Decidiu què han de sentir primer les persones que truquen
Comenceu per les preguntes que és més probable que us facin quan truquin. Un saló de bellesa pot donar prioritat a les cites i a l’horari d’obertura; un establiment de menjar per emportar, a les comandes i als horaris de recollida. No cal que la salutació enumeri totes les preguntes que l’assistent pot respondre. La seva funció és tranquil·litzar les persones que truquen, fer-los saber que han contactat amb el lloc adequat i ajudar-les a començar.
Sigueu transparents sobre qui respon. Una frase com ara «Parleu amb el nostre recepcionista amb IA» és directa i no fa que la presentació sembli tècnica. Després, convideu la persona que truca a explicar què necessita. Si oferiu diversos serveis, trieu els més pertinents per a la salutació i incloeu la resta a la informació del negoci que hàgiu configurat.
Adapteu el missatge al que està disponible
La salutació ha de descriure el que l’assistent pot fer de debò, no pas allò que espereu afegir més endavant. AI Reception pot utilitzar la informació del negoci i l’horari d’obertura configurats, prendre nota de sol·licituds perquè us tornin la trucada i transferir trucades a un número del Regne Unit o a una destinació SIP configurats. Les comandes i les reserves depenen que el procés corresponent de NeroWeb o NeroBooking estigui habilitat. Comproveu aquests ajustos abans d’oferir-los com a opcions.
Aneu amb compte amb les promeses sobre la disponibilitat de persones. «Demaneu parlar amb algú» podria induir a error si no hi ha cap destinació de transferència configurada o si ningú no pot respondre en aquell moment. De la mateixa manera, prendre nota d’una sol·licitud perquè us tornin la trucada no és una promesa de resposta immediata. Si les condicions són diferents fora de l’horari d’obertura, redacteu el missatge d’acord amb el servei configurat i expliqueu a les persones que truquen què poden esperar.
- Comproveu l’horari d’obertura i la informació del negoci desats a la configuració.
- Confirmeu quins processos de reserva o de comanda estan habilitats.
- Acordeu internament qui s’encarrega de les sol·licituds de trucada i quan.
- Comproveu qualsevol destinació de derivació abans de fer-hi referència.
Abans i després: una salutació hipotètica per a un saló de bellesa
Imagineu-vos una perruqueria local que ha activat el flux de treball NeroBooking i accepta sol·licituds de trucada. La salutació original diu: «Hola, podem ajudar-vos amb qualsevol cosa. Sempre hi ha algú disponible per atendre la vostra trucada i reservar-vos hora de seguida». Sona acollidora, però no identifica la IA i promet que sempre hi haurà una persona disponible i que es podrà fer una reserva immediatament, dues coses que no s’han de donar per fetes.
Una versió més clara seria: «Hola, heu trucat a la perruqueria Willow Street. Soc la recepcionista d’IA. Us puc ajudar a reservar hora, respondre preguntes sobre el nostre horari o anotar una sol·licitud perquè us truquem. Com us puc ajudar?». Això ofereix a les persones que truquen unes opcions manejables, sense prometre que hi haurà una hora concreta disponible ni que algú respondrà immediatament. La perruqueria només hauria d’utilitzar aquesta versió si aquestes funcions i la informació del negoci estan configurades.
Redacteu un missatge fàcil d’entendre i d’utilitzar
Escriviu pensant en com sonarà, no en com es llegirà. Feu servir frases curtes, termes habituals i una pregunta natural al final. Llegiu el missatge en veu alta: si us quedeu sense alè o heu de repetir una frase per entendre-la, escurceu-la. Trieu una veu i una llengua compatibles que s’adaptin a les persones que us truquen i, després, escolteu la versió configurada en lloc de valorar només el text.
No carregueu la salutació d’instruccions per a totes les situacions possibles. Per exemple, les persones que truquen no necessiten una explicació sobre els pagaments abans d’haver dit per què truquen. Si cal pagar amb targeta, utilitzeu un enllaç de pagament segur; els clients no han de dir totes les dades de la targeta a la IA. Assegureu-vos que qualsevol informació sobre pagaments sigui fidel al flux de treball que heu activat.
- Indiqueu el nom del negoci i que és una IA al començament.
- Substituïu afirmacions vagues com ara «qualsevol cosa» per opcions concretes.
- Elimineu les promeses sobre disponibilitat o resultats que no pugueu garantir.
Proveu la salutació i els passos següents
Feu una trucada de prova com si fóssiu un client nou. Escolteu si s’hi diu el nom del negoci, si s’identifica la IA i quines opcions s’ofereixen. Després, proveu una petició realista, com ara preguntar l’horari o demanar que us truquin. Si esmenta les reserves, proveu també aquest procés. Una bona comprovació és si la persona que truca pot sentir les opcions una sola vegada, triar-ne una d’adequada i arribar al pas següent configurat sense que se li faci esperar una cosa que no està disponible.
Si el missatge o el pas següent resulta confús, canvieu-ne la redacció o reviseu la configuració pertinent i torneu-ho a provar. Les gravacions i transcripcions opcionals es regeixen pels vostres paràmetres i les condicions de conservació; per tant, reviseu aquests paràmetres abans de comptar-hi per fer-ne una revisió. Com a pas següent, redacteu la salutació, demaneu a un company que l’escolti i feu una trucada de prova abans d’utilitzar-la amb els clients. Reviseu-la sempre que canviïn l’horari, els serveis o els procediments de derivació.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Quant ha de durar el primer missatge?
No hi ha una durada fixa adequada per a tots els negocis. Procureu que la presentació sigui breu i que qui truca l’entengui a la primera: nom del negoci, identificació de la IA, algunes opcions pertinents i una invitació a respondre.
La salutació hauria de dir que una persona tornarà la trucada?
Pot oferir la possibilitat de demanar que us truquin si aquesta opció està configurada, però eviteu prometre una trucada immediata o un termini de resposta concret, tret que el vostre equip ho pugui garantir. Assegureu-vos que algú es faci responsable de fer el seguiment.
Puc esmentar les reserves o les comandes a la salutació?
Sí, si el flux de treball corresponent NeroBooking o NeroWeb està activat i a punt per fer servir. Proveu primer el procés i eviteu donar a entendre que totes les cites o comandes sol·licitades estaran disponibles automàticament.
I si les persones que truquen volen parlar amb algú?
AI Reception permet transferir la trucada a un número del Regne Unit o a una destinació SIP configurats. Comproveu que la destinació i la disponibilitat del vostre equip siguin adequades abans d’oferir la transferència a la salutació.