Adapteu el terminal al desenvolupament de la cita
Un taulell de recepció ofereix al personal un lloc fix per confirmar el servei, cobrar i oferir un rebut. També pot generar cua quan diverses cites acaben alhora. Portar el terminal fins al client pot ser adequat per a serveis en què el client està assegut o en sales privades, però el personal continua necessitant una manera fiable de vincular el pagament amb la cita correcta.
Per a les visites fora del vostre establiment, pregunteu quins dispositius portàtils i quines opcions de connexió hi ha disponibles. Compareu les necessitats de bateria, les opcions de transport i l’accés posterior als registres de pagament. NeroPay ofereix terminals de pagament amb targeta i serveis de pagament; confirmeu amb l’equip els dispositius compatibles, la disponibilitat i les condicions comercials abans de triar.
Proveu la connectivitat als llocs on realment es cobra
No valoreu la connectivitat només des del taulell de recepció. Una sala de tractament al fons, un estudi en una planta superior o el domicili d’un client poden presentar condicions diferents. Pregunteu si el terminal proposat utilitza Wi-Fi, connectivitat mòbil o una altra connexió compatible, i què passa si aquesta connexió es perd.
Demaneu una demostració de les comprovacions de l’estat de les transaccions disponibles al dispositiu proposat. El personal ha de saber com comprovar si un pagament s’ha completat abans de demanar al client que ho torni a provar. No doneu per fet que s’admeten pagaments sense connexió o el canvi automàtic entre connexions.
- Feu una llista de tots els llocs on teniu previst cobrar.
- Comproveu la connexió proposada en aquests llocs sempre que sigui possible.
- Acordeu amb qui ha de contactar el personal quan el resultat d’un pagament continuï sense ser clar.
Tanqueu el dia contrastant les cites, no refiant-vos de la memòria
Una cita marcada com a completada no està necessàriament pagada, i el total del terminal, per si sol, no permet aclarir cada reserva. Abans de tancar, compareu les cites completades amb els resultats de pagament registrats. Mantingueu diferenciats l’efectiu, els pagaments amb targeta, les bestretes i els imports pendents quan siguin aplicables al vostre negoci.
Feu servir una referència coherent als vostres registres perquè un altre company autoritzat pugui seguir-ne el rastre. No doneu per fet que els registres de reserves i els del terminal se sincronitzen automàticament: pregunteu quines connexions s'admeten. Deixeu constància de les incidències pendents en lloc de modificar les xifres només per fer quadrar els totals.
- Reviseu les cites finalitzades i els saldos previstos corresponents.
- Compareu els pagaments amb targeta registrats amb el registre de transaccions disponible del terminal.
- Comproveu per separat els reemborsaments, els intents fallits i els resultats incerts.
- Anoteu cada diferència sense explicar, la persona responsable i la comprovació següent.
Exemple pràctic: un pagament que no consta al registre de reserves
Exemple hipotètic: un centre d'estètica de Prestwich finalitza vuit cites. Un client deu €45 després d'haver pagat una bestreta de €15 per un servei de €60. El registre del terminal mostra un pagament correcte de €45, però al registre de la cita encara hi consten €45 pendents perquè la persona de recepció va patir una interrupció.
En fer el tancament, la persona encarregada de la supervisió comprova la referència de la cita, l'import, l'hora i les dades disponibles de la transacció abans de corregir el registre intern. No demana al client que torni a pagar simplement perquè la reserva encara figura com a pendent de pagament. El criteri d'èxit és observable: cada cita finalitzada té una situació de pagament explicada, i qualsevol diferència pendent té una acció següent documentada.
Feu preguntes sobre la liquidació abans de comparar ofertes
La recaptació diària amb targeta i l'import que arriba al vostre compte bancari són conceptes diferents que cal conciliar. Pregunteu pels terminis de liquidació, les hores límit, els caps de setmana, com es mostren els càrrecs i com afecten els reemborsaments els registres facilitats. Confirmeu quins informes hi ha disponibles en lloc de donar per fet que el total del terminal d'avui coincidirà amb l'abonament bancari de demà.
Si també necessiteu programari de reserves o de caixa, pregunteu pels requisits d'elegibilitat. Amb un terminal de pagament amb targeta de NeroPay que compleixi els requisits, es pot incloure el programari NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking sense cap càrrec addicional de subscripció al programari. Continuen aplicant-se els costos del terminal, els càrrecs pel processament de pagaments, els requisits d'elegibilitat i les condicions corresponents. Confirmeu amb l'equip si la solució és adequada i quines connexions calen.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Un sol terminal pot donar servei a la recepció i a les sales de tractament?
Pot ser possible, segons el dispositiu, la connectivitat i l'accés del personal. Comproveu si traslladar-lo provoca retards quan diverses cites acaben alhora i confirmeu les capacitats del dispositiu proposat.
Hem de repetir un pagament si la resposta de la pantalla no és clara?
Primer, comproveu l'estat de la transacció mitjançant el procediment admès pel proveïdor. Si el resultat continua sent incert, seguiu la via de suport acordada en lloc de donar per fet que el pagament ha fallat.
Fer el tancament del terminal vol dir que els diners ja s'han liquidat?
No ho doneu per fet. Confirmeu els procediments de tancament i liquidació del proveïdor i, després, concilieu per separat els registres de transaccions i els abonaments bancaris.