1. Breng het betaalproces in kaart voordat je apparatuur kiest
Begin met de werkwijze tijdens uw drukste momenten. Bij betalingen aan de balie kan een vast betaalpunt geschikt zijn, terwijl bediening aan tafel een duidelijke werkwijze vereist om de rekening en de betaalterminal naar de gast te brengen. Als medewerkers buiten of buiten de centrale eetruimte betalingen aannemen, neem die locaties dan mee in uw eisen in plaats van ervan uit te gaan dat één opstelling overal voldoet.
Tel welke betaalhandelingen tegelijk kunnen plaatsvinden: iemand die een afhaalbestelling ophaalt, een tafel die om de rekening vraagt en een gast die bij de receptie afrekent. Gebruik dit om het aantal terminals en geschikte apparaten met NeroPay te bespreken. Beschikbaarheid, ondersteunde apparaten en functionaliteit moeten worden bevestigd; ga er niet van uit dat een terminal het splitsen van rekeningen, fooien of een bepaalde verbindingsmethode ondersteunt.
- Breng de stappen van het verzoek om de rekening tot de bevestigde betaling in kaart.
- Maak een overzicht van de betaalpunten die tijdens drukke momenten tegelijk worden gebruikt.
- Bepaal wie de rekening controleert en wie deze als betaald markeert.
2. Controleer de verbinding op de plekken waar daadwerkelijk wordt betaald
Vraag welke verbindingsopties de voorgestelde terminal ondersteunt en beoordeel vervolgens of deze bij uw indeling passen. Een opstelling aan de balie kan andere eisen stellen dan een apparaat dat tussen tafels wordt meegenomen. Als wifi wordt ondersteund, test dit dan op de daadwerkelijke betaallocaties, waaronder terrassen, aparte zalen en plekken achter dikke muren. Een goed signaal bij de kassa betekent niet dat er elders ook dekking is.
Vraag bij elke ondersteunde mobiele verbinding naar de vereiste dekking, de bijbehorende kosten en wat er gebeurt als de verbinding wegvalt. Ga er niet van uit dat offline betalingen of automatisch overschakelen beschikbaar zijn. Plan ook waar apparaten worden opgeladen en opgeborgen: een werkende verbinding heeft weinig nut als de batterij leeg is of niemand weet waar het apparaat hoort te liggen.
- Test de ondersteunde verbindingen op elke beoogde betaallocatie.
- Controleer wat de procedure is bij onderbroken transacties of transacties met een onduidelijke status.
- Wijs een oplaadplek aan en plan een batterijcontrole aan het einde van elke dienst.
3. Oefen de werkwijze van het personeel met een gesimuleerde dienst
Hypothetisch voorbeeld: een restaurant neemt betalingen voor afhaalbestellingen aan bij de balie en laat gasten aan tafel betalen. De medewerker in de bediening controleert de rekening van de tafel, legt het afgesproken te betalen bedrag aan de gast voor en volgt de aanwijzingen op de terminal. De medewerker controleert de definitieve transactiestatus voordat de betaling bij de juiste rekening wordt geregistreerd. De collega aan de balie volgt dezelfde bevestigingsregel voor afhaalbestellingen.
Als een betaling onderbroken lijkt, controleert de medewerker volgens de afgesproken procedure de geregistreerde status voordat de betaling opnieuw wordt geprobeerd. Bij de overdracht benoemen medewerkers alle nog niet afgehandelde rekeningen in plaats van ervan uit te gaan dat deze betaald zijn. Dit voorbeeld beschrijft een werkwijze om te oefenen en doet geen uitspraken over specifieke functies van apparaten van NeroPay. Controleer of bij uw gekozen opstelling het bedrag handmatig moet worden ingevoerd of dat een koppeling met uw kassasoftware wordt ondersteund.
- Oefen met het controleren van het bedrag en het koppelen ervan aan de juiste rekening.
- Oefen hoe u omgaat met een onderbroken betaling zonder deze direct opnieuw uit te voeren.
- Laat medewerkers zien hoe zij een onduidelijke status aan de dienstverantwoordelijke voorleggen.
