1. Stem het bedieningsproces af voordat u de kassa configureert
Begin bij de manier waarop u daadwerkelijk werkt. Een restaurant met bediening aan de balie kan direct na het invoeren van de bestelling afrekenen, terwijl een restaurant met tafelbediening mogelijk meerdere bestellingen moet bijhouden voordat de rekening wordt gepresenteerd. Leg vast wie de bestelling invoert, wie deze controleert en wie de betaling afhandelt. Zo krijgt u een praktische lijst met vereisten in plaats van een verzameling functies die u misschien niet nodig hebt.
Controleer welke onderdelen van dat proces door uw gekozen opstelling worden ondersteund. Vraag naar ondersteunde apparaten, hoe bestellingen worden herkend en welke apparatuur nodig is voor uw beoogde werkwijze. NeroPay biedt NeroPOS/ePOS-software, betaalterminals en betaaldiensten, maar de beschikbaarheid van producten, ondersteunde apparaten en integraties moet met het team worden afgestemd. Ga er niet van uit dat een bepaalde koppeling of restaurantfunctie beschikbaar is.
- Beschrijf één bestelproces, van het verzoek van de gast tot de afgeronde betaling.
- Bepaal waar de verantwoordelijkheid van de ene medewerker op de andere overgaat.
- Bevestig de benodigde functies en apparatuur voordat u met de configuratie begint.
2. Deel producten in op basis van hoe bestellingen daadwerkelijk worden opgenomen
Stel één menulijst op als basis voor uw eerste inrichting. Vermeld de naam van elk gerecht, de verkoopprijs en de keuzes die van invloed zijn op de bestelling. Groepeer producten op een manier waarop medewerkers ze tijdens de bediening gemakkelijk kunnen vinden, bijvoorbeeld als voorgerechten, hoofdgerechten, bijgerechten en dranken, in plaats van alleen een alfabetische lijst te gebruiken. Zorg dat de namen die gasten te zien krijgen zowel op een bon als bij de kassa duidelijk zijn.
Bepaal hoe medewerkers toevoegingen, vervangingen en niet-beschikbare gerechten moeten vastleggen en bevestig vervolgens met uw aanbieder welke methode wordt ondersteund. Ga er niet van uit dat een opmerking de prijs wijzigt of dat elke keuze als selecteerbare optie kan worden ingesteld. Controleer op dubbele artikelen, verouderde prijzen en onduidelijke benamingen. Productbeschrijvingen mogen de bestaande procedure van uw restaurant voor het afhandelen van allergeenvragen niet vervangen.
- Controleer elk artikel in het eerste assortiment aan de hand van de afgesproken menukaart.
- Test of vergelijkbare artikelen en betaalde toevoegingen tot selectiefouten kunnen leiden.
- Bepaal wie na de ingebruikname wijzigingen in de menukaart mag goedkeuren.
3. Leg de overdracht van bestelling naar betaling vast
De belangrijkste vraag bij de inrichting is hoe het verschuldigde bedrag bij de betaalstap terechtkomt. Bevestig of uw gekozen configuratie een bedrag tussen de kassa en de betaalterminal overdraagt of dat medewerkers het handmatig moeten invoeren. Wijs bij handmatige invoer expliciet iemand aan die het bedrag controleert. Oefen ook als een koppeling wordt ondersteund hoe medewerkers de juiste bestelling herkennen en het bedrag controleren voordat ze de betaling innen.
Spreek af wat medewerkers moeten doen als een betaling wordt geweigerd of onderbroken, of als de uitkomst onzeker is. Ze moeten de beschikbare transactiestatus controleren voordat ze het opnieuw proberen, in plaats van aan te nemen dat het uitblijven van een reactie betekent dat de betaling is mislukt. Vraag het team hoe voltooide betalingen in uw gekozen inrichting worden weergegeven en hoe afwijkingen kunnen worden onderzocht. Beschouw een pinbon op zichzelf nooit als bewijs dat alle onderdelen van de kassaregistratie correct zijn.
- Bevestig de betaalkoppeling en welke handmatige invoer eventueel nodig is.
- Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het controleren van het bedrag en het betaalresultaat.
- Leg vast welke stappen nodig zijn om duidelijkheid te krijgen over een transactie met een onzekere uitkomst.
4. Oefen een volledige bestelling en controleer de bonnen
Hypothetisch voorbeeld: een tafel bestelt twee hoofdgerechten, één bijgerecht en twee drankjes. Vóór de betaling wijzigt een gast één drankje. Binnen een afgesproken testprocedure voert de medewerker die de bestelling opneemt de artikelen in, legt de wijziging vast met de ondersteunde methode en vraagt een collega om de definitieve rekening te controleren. De collega controleert de artikelen en het totaalbedrag en volgt daarna de bevestigde betaalprocedure.
Controleer de resulterende bestelregistratie en eventuele klantbonnen. Kan een gast herkennen wat die heeft gekocht? Is het gewijzigde drankje correct verwerkt in het eindtotaal? Kunnen medewerkers de gespecificeerde rekening onderscheiden van de betaalbevestiging? Controleer samen met uw aanbieder de bedrijfsgegevens en de afspraken voor het versturen of afdrukken van bonnen. Gebruik een door de aanbieder goedgekeurde testmethode; ga er niet van uit dat testbetalingen of het terugdraaien van betalingen kosteloos zijn.
- Oefen met een bestelling met een correctie en een extra artikel.
- Vergelijk de definitieve rekening, het betaalbedrag en het vastgelegde resultaat.
- Herhaal de oefening met de medewerker die tijdens drukke periodes zal bijspringen.
5. Voer een gecontroleerde check uit tijdens het eerste gebruik
Controleer vóór de opening of de afgesproken apparaten gereed zijn, medewerkers toegang hebben tot wat ze nodig hebben en de bonverwerking werkt. Houd de eerste menukaart overzichtelijk en los bekende fouten op voordat u de inrichting verder uitbreidt. Geef medewerkers op basis van de richtlijnen van uw aanbieder een korte noodprocedure voor problemen met apparaten of verbindingen en zorg dat de contactgegevens voor ondersteuning eenvoudig te vinden zijn.
Bevestig naast de operationele controles ook de commerciële voorwaarden. Bij een NeroPay-betaalterminal die hiervoor in aanmerking komt, kan software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking zonder extra abonnementskosten voor de software worden inbegrepen. Terminalkosten, kosten voor betalingsverwerking, deelnamecriteria en toepasselijke voorwaarden blijven van toepassing. Vraag het team om uw specifieke configuratie te bevestigen, in plaats van aan te nemen dat elk apparaat, elke verbinding of elke dienst is inbegrepen.
- Los openstaande problemen met de menukaart, bonnen en betalingen op vóór de ingebruikname.
- Instrueer medewerkers over correcties, betalingen met een onzekere uitkomst en ondersteuning.
- Evalueer na de eerste dienst of er herhaaldelijk selectie- of overdrachtsfouten zijn opgetreden.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Moet ik het hele menu invoeren voordat ik ga testen?
Test eerst een representatieve selectie, waaronder een gerecht met een keuzemogelijkheid en een artikel dat gecorrigeerd moet worden. Zodra de structuur goed werkt, voert u de rest van het menu in en controleert u dit voordat u gasten bedient.
Stuurt het ePOS-systeem het totaalbedrag automatisch naar een betaalterminal?
Ga daar niet zomaar van uit. Controleer welke koppeling wordt ondersteund voor de software en terminal die u hebt gekozen. Als handmatige invoer nodig is, neem dan een controle van het bedrag op in de betaalprocedure.
Op welke fouten op de bon moeten we letten?
Controleer op onduidelijke artikelnamen, ontbrekende extra's, onjuiste aantallen, verouderde bedrijfsgegevens en totaalbedragen die afwijken van het betaalbedrag. Controleer welk document de gespecificeerde rekening is en welk document de betaling bevestigt.
Is NeroPOS bij elke terminal inbegrepen?
Of de software is inbegrepen, hangt af van de toepasselijke voorwaarden. Bij een NeroPay-betaalterminal die hiervoor in aanmerking komt, kan NeroPOS zonder extra abonnementskosten voor de software worden inbegrepen. Terminalkosten, transactiekosten en toepasselijke voorwaarden blijven gelden; bevestig de details met het team.