Acordeu qui prepara, comprova i revisa els registres
Trieu una persona per coordinar el lliurament, encara que diversos companys recullin rebuts o emetin factures. Acordeu les dates d'inici i de finalització, quins comptes i activitats de l'empresa s'hi inclouen i quan necessita la informació el comptable. Un breu acord per escrit ajuda un company a assumir la tasca quan la persona que la coordina habitualment és absent.
Separeu la preparació de la revisió comptable. El vostre equip pot reunir justificants, explicar l'activitat de l'empresa i comprovar si els documents són llegibles. Això no vol dir que un assentament s'hagi aprovat ni que se n'hagi decidit el tractament comptable. Feu servir etiquetes acordades, com ara recollit, pendent d'informació i a punt per a la revisió del comptable; no doneu per fet que són estats integrats a NeroBooks.
- Designeu una persona coordinadora i una de suplent.
- Pregunteu al comptable quins documents i formats d'informe necessita.
- Acordeu qui pot respondre les preguntes i qui confirma que la revisió s'ha completat.
Prepareu un dossier que una altra persona pugui consultar fàcilment
Reuniu els registres d'ingressos pertinents, les factures de proveïdors, els rebuts de despeses, els extractes i les explicacions dels reemborsaments o les correccions. Comproveu que els extractes cobreixen tot el període acordat i que els rebuts mostren prou detalls per identificar la compra. Si falta un document, deixeu-ne constància en lloc d'ometre la transacció sense indicar-ho.
Trieu un mètode d’organització que el vostre equip pugui mantenir. Una carpeta organitzada per tipus de registre és fàcil de consultar, mentre que una llista de referències ajuda a relacionar els documents amb cada transacció. Fer servir tots dos recursos pot ser útil, però eviteu crear diverses còpies que competeixin entre si. Acordeu una ubicació principal i un patró de noms coherent, com ara data, proveïdor i referència.
NeroBooks permet gestionar registres empresarials, ingressos, despeses, rebuts i informes. Comproveu quines opcions per organitzar i compartir registres teniu disponibles al vostre compte actual. No baseu el lliurament en una suposada funció d’exportació, d’adjuntar fitxers o d’accés sense verificar-la abans.
Manteniu visibles les qüestions pendents
Creeu una llista de consultes separada amb una referència al registre, una explicació breu, els justificants disponibles i una persona designada per fer-ne el seguiment. Alguns exemples útils són un pagament sense identificar, un rebut que no ha arribat o dos documents que podrien correspondre a la mateixa compra. Descriviu el que sabeu sense suposar la resposta.
Distingiu entre la manca de justificants i una decisió que requereix el criteri de la persona responsable de la comptabilitat. Un membre de l’equip pot obtenir una factura d’un proveïdor, però no ha d’inventar una descripció ni triar un tractament comptable només perquè el conjunt de documents sembli complet. Envieu els registres preparats en la data acordada amb els elements pendents clarament marcats, llevat que la persona responsable de la comptabilitat us indiqui el contrari.
- Assigneu a cada consulta una referència que coincideixi amb la dels registres que la justifiquen.
- Indiqueu què s’ha comprovat fins ara.
- Assigneu una persona responsable i acordeu una data de seguiment.
Exemple hipotètic: un rebut arriba després del lliurament
Una petita empresa de reparacions està preparant els registres d’abril. La persona coordinadora reuneix les factures dels clients, els documents dels proveïdors i els extractes pertinents. Falta el rebut d’una compra amb targeta i, entre els documents recollits, hi ha dues còpies d’una altra factura de proveïdor. La persona coordinadora marca el possible duplicat i afegeix el rebut que falta a la llista de consultes, en lloc de donar cap de les dues qüestions per resolta.
La nota de lliurament indica que els registres d’abril estan preparats per revisar-los, amb dues consultes pendents. Un company s’encarrega de demanar el rebut que falta. Quan arriba, la persona coordinadora el desa a la ubicació acordada i comunica a la persona responsable de la comptabilitat la referència i la data d’arribada. No substitueix el conjunt de documents original sense avisar ni dona per fet que l’assentament relacionat ja està aprovat.
La comprovació de l’èxit és pràctica: la persona responsable de la comptabilitat pot localitzar tots dos elements, entendre què ha canviat i identificar què queda per revisar sense haver de cercar en fils de missatges separats.
Comproveu el dossier i completeu el procés de lliurament
Abans de fer l’enviament, obriu una mostra dels documents i comproveu-ne la llegibilitat, les dates i les referències. Compareu el conjunt amb la llista de documents acordada i indiqueu explícitament què hi falta. Compartiu l’accés per una via acordada amb les persones que el necessitin; no inclogueu mai contrasenyes ni informació personal no relacionada a la nota de lliurament.
Demaneu a la persona responsable de la comptabilitat que confirmi que pot accedir al conjunt de documents i que n’entén l’abast. Manteniu juntes les respostes de seguiment i registreu si cada consulta continua oberta, està resposta o està pendent de revisió. El pas següent és acordar una plantilla breu de lliurament amb la persona responsable de la comptabilitat i provar-la en el període mensual següent.
- Confirmeu el període i el nombre d’elements pendents a la nota de lliurament.
- Comproveu que el destinatari previst pot accedir als registres.
- Registreu clarament les incorporacions posteriors perquè els canvis siguin visibles.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Hem d’esperar fins que estiguin disponibles tots els rebuts?
Acordeu-ho amb la persona responsable de la comptabilitat. Un conjunt de documents lliurat a temps amb les mancances clarament indicades pot ser més útil que un retard sense explicació. Indiqueu una persona responsable i quan es preveu disposar de novetats per a cada element que falti.
Que estiguin a punt per revisar vol dir que els assentaments estan aprovats?
No. Vol dir que el vostre equip ha preparat els registres perquè es comprovin. Acordeu per separat com us comunicarà la persona responsable de la comptabilitat els assentaments revisats i qualsevol feina addicional necessària.
Quin informe de NeroBooks hem d'enviar?
Pregunteu a la persona responsable de la comptabilitat quina informació necessita i de quin període, i després comproveu l'informe corresponent i les opcions per compartir-lo al vostre compte actual. No doneu per fet que tots els comptes disposen d'un format determinat.