Trieu on es parlarà del pagament
En un saló, una consulta professional o una cita de reparació, cobrar a recepció ofereix al personal un únic punt on comprovar l'import final del servei. Cobrar al costat del client pot evitar una segona cua, però el personal continua necessitant una manera fiable de confirmar l'import i registrar el resultat a la cita correcta.
Per a visites fora de la vostra seu a Ashton-under-Lyne, pregunteu quines opcions de terminals i connexions hi ha disponibles. Un dispositiu portàtil no és necessàriament adequat per a qualsevol entorn de treball en mobilitat. Confirmeu la connectivitat compatible, les necessitats de càrrega i què passa si es perd la connexió abans de decidir-vos per un dispositiu concret.
Quan un pagament sembli incorrecte, comproveu-lo abans de tornar-ho a intentar
Una pantalla bloquejada, un rebut que falta o una notificació bancària del client no permeten determinar, per si sols, si un pagament s'ha completat. Repetir el cobrament immediatament pot crear un altre problema. Proporcioneu al personal una rutina de comprovació ordenada i determineu qui se n'encarrega quan el resultat continua sense ser clar.
Manteniu les dades de la cita separades dels justificants de pagament: una reserva marcada com a completada no demostra que la transacció amb targeta s'hagi efectuat correctament. Igualment, no doneu per fet que canviar l'import total d'una reserva modifica un pagament existent. Confirmeu les comprovacions de transaccions i els procediments de correcció disponibles amb NeroPay.
- Atureu-vos i anoteu l'import, l'hora aproximada i la referència de la cita.
- Consulteu el registre disponible del terminal o del pagament per comprovar el resultat de la transacció.
- Compareu l'import confirmat amb el total acordat del servei i qualsevol bestreta registrada.
- Si l'estat continua sense ser clar, adreceu-vos al canal d'assistència acordat abans de tornar-ho a intentar.
- Expliqueu al client el resultat confirmat i el pas següent.
Exemple pràctic: no es té en compte una bestreta a recepció
Exemple hipotètic: un client reserva una cita de €70 i ja ha pagat una bestreta de €20. En cobrar, un membre del personal introdueix €70 en lloc del saldo pendent de €50. El client se n'adona després que es completi el pagament. La primera tasca és verificar tant el registre de la bestreta com la transacció completada al terminal, i no simplement modificar l'import total de la cita.
A continuació, un company autoritzat segueix el procediment de correcció confirmat per al cobrament en excés de €20 i explica què s'ha sol·licitat, inclòs qualsevol termini de tramitació confirmat. Manteniu referències que vinculin el pagament original i la correcció amb la cita, sense copiar les dades completes de la targeta a les notes. El resultat és correcte quan els registres mostren un import total del servei de €70, la bestreta, el pagament posterior i la correcció sense cap diferència sense justificar.
Distingiu entre la confirmació del pagament i la liquidació
Els clients necessiten saber si el pagament s'ha completat; els propietaris també necessiten saber quan es preveu que els fons arribin al seu compte. Són qüestions diferents. Abans de triar una solució de terminals, pregunteu pels calendaris de liquidació, les hores límit, les deduccions i com es reflecteixen els reemborsaments o altres ajustos als informes.
Decidiu qui investiga les discrepàncies al final del dia. Compareu els pagaments confirmats i les correccions amb els saldos pendents de les cites, en lloc d'esperar que l'import total de cada reserva coincideixi amb una única transacció del terminal. Les bestretes, els serveis addicionals i les visites dividides poden requerir una traçabilitat més clara dels registres.
Demaneu una revisió del flux de treball abans de triar l'equip
Faciliteu a NeroPay una breu descripció dels vostres punts de cobrament, dels traspassos de responsabilitats entre membres del personal i de les correccions més habituals. Demaneu a l'equip que confirmi la disponibilitat dels dispositius, la connectivitat, les funcions compatibles, les condicions comercials i el procediment per a les transaccions no resoltes. No doneu per fet que el programari de reserves i els registres del terminal s'actualitzen mútuament de manera automàtica; confirmeu qualsevol integració proposada.
El programari NeroBooking, NeroPOS i NeroWeb es pot incloure amb un terminal de targetes NeroPay que compleixi els requisits, sense cap càrrec addicional de subscripció al programari. Continuen sent aplicables els costos del terminal, les comissions de processament de pagaments, els requisits d'elegibilitat i les condicions corresponents. El pas següent és repassar amb l'equip un cobrament habitual i un cas de pagament erroni abans de seleccionar la vostra configuració.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Els clients han de pagar a recepció o al lloc on se'ls atén?
Trieu el lloc on el personal pugui confirmar el saldo pendent de manera fiable i els clients puguin pagar còmodament. Comproveu la connectivitat i com arriba el resultat del pagament al registre de la cita.
Què ha de fer el personal si un client diu que li han cobrat dues vegades?
Comproveu els registres de transaccions abans de treure conclusions basades només en les notificacions bancàries. Deriveu els casos no resolts al responsable corresponent i seguiu el procediment de correcció confirmat si es verifica un pagament duplicat.
Puc donar per fet que un reemborsament arriba al client immediatament?
No. Confirmeu el procés aplicable i el termini previst abans d'explicar-los al client. Distingiu entre sol·licitar una correcció i el fet que el client rebi els fons.