1. Decidiu quines comandes necessiten una sol·licitud de pagament
Comenceu amb un únic ús ben definit, com ara les comandes per emportar acordades per telèfon. Eviteu introduir diverses modalitats alhora. El personal ha de saber quan ha de sol·licitar l'import íntegre, quan ha de demanar l'aprovació d'un responsable i quan el client ha de pagar per una altra via acordada.
Determineu qui és responsable de cada part del procés. La persona que pren la comanda pot preparar la sol·licitud, mentre que un supervisor comprova l'import. Durant un servei amb molta feina, aquesta divisió només funciona si totes dues persones utilitzen el mateix registre de comanda. Abans de continuar, demaneu a NeroPay que confirmi la disponibilitat dels enllaços de pagament, els requisits de configuració, les tarifes i les condicions aplicables.
- Anoteu el primer tipus de comanda que acceptareu mitjançant aquest procés.
- Designeu la persona responsable d'enviar les sol·licituds i qui la substituirà en cas d'absència.
2. Establiu una vinculació fiable entre el pagament i la comanda
Assigneu una referència a cada comanda abans de preparar la sol·licitud de pagament. Feu servir un format que el personal pugui llegir en veu alta fàcilment i distingir de les altres comandes del mateix dia. Deseu aquesta referència juntament amb els articles acordats, les quantitats, les dades de contacte del client i l'hora de recollida al registre de comandes del restaurant.
Pregunteu quins camps de referència o descripció estan disponibles al servei de pagament i què veuran els clients. No doneu per fet que una sol·licitud actualitza automàticament la caixa o el sistema de comandes. Si el personal ha de vincular els pagaments manualment, documenteu aquest traspàs de responsabilitats i utilitzeu sempre la mateixa referència. Limiteu les descripcions dels pagaments a la informació necessària per identificar la comanda.
- Repetiu en veu alta la referència de la comanda al client.
- Comproveu com trobarà el personal el registre de pagament corresponent.
- Confirmeu si la conciliació és manual o si disposa del suport d’alguna funció disponible.
3. Expliqueu l'import total abans de compartir l'enllaç
Repetiu la comanda al client i indiqueu l’import exacte que es demana. Expliqueu si cobreix tota la comanda o només una part acordada, i indiqueu qualsevol saldo pendent de pagament. Si s’hi apliquen despeses de lliurament o altres càrrecs, deixeu-ho clar abans que el client hi doni el vistiplau. No deixeu que els clients hagin d’esbrinar per què una sol·licitud difereix del total de la carta.
Prepareu un missatge breu d’acompanyament amb el nom del restaurant, la referència de la comanda, l’import, el concepte i les condicions de recollida acordades. Expliqueu com pot contactar amb vosaltres el client si hi veu alguna cosa incorrecta. Confirmeu el destinatari previst i les dades de contacte abans d’enviar-lo; una sol·licitud amb un import calculat correctament també pot generar confusió si arriba a la persona equivocada.
- Compareu l’import sol·licitat amb el total final acordat de la comanda.
- Comproveu les dades de contacte del destinatari.
- Reviseu el missatge des del punt de vista del client.
4. Feu una prova del traspàs complet d'una comanda
Exemple hipotètic: un client truca per demanar dos àpats per emportar que recollirà a les 7 de la tarda. El total acordat és de £28, sense cap saldo pendent un cop pagat. Un membre del personal anota la referència T014, repeteix els plats i l’hora de recollida al client i, a continuació, prepara una sol·licitud de pagament de £28 seguint el procediment confirmat del servei.
El missatge d’acompanyament identifica el restaurant, la referència T014 i el total acordat. Un cop el client ha pagat, el membre del personal designat comprova l’estat del pagament mitjançant el mètode de confirmació acordat del servei i registra el resultat amb la referència T014. A continuació, els equips de cuina i de recollida segueixen la política de preparació establerta pel restaurant. Aquestes dades són il·lustratives; no són preus de NeroPay ni una descripció de funcions garantides del producte.
- Feu una prova amb una comanda d’exemple abans d’utilitzar el procés durant el servei.
- Comproveu que un altre membre del personal pugui localitzar i seguir la comanda sense haver de preguntar a qui la va prendre inicialment.
- Confirmeu amb l’equip qualsevol mètode de prova admès abans d’intentar fer una transacció.
5. Reviseu els errors i els pagaments pendents de resoldre
Enviar un enllaç no és el mateix que confirmar un pagament. Acordeu quin estat del pagament ha de comprovar el personal i on l’ha de consultar. No us baseu únicament en una captura de pantalla del client o en un missatge que indiqui que el pagament s’ha completat. Abans d’enviar una segona sol·licitud, reviseu el registre original per evitar demanar el pagament dues vegades.
Preveieu els canvis abans que es produeixin: un plat addicional, un import incorrecte, una comanda que no es recull o un client que no pot completar el pagament. Confirmeu com es gestionen les correccions, les cancel·lacions i els reemborsaments en el servei disponible. Manteniu visibles les comandes pendents de resoldre en el canvi de torn, amb una persona designada per fer-ne el seguiment, en lloc de deixar que diversos membres del personal enviïn recordatoris per separat.
- Comproveu l’import, la referència, el destinatari i l’estat del pagament abans d’enviar un recordatori.
- Registreu els canvis i expliqueu clarament al client quins són els passos següents.
- Reviseu les sol·licituds pendents de resoldre al final de cada torn.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Un enllaç de pagament actualitza automàticament el TPV del nostre restaurant?
No doneu per fet que ho fa. Confirmeu amb NeroPay les funcions disponibles i les connexions admeses. Fins que no estigui confirmat, planifiqueu un procés clar de conciliació manual amb la referència de la comanda.
Què hem de fer si la comanda canvia després d’enviar la sol·licitud?
Comproveu primer l’estat del pagament original. Expliqueu al client el total revisat i, a continuació, seguiu el procediment de correcció confirmat en lloc d’emetre immediatament una altra sol·licitud.
Què passa si un client diu que ha pagat però no podem identificar el pagament corresponent?
Comproveu la referència de la comanda, l'import i el registre del pagament mitjançant el mètode de confirmació acordat. Demaneu al supervisor designat que ho investigui abans de tornar a sol·licitar el pagament o de marcar la comanda com a pagada.