1. Verifiqueu la comanda original abans de registrar el lliurament
Partiu de la comanda acordada amb el client, no del full de preparació ni dels records del repartidor. Comproveu el compte del client, la referència de la comanda, les descripcions dels articles, les quantitats i les unitats. Deu caixes i deu unitats individuals són instruccions diferents, encara que la descripció del producte sembli idèntica.
Manteniu disponibles les quantitats originals com a base de referència. Si el client modifica la comanda, distingiu aquesta modificació d'una falta de mercaderia: un article cancel·lat de mutu acord no és el mateix que un article que encara s'ha de lliurar. Si el registre de treball no permet mostrar clarament aquesta distinció, conserveu un registre complementari seguint el procediment acordat pel vostre equip.
- Localitzeu la comanda acordada i comproveu qualsevol modificació posterior del client.
- Confirmeu la unitat de mesura de cada línia afectada.
- Determineu qui mantindrà el registre de les quantitats pendents després del lliurament.
2. Confirmeu com funciona el vostre flux de treball documental habilitat
NeroTrade admet fluxos de treball majoristes que inclouen albarans, comptes comercials, factures, extractes, rutes i cobraments. Confirmeu quines funcions estan habilitades per al vostre negoci abans de triar un procediment. Aquestes capacitats, per si soles, no determinen si la vostra configuració conserva les quantitats pendents d'una comanda, vincula diversos albarans a una mateixa comanda o trasllada les quantitats pendents a documents posteriors.
Reviseu el procediment real amb la persona responsable de la vostra configuració. Si es poden vincular documents, determineu com es mantenen visibles les referències. Si no es poden vincular, acordeu un registre controlat d'articles pendents que indiqui la comanda original i la referència de cada lliurament. L'objectiu és garantir la traçabilitat, no crear una segona comanda que es pugui servir de nou accidentalment.
- Comproveu com es conserva la comanda original després de generar el primer document de lliurament.
- Confirmeu on es registraran i es revisaran les quantitats pendents.
- Establiu com es gestionen les correccions sense ocultar el que ha passat.
3. Registreu què ha arribat, no només què ha sortit del magatzem
La preparació de comandes, l'expedició i el lliurament són esdeveniments diferents. La quantitat carregada en un vehicle pot no coincidir amb la quantitat acceptada pel client. Registreu el resultat real, incloent-hi les mancances, les mercaderies rebutjades o els articles danyats, mitjançant el procés acordat. Deixeu clares la data de lliurament i la referència del document perquè les consultes posteriors es puguin relacionar amb la visita correcta.
Exemple hipotètic: una cafeteria demana 12 caixes de suc i vuit caixes d'aigua amb la comanda W1042. En el primer lliurament s'accepten nou caixes de suc i les vuit caixes d'aigua. La comanda original continua sent de 12 i vuit; el registre de lliurament mostra nou i vuit; el registre de quantitats pendents mostra tres caixes de suc. No reduïu la comanda original de suc a nou ni creeu una comanda nova i sense relació per a les tres caixes restants.
- Compareu les quantitats acceptades amb el registre d'expedició.
- Registreu qualsevol discrepància i el motiu, si es coneix.
- Comproveu que la quantitat demanada de cada línia consti com a lliurada, pendent o modificada explícitament.
4. Assigneu una propera acció clara als articles pendents
Una quantitat pendent necessita una persona responsable i una decisió. Pregunteu si el client vol un lliurament posterior, la recollida o la cancel·lació dels articles restants. Un altre lliurament pot anar bé al client, però requereix coordinació amb l'equip de rutes; la recollida requereix un traspàs clar; la cancel·lació requereix una modificació explícita, no pas un ajust del saldo sense deixar-ne constància.
En l'exemple hipotètic, la cafeteria accepta rebre les tres caixes de suc restants en un lliurament posterior. Registreu aquest acord i indiqueu qui se n'encarregarà. Qualsevol document de lliurament posterior ha d'incloure la referència de la comanda original mitjançant el flux de treball disponible o una referència creuada acordada. Informeu el client del que queda pendent i dels passos següents, sense prometre cap data que no estigui confirmada.
- Confirmeu la preferència del client per a cada línia pendent.
- Assigneu la responsabilitat d'organitzar el subministrament següent.
- Reviseu el registre de quantitats pendents abans de preparar qualsevol nou lliurament.
5. Concilieu els documents abans de donar per resoltes les quantitats pendents
Abans d'emetre una factura, demaneu al departament de comptabilitat que confirmi quines quantitats i referències ha d'incloure segons el procés comercial acordat. No doneu per fet que generar un albarà també crea la factura correcta o actualitza un extracte de compte. Comproveu el funcionament real del flux de treball que teniu habilitat, especialment quan la comanda se serveix en diverses visites.
La comprovació observable de l'èxit és senzilla: un altre membre de l'equip hauria de poder partir de la comanda original i explicar cada quantitat sense haver de preguntar al conductor. Per a W1042, això vol dir trobar el primer lliurament de nou caixes de suc, el lliurament posterior de tres i cap saldo sense explicar. El pas següent és provar un exemple de lliurament fraccionat en el vostre propi flux de treball abans d'aplicar-lo a comandes reals.
- Relacioneu les referències de lliurament amb la comanda original i els registres de factures corresponents.
- Comproveu que les quantitats servides no s'hagin comptat dues vegades.
- Tanqueu el saldo pendent només quan un lliurament o una modificació acordada el justifiqui.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Hem de modificar la comanda original perquè coincideixi amb un lliurament parcial?
No simplement perquè hagin arribat menys mercaderies. Conserveu la necessitat original i registreu el lliurament real per separat. Tracteu qualsevol modificació acordada amb el client com un canvi diferenciat.
NeroTrade trasllada automàticament les quantitats pendents?
Confirmeu-ho amb l’equip per a la configuració que teniu habilitada. La compatibilitat amb albarans i factures no confirma, per si sola, la gestió automàtica de les comandes pendents.
Què passa si es detecta que falta mercaderia després d’emetre la documentació?
Seguiu el procés de correcció acordat, conserveu la referència original i registreu la discrepància. Aviseu la persona que gestiona el saldo pendent i demaneu a comptabilitat que revisi els documents afectats.