1. Bepaal hoe de QR-betaling aansluit op je rekening
Begin met één duidelijk doel: een restaurantrekening afrekenen nadat een medewerker deze met de klant heeft gecontroleerd. Bepaal of medewerkers bij elke rekening een code aanbieden of een andere ondersteunde werkwijze gebruiken. Vraag NeroPay welke QR-opties beschikbaar zijn en hoe bedragen en referenties worden verwerkt. Ga er niet van uit dat een scan automatisch het actuele openstaande bedrag van een tafel ophaalt.
Bepaal wie verantwoordelijk is voor elke controle. Medewerkers moeten de definitieve rekening vaststellen en uitleggen wat de klant eventueel moet invoeren. De klant moet de betaalgegevens controleren voordat die de betaling autoriseert. Spreek ook af hoe je omgaat met gesplitste rekeningen, wijzigingen nadat de rekening is afgedrukt en klanten die liever op een andere manier betalen.
- Stem de beschikbaarheid van het product, ondersteunde apparaten, kosten en toepasselijke voorwaarden af met NeroPay.
- Leg vast of het bedrag en de referentie automatisch worden ingevuld of handmatig moeten worden ingevoerd.
- Wijs één medewerker aan die het proces vóór ingebruikname goedkeurt.
2. Help klanten de juiste betaalpagina te herkennen
Scan de goedgekeurde code voordat je iets afdrukt en controleer waar deze naartoe leidt. Leg de verwachte bestemming vast en de bedrijfsgegevens die klanten moeten zien. Een betaalpagina kan het webadres van een betaaldienstverlener gebruiken in plaats van de eigen website van je restaurant. Geef medewerkers daarom een juiste uitleg, in plaats van klanten te vertellen dat ze elke pagina met je logo kunnen vertrouwen.
Plaats een korte instructie naast de code: scan om te betalen, controleer de bedrijfsgegevens en vergelijk de betaling met uw rekening. Vraag klanten te stoppen en een medewerker aan te spreken als de betaalbestemming er onverwacht uitziet. Controleer tafelstandaards en bijlagen bij de rekening op beschadigde codes, vervangende stickers of een gewijzigde plaatsing; alleen het uiterlijk bewijst niet dat een code echt is.
- Scan elke gedrukte versie voordat u deze gebruikt.
- Controleer of klanten de instructies bij normale verlichting in het restaurant kunnen lezen.
- Geef medewerkers de goedgekeurde gegevens van de betaalbestemming, zodat zij vragen kunnen beantwoorden.
3. Controleer het bedrag en de referentie vóór de betaling
Het betaalbedrag moet overeenkomen met de rekening die de klant heeft afgesproken te betalen. Als de klant het bedrag handmatig invoert, vraag dan om de ponden en pence te controleren voordat deze verdergaat. Ook als er al een bedrag wordt weergegeven, moet dit met de rekening worden vergeleken. Licht eventuele wijzigingen in de rekening toe voordat u de klant vraagt de betaling goed te keuren.
Een betalingskenmerk moet medewerkers helpen de juiste rekening te herkennen zonder te hoeven gokken. Spreek een vaste indeling af op basis van de velden die uw gekozen configuratie ondersteunt. Alleen een tafelnummer kan onduidelijk zijn wanneer die tafel later opnieuw wordt gebruikt. Vraag klanten niet om onnodige persoonsgegevens in een veld voor het betalingskenmerk te zetten en controleer hoe deelbetalingen worden geregistreerd.
- Kies een vaste opbouw voor betalingskenmerken waarmee afzonderlijke rekeningen van elkaar te onderscheiden zijn.
- Neem een controle van het bedrag en het betalingskenmerk op in de uitleg die medewerkers over de betaling geven.
- Test een verkeerd getypt betalingskenmerk en een onjuist bedrag, zodat medewerkers weten wanneer zij moeten ingrijpen.
4. Oefen het hele proces met een fictieve rekening
Hypothetisch voorbeeld: een gezelschap aan tafel 12 gaat akkoord met een definitieve rekening van £64.80. Bij een configuratie waarin klanten zelf bedragen en betalingskenmerken kunnen invoeren, verstrekt de medewerker de goedgekeurde QR-code en vraagt de klant om £64.80 in te voeren met het afgesproken betalingskenmerk, T12-184. De klant scant, controleert de verwachte betaalbestemming en bedrijfsgegevens en vergelijkt vervolgens beide ingevoerde gegevens met de rekening voordat de betaling wordt goedgekeurd.
De klant wacht vervolgens op het resultaat en beschouwt het scannen niet als een voltooide betaling. De medewerker controleert de betaalstatus volgens de afgesproken interne procedure voordat de rekening als betaald wordt gemarkeerd. Als de klant of de medewerker een nog openstaande of onduidelijke status ziet, onderzoeken medewerkers dit voordat zij de klant vragen het opnieuw te proberen. Dit voorbeeld beschrijft een werkwijze die nog moet worden bevestigd, geen toezegging over specifieke schermvelden of functies van NeroPay.
- Vraag NeroPay hoe u veilig kunt testen voordat u echte klantbetalingen accepteert.
- Oefen zowel een geslaagde betaling als een betaling met een onduidelijk resultaat of een onderbreking.
- Controleer hoe medewerkers een betaling aan de juiste rekening kunnen koppelen.
5. Instrueer het team en controleer het verloop tijdens de eerste service
Geef medewerkers een korte uitleg die zij op een natuurlijke manier kunnen gebruiken: controleer uw rekening, scan deze code, controleer de bedrijfsgegevens, het bedrag en het betalingskenmerk en wacht vervolgens op de bevestiging. Maak duidelijk wie vragen over betalingen kan onderzoeken. Een screenshot of de mededeling van een klant dat deze heeft betaald, mag de afgesproken interne controle van de betaalstatus niet vervangen.
Houd de invoering tijdens de eerste bedieningsronde beheersbaar en bespreek eventuele onduidelijkheden achteraf. Let op onleesbare codes, onduidelijke betalingskenmerken en klanten die te vroeg aannemen dat de betaling is voltooid. Zorg voor een alternatieve betaalmethode voor iedereen die niet kan of wil scannen en controleer de getoonde codes opnieuw vóór de volgende bedieningsronde.
- Informeer elke ploeg over de bevestigingscontroles en over wie uitzonderingen afhandelt.
- Houd een alternatieve betaalmethode beschikbaar.
- Bespreek problemen na de bedieningsronde voordat u meer codes afdrukt of toont.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Betekent het scannen van de QR-code dat de rekening betaald is?
Nee. Door te scannen wordt de bestemming geopend. De klant moet het betaalproces voltooien en het personeel moet het resultaat controleren via de afgesproken procedure voor het controleren van de betaalstatus.
Toont de code automatisch de rekening van de tafel?
Ga daar niet van uit. Stem met NeroPay af hoe de gekozen QR-optie omgaat met bedragen, betalingskenmerken en het koppelen van betalingen aan rekeningen voordat u instructies voor klanten schrijft.
Wat moeten we doen als de betalingsbevestiging onduidelijk is?
Controleer de betaalstatus voordat u om een nieuwe poging vraagt. Leg de klant uit dat u het resultaat controleert om een dubbele betaling te voorkomen.
Kunnen we in het hele restaurant één code gebruiken?
Vraag NeroPay of die werkwijze past bij de beschikbare inrichting. Uw proces moet rekeningen nog steeds betrouwbaar van elkaar kunnen onderscheiden en klanten helpen het juiste bedrag en betalingskenmerk te controleren.