1. Stel vast waar de online bestelling vervolgens terechtkomt
Breng eerst het ingeschakelde proces in kaart, in plaats van aan te nemen dat alle systemen met elkaar verbonden zijn. NeroWeb ondersteunt menu’s, productopties, ingestelde afhaal- of bezorgmogelijkheden en afrekenen. Of een bestelling vervolgens in een ander systeem verschijnt, een geprinte bon oplevert of tussenkomst van medewerkers vereist, moet voor jouw configuratie worden bevestigd. Ga er niet van uit dat het gebruik van NeroPOS naast NeroWeb een bepaalde koppeling tot stand brengt.
Bepaal hoe medewerkers bestellingen doorgeven voor bereiding. Bij een automatische route, indien ondersteund en ingesteld, moet worden gecontroleerd op ontbrekende of dubbele uitvoer. Voor een handmatige overdracht zijn een aangewezen verantwoordelijke en een duidelijke manier om een bestelling als doorgegeven te markeren nodig. Bepaal in beide gevallen welke registratie medewerkers moeten raadplegen wanneer twee schermen verschillende informatie tonen.
- Maak een lijst van alle overdrachtsmomenten, van afrekenen tot de keuken en de overdracht aan de klant.
- Markeer elke overdracht als automatisch, handmatig of nog niet bevestigd.
- Vraag het team om elke ondersteunde koppeling of elk ondersteund apparaat te bevestigen voordat je erop vertrouwt.
2. Volg een herkenbaar gemarkeerde voorbeeldbestelling door het afrekenproces
Hypothetisch voorbeeld: een klant bestelt twee groentecurry’s, kiest mild voor de ene en pittig voor de andere, voegt één portie rijst toe en kiest voor afhalen. Gebruik dit winkelmandje om te controleren of productopties aan het juiste artikel gekoppeld blijven. Voer een gecontroleerde test uit met een testaanpak die je met je aanbieder hebt afgesproken; ga er niet van uit dat er een mogelijkheid voor testbetalingen beschikbaar is.
Vergelijk het winkelmandje dat de klant ziet met de bestelgegevens die medewerkers kunnen inzien. Controleer de aantallen, optiebenamingen, het verschuldigde bedrag en de gekozen afhandelingsmethode. Als klanten in uw configuratie een afhaaltijd kunnen kiezen, controleer dan of die correct wordt doorgegeven. Ook beschikbaarheids- en voorraadcontroles zijn afhankelijk van de configuratie. Stel daarom vast wat er gebeurt als een artikel niet geleverd kan worden.
- Leg vóór het afrekenen het testwinkelmandje en het verwachte totaalbedrag vast.
- Noteer de getoonde bestelreferentie, indien beschikbaar.
- Vergelijk de geplaatste bestelling met de gegevens die medewerkers zullen gebruiken.
3. Controleer de betaling zonder af te gaan op de bon
De betaalstatus en de bereidingsstatus beantwoorden verschillende vragen. Een keukenbon vertelt medewerkers wat ze moeten bereiden; deze mag niet als betaalbewijs worden beschouwd. Ook mag een bevestigingsscherm voor de klant niet in de plaats komen van de betaalcontrole aan de kant van de ondernemer die voor uw werkwijze is afgesproken. Ga na welke registratie de status toont die medewerkers moeten gebruiken en hoe deze aan de bestelling wordt gekoppeld.
Vraag voor een restaurant in het Verenigd Koninkrijk welke betaalmethoden voor uw Britse ondernemersconfiguratie zijn ingeschakeld en wat de weergegeven statussen betekenen. Als de betaling onduidelijk is, vraag de klant dan niet direct opnieuw te betalen. Vergelijk eerst de beschikbare bestelreferentie, het bedrag en het tijdstip met de bijbehorende betaalregistratie. Spreek af wie onduidelijkheden kan oplossen voordat de bestelling wordt bereid of afgehaald.
- Bevestig waar de betaalstatus volgens de afspraken moet worden gecontroleerd.