4. Controleer de uitbetalingen, kosten en inbegrepen softwarefuncties
Vraag voordat u voor het eerst gasten bedient hoe en wanneer betalingen worden uitbetaald, welke uiterste verwerkingstijden gelden en hoe weekenden en feestdagen de planning beïnvloeden. Stel vast waar medewerkers transacties kunnen bekijken en hoe de manager die gegevens met de restaurantomzet vergelijkt. Een voltooide kaarttransactie en de ontvangst van het geld op uw opgegeven rekening zijn verschillende stappen; zorg dat het team weet welke registratie antwoord geeft op welke vraag.
NeroPay biedt betaalterminals en betaaldiensten aan. Bij een NeroPay-betaalterminal die hiervoor in aanmerking komt, kan software van NeroPOS, NeroWeb en NeroBooking inbegrepen zijn zonder extra abonnementskosten voor de software. Terminalkosten, transactiekosten, toelatingscriteria en toepasselijke voorwaarden blijven gelden. Bespreek uw softwarevereisten, ondersteunde apparaten, eventuele voorgestelde integraties en commerciële voorwaarden met het team, in plaats van ervan uit te gaan dat deze inbegrepen zijn.
- Vraag om een duidelijk overzicht van de terminal- en transactiekosten.
- Bevestig wanneer uitbetalingen plaatsvinden en waar u terechtkunt met vragen hierover.
- Spreek af hoe verkopen, terugbetalingen en betalingsgegevens met elkaar worden afgestemd.
5. Voer de laatste controles uit vóór de opening
Spreek met uw aanbieder een passende testprocedure af en oefen het volledige proces vóór een drukke service. Veelvoorkomende fouten om op te letten zijn het invoeren van een verkeerd bedrag, het te vroeg als betaald markeren van een rekening, een apparaat niet opladen en het herhalen van een transactie waarvan de status onduidelijk is. Neem ook het afhandelen van betaalbewijzen en de afgesproken terugbetalingsprocedure op in de personeelstraining.
Wijs voor elke dienst een persoon aan die verantwoordelijk is voor betalingsvragen, het opbergen van apparaten en de afsluitende controles. Zorg dat contactgegevens voor ondersteuning makkelijk te vinden zijn en leg vast wat medewerkers moeten doen als betalingen niet mogelijk zijn. Vergelijk bij het afsluiten de betalingsgegevens met de verkopen en onderzoek verschillen; ga er niet van uit dat de volgende ploeg een onverklaard verschil vanzelf oplost.
- Voer onder begeleiding een oefenronde uit met het openingsteam.
- Controleer opladers, waar nodig de voorraad bonpapier en de contactgegevens voor ondersteuning.
- Bespreek de uitzonderingen tijdens de eerste service vóór de volgende dienst.
GOED OM TE WETEN
Veelgestelde vragen
Met hoeveel betaalterminals moet een restaurant beginnen?
Baseer het gesprek op gelijktijdige betaalmomenten, bedieningszones en de looproutes van medewerkers. Vraag NeroPay om te bevestigen welke apparaten geschikt en beschikbaar zijn, in plaats van alleen op basis van het aantal tafels te kiezen.
Kan één terminal zowel aan de balie als bij buitentafels worden gebruikt?
Mogelijk, maar controleer eerst of het apparaat geschikt is en welke verbindingen worden ondersteund. Test de betaalplek buiten en bekijk of het delen van één apparaat de bediening aan de balie zou vertragen.
Wat moeten medewerkers doen als een betaling lijkt te mislukken?
Volg de afgesproken procedure om de status te controleren voordat u opnieuw een betaling probeert uit te voeren. Leg onduidelijke resultaten voor aan de dienstverantwoordelijke of de ondersteuning, in plaats van te gokken of de betaling is voltooid.
Betekent een betalingsbevestiging dat het geld is uitbetaald?
Nee. Transactiebevestiging en uitbetaling zijn afzonderlijke stappen. Bevestig de afspraken over uitbetalingen met NeroPay en gebruik de relevante gegevens bij het controleren van verwachte bedragen.