. Controleer hoe uw ingeschakelde workflow daadwerkelijk werkt, vooral wanneer de bestelling over meerdere bezoeken wordt geleverd.
De controle op een geslaagd resultaat is eenvoudig: een ander teamlid moet vanuit de oorspronkelijke bestelling elke hoeveelheid kunnen verklaren zonder de chauffeur iets te hoeven vragen. Voor W1042 betekent dit dat de eerste levering van negen dozen sap en de latere levering van drie terug te vinden zijn, zonder onverklaard restant. Uw volgende stap is om één voorbeeld van een gesplitste levering in uw eigen workflow te testen voordat u dit op daadwerkelijke bestellingen toepast.
- Koppel leveringsreferenties aan de oorspronkelijke bestelling en de bijbehorende factuurregistraties.
- Controleer of geleverde hoeveelheden niet dubbel zijn geteld.
- Sluit het openstaande restant pas af wanneer het door een levering of een afgesproken wijziging volledig is verantwoord.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Moeten we de oorspronkelijke bestelling aanpassen aan een gedeeltelijke levering?
Niet alleen omdat er minder goederen zijn aangekomen. Behoud de oorspronkelijke bestelling en leg de daadwerkelijke levering afzonderlijk vast. Behandel een met de klant afgesproken aanpassing als een afzonderlijke wijziging.
Neemt NeroTrade openstaande hoeveelheden automatisch over?
Bevestig dit met het team voor de configuratie die bij jou is ingeschakeld. Ondersteuning voor pakbonnen en facturen betekent op zichzelf niet dat openstaande orders automatisch worden verwerkt.
Wat als er een tekort wordt ontdekt nadat de documenten zijn uitgegeven?
Volg de afgesproken correctieprocedure, behoud de oorspronkelijke referentie en leg het verschil vast. Informeer degene die de openstaande aantallen bijhoudt en vraag de financiële administratie om de betreffende documenten te controleren.