- Koppel de betaling aan de testbestelling met behulp van de beschikbare identificatiegegevens.
- Leg vast hoe wordt gehandeld bij een onduidelijke status of een vermoedelijke dubbele betaling.
4. Controleer bereidingsinstructies en kassabonnen afzonderlijk
Volg de testbestelling met curry's tot in de keuken via de ingeschakelde route. Als er bonnen worden afgedrukt, controleer dan of de juiste printer een leesbare bereidingsinstructie afdrukt. Als medewerkers de bestelling handmatig overzetten of een ander ondersteund bereidingsoverzicht gebruiken, controleer dan die route. Ga er niet van uit dat afdrukken, routering of automatische herhaalpogingen beschikbaar zijn omdat online bestellen mogelijk is.
De controle is geslaagd als de keuken één volledige bereidingsinstructie ontvangt, waarbij mild en heet correct zijn toegewezen, en medewerkers deze aan de oorspronkelijke bestelling kunnen koppelen. Controleer vervolgens afzonderlijk de eventueel ingestelde kassabonuitvoer: aantallen, opties, bedrag en afhandelingsgegevens moeten, waar ze worden getoond, overeenkomen met de bestelling. Een leesbare klantbon bewijst niet dat de keuken de bereidingsinstructie heeft ontvangen.
- Controleer tijdens de gecontroleerde test waar de bereidingsinstructie daadwerkelijk terechtkomt.
- Vergelijk de artikelopties en aantallen met het oorspronkelijke winkelmandje.
- Controleer de kassabonuitvoer via de methode die voor uw configuratie is ingeschakeld.
5. Los ontbrekende overdrachten op voordat de volgende bediening begint
Als de bestelling bestaat maar er geen bereidingsinstructie aankomt, ga dan na waar de laatste bevestigde overdracht plaatsvond. Controleer de ingestelde bestemming en, waar relevant, de stroomvoorziening van het apparaat, de verbinding en zichtbare foutmeldingen. Stel vast of de keuken de bestelling al heeft voordat u deze handmatig opnieuw verstuurt of afdrukt. Een herhaalpoging zonder controle kan ertoe leiden dat twee maaltijden worden bereid.
Meld onopgeloste problemen bij de betreffende aanbieder, met de bestelreferentie, het tijdstip, de betrokken processtap en het verwachte tegenover het daadwerkelijke resultaat. Deel alleen de benodigde klantgegevens en verstuur nooit volledige kaartgegevens. Leg vervolgens de geverifieerde route vast, wijs per dienst een verantwoordelijke aan en herhaal de gecontroleerde test na elke relevante wijziging in het menu, het afrekenproces of de routering.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Drukt NeroWeb automatisch een keukenbon af?
Ga daar niet van uit. De routering naar de keuken en de uitvoer zijn afhankelijk van uw ondernemersconfiguratie. Bevestig de ondersteunde werkwijze en eventuele apparaatvereisten met het team.
Wat als de klant zegt te hebben betaald, maar medewerkers dit niet kunnen bevestigen?
Controleer de afgesproken betalingsregistratie aan de kant van de ondernemer aan de hand van de bestelgegevens voordat je opnieuw om een betaling vraagt. Escaleer een onopgeloste afwijking via de supportprocedure van je aanbieder.
Kunnen we afhalen en bezorgen in dezelfde controle testen?
Test elke ingeschakelde route afzonderlijk. De vereiste gegevens en overdrachtsinstructies verschillen, dus een geslaagde afhaalbestelling bevestigt niet dat je bezorgproces werkt.
Betekent inbegrepen software van NeroWeb dat betalingen gratis zijn?
Nee. Bij een betaalterminal van NeroPay die hiervoor in aanmerking komt, kan software van NeroWeb inbegrepen zijn zonder extra abonnementskosten voor de software. Terminalkosten, kosten voor betalingsverwerking, eventuele bezorgkosten, toelatingscriteria en voorwaarden blijven van toepassing.