AI-receptie in Manchester

Bepaal wat bellers kunnen regelen zonder stylist

Begin met vragen die je salon op een eenduidige manier kan beantwoorden, zoals waar de actuele openingstijden te vinden zijn of hoe je een terugbelverzoek kunt indienen. Stel de informatie in die je wilt delen en controleer welke talen voor je account worden ondersteund. Verander de informatie die bellers ontvangen als de openingstijden wijzigen vanwege een feestdag of een training voor medewerkers.

Laat beslissingen waarvoor een consult nodig is aan je team over. Een beller die bijvoorbeeld wil weten of een kleurcorrectie geschikt is, moet mogelijk met een stylist bespreken wat er met het haar nodig is en hoeveel tijd dat kost. Een routineantwoord mag niet worden opgevat als bevestiging van een afspraak.

• Maak een lijst van veelgestelde vragen en spreek voor elke vraag een goedgekeurd antwoord af.
• Bepaal bij welke vragen een terugbelverzoek of, als die optie is ingeschakeld, doorverbinden nodig is.

Zorg dat verzoeken buiten openingstijden de volgende dag kunnen worden afgehandeld

Als de salon gesloten is, is een nuttig resultaat een terugbelverzoek met voldoende context, zodat een medewerker kan reageren. Bepaal wie de verzoeken aan het begin van de volgende werkdag controleert en hoe diegene aangeeft dat een verzoek is afgehandeld. Vertel bellers wat ze kunnen verwachten, zonder een reactietijd te beloven die je team niet consequent kan waarmaken.

Als gesprekken kunnen worden doorverbonden, bepaal dan wanneer dat gepast is en wie het gesprek kan aannemen. Tijdens een drukke afspraak is een terugbelverzoek wellicht praktischer dan een stylist te storen. Controleer bij NeroPay welke opties voor beschikbaarheid, telefoonnummers en doorschakeling voor je account en markt gelden.

• Wijs dagelijks één verantwoordelijke en een vervanger aan voor het beoordelen van verzoeken.
• Noteer de contactgegevens van de beller en de reden van het telefoontje in uw gebruikelijke registratie van aanvragen.

Houd de vraag, afspraak en betaling van elkaar gescheiden

Een terugbelverzoek leidt een gesprek in; het bewijst niet dat er een tijdslot is gereserveerd. Zodra medewerkers met de klant hebben gesproken, kunnen ze de afgesproken dienst en het tijdstip vastleggen in het boekingssysteem van de salon. Als er een aanbetaling of betaling bij komt kijken, registreer de status daarvan dan afzonderlijk in plaats van ervan uit te gaan dat er is betaald omdat de afspraak bestaat.

Vergelijk voor de afstemming het voltooide servicerecord met het bijbehorende betalingsrecord en noteer eventuele verschillen voor opvolging. Controleer of de dienst is gewijzigd, of er op een andere manier is betaald, of dat een transactie nog niet is afgehandeld. Markeer een betaling pas als ontvangen wanneer uw administratie dat bevestigt.

• Gebruik in uw administratie een consistente referentie, zoals de naam en datum van de afspraak.
• Wijs één teamlid aan dat verantwoordelijk is voor het onderzoeken van niet-toegewezen betalingen.

Een hypothetische kleurafspraak

Stel u voor: een salon in Manchester ontvangt 's avonds een telefoontje van iemand die een afspraak voor een kleurbehandeling wil maken. AI Reception registreert een terugbelverzoek. De volgende ochtend belt een stylist terug, bespreekt de dienst en registreert een afgesproken afspraak. Vervolgens wordt het oorspronkelijke verzoek als afgehandeld gemarkeerd.

Op de dag zelf kiest de klant ook een behandeling. Medewerkers werken het servicerecord bij en nemen de betaling in ontvangst volgens de gebruikelijke werkwijze van de salon. Aan het einde van de dag vergelijken ze het definitieve servicerecord met het betalingsrecord. Als de bedragen niet overeenkomen, controleren ze de registratie van de behandeling en de transactie voordat ze het verschil afsluiten. Dit is een voorbeeld van een werkwijze, geen veronderstelling over een integratie.

Controleer of het proces in de praktijk werkt

Voer tijdens en na sluitingstijd een paar testgesprekken. Stel een gewone vraag, vraag om teruggebeld te worden en stel een vraag waarvoor een stylist nodig is. Controleer of de verstrekte informatie klopt en of het verzoek terechtkomt bij de persoon die verantwoordelijk is voor de beoordeling ervan.

Een nuttige controle op succes is nagaan of medewerkers een testverzoek vanaf het eerste telefoontje tot en met een reactie kunnen volgen en vervolgens een eventuele afspraak kunnen onderscheiden van het bijbehorende betalingsrecord. Als een verzoek wordt gemist of de overdracht niet duidelijk is, pas dan de werkwijze aan en test opnieuw. Vraag NeroPay welke functies en routeringsopties beschikbaar zijn voordat u op een specifieke werkwijze vertrouwt.

• Controleer regelmatig openstaande terugbelverzoeken en betalingsverschillen.
• Werk de geconfigureerde informatie bij wanneer diensten of openingstijden veranderen.