1. Establiu