1. Bepaal voor welke bestellingen een betaalverzoek nodig is
Begin met één duidelijk afgebakende toepassing, zoals telefonisch afgesproken afhaalbestellingen. Voer niet meerdere verschillende werkwijzen tegelijk in. Medewerkers moeten weten wanneer ze het volledige bedrag moeten vragen, wanneer goedkeuring van een leidinggevende nodig is en wanneer de klant via een andere afgesproken manier moet betalen.
Bepaal wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van het proces. Degene die een bestelling opneemt, kan het betaalverzoek voorbereiden, terwijl een leidinggevende het bedrag controleert. Tijdens drukke momenten werkt die taakverdeling alleen als beiden dezelfde bestelregistratie gebruiken. Vraag NeroPay voordat je verdergaat om de beschikbaarheid van betaallinks, de vereisten voor het inrichten, de kosten en de toepasselijke voorwaarden te bevestigen.
- Leg vast welk type bestelling je als eerste via dit proces gaat aannemen.
- Benoem wie verantwoordelijk is voor het versturen van betaalverzoeken en wie die persoon bij afwezigheid vervangt.
2. Zorg voor een betrouwbare koppeling tussen betaling en bestelling
Geef elke bestelling een referentie voordat je het betaalverzoek voorbereidt. Gebruik een formaat dat medewerkers gemakkelijk kunnen voorlezen en kunnen onderscheiden van andere bestellingen op dezelfde dag. Bewaar die referentie samen met de afgesproken artikelen, aantallen, contactgegevens van de klant en afhaaltijd in de bestelregistratie van je restaurant.
Vraag welke velden voor referenties of omschrijvingen beschikbaar zijn in de betaaldienst en wat klanten te zien krijgen. Ga er niet van uit dat een betaalverzoek automatisch je kassa- of bestelsysteem bijwerkt. Als medewerkers betalingen handmatig aan bestellingen moeten koppelen, leg die overdracht dan vast en gebruik consequent dezelfde referentie. Beperk betaalomschrijvingen tot wat nodig is om de bestelling te identificeren.
- Lees de bestelreferentie ter controle voor aan de klant.
- Controleer hoe medewerkers de bijbehorende betalingsregistratie kunnen vinden.
- Ga na of betalingen handmatig worden gekoppeld of met ondersteuning van een beschikbare functie.
3. Licht het totaalbedrag toe voordat je de link deelt
Herhaal de bestelling en noem het exacte gevraagde bedrag. Leg uit of dit de hele bestelling dekt of alleen een afgesproken deel, en vermeld welk bedrag eventueel nog openstaat. Als er bezorgkosten of andere kosten gelden, maak die dan duidelijk voordat de klant akkoord gaat. Laat klanten niet zelf uitzoeken waarom een betaalverzoek afwijkt van het totaalbedrag op de menukaart.
Stel een kort begeleidend bericht op met de naam van het restaurant, de bestelreferentie, het bedrag, het doel van de betaling en de gemaakte afhaalafspraken. Leg uit hoe de klant contact met u kan opnemen als er iets niet klopt. Controleer vóór verzending de beoogde ontvanger en de contactgegevens; ook een correct berekend betaalverzoek kan verwarring veroorzaken als het bij de verkeerde persoon terechtkomt.
- Vergelijk het gevraagde bedrag met het definitieve, afgesproken totaalbedrag van de bestelling.
- Controleer de contactgegevens van de ontvanger.
- Bekijk het bericht vanuit het perspectief van de klant.
4. Oefen een volledige overdracht van een bestelling
Hypothetisch voorbeeld: een klant bestelt telefonisch twee afhaalmaaltijden om deze om 7 uur 's middags of 's avonds op te halen. Het afgesproken totaalbedrag is £28; na betaling staat er niets meer open. Een medewerker noteert referentie T014, herhaalt de bestelde gerechten en de afhaaltijd en stelt vervolgens via de bevestigde werkwijze van de dienst een betaalverzoek op voor £28.
Het begeleidende bericht vermeldt het restaurant, referentie T014 en het afgesproken totaalbedrag. Nadat de klant heeft betaald, controleert de aangewezen medewerker de betaalstatus via de afgesproken bevestigingsmethode van de dienst en legt het resultaat vast bij T014. De keuken en de medewerkers die de afhaalbestellingen afhandelen volgen vervolgens het vastgelegde bereidingsbeleid van het restaurant. Deze gegevens dienen ter illustratie en zijn geen prijzen van NeroPay of beschrijving van gegarandeerde productfuncties.
- Oefen met een voorbeeldbestelling voordat u het proces tijdens de bediening gebruikt.
- Controleer of een andere medewerker de bestelling kan terugvinden zonder dit te hoeven vragen aan degene die deze heeft aangenomen.
- Stem met het team af welke testmethode wordt ondersteund voordat u een transactie probeert uit te voeren.
5. Controleer fouten en betalingen die nog niet zijn afgehandeld
Een link versturen is niet hetzelfde als een betaling bevestigen. Spreek af welke betaalstatus medewerkers moeten controleren en waar zij dat moeten doen. Vertrouw niet uitsluitend op een schermafbeelding van de klant of een bericht dat de betaling is voltooid. Controleer de oorspronkelijke registratie voordat u een tweede verzoek verstuurt, om te voorkomen dat u twee keer om betaling vraagt.
Bereid u vooraf voor op wijzigingen: een extra gerecht, een onjuist bedrag, een niet-afgehaalde bestelling of een klant die de betaling niet kan afronden. Ga na hoe correcties, annuleringen en terugbetalingen binnen de beschikbare dienst worden afgehandeld. Houd niet-afgehandelde bestellingen zichtbaar bij de dienstoverdracht en wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor de opvolging, in plaats van meerdere medewerkers afzonderlijke herinneringen te laten sturen.
- Controleer het bedrag, de referentie, de ontvanger en de betaalstatus voordat u een herinnering stuurt.
- Leg wijzigingen vast en vertel de klant duidelijk wat de volgende stap is.
- Controleer aan het einde van elke dienst welke betaalverzoeken nog niet zijn afgehandeld.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Werkt een betaallink onze restaurantkassa automatisch bij?
Ga daar niet van uit. Vraag bij NeroPay na welke functies beschikbaar zijn en welke koppelingen worden ondersteund. Richt tot die tijd een duidelijk proces in om betalingen handmatig aan uw bestelreferenties te koppelen.
Wat moeten we doen als de bestelling na verzending verandert?
Controleer eerst de oorspronkelijke betaalstatus. Leg het aangepaste totaalbedrag uit aan de klant en volg vervolgens de bevestigde correctieprocedure, in plaats van meteen een nieuw verzoek te versturen.
Wat als een klant zegt te hebben betaald, maar we de betaling niet aan de bestelling kunnen koppelen?
Controleer de bestelreferentie, het bedrag en de betalingsregistratie via de afgesproken bevestigingsmethode. Vraag de aangewezen leidinggevende om dit te onderzoeken voordat je opnieuw om betaling vraagt of de bestelling als betaald markeert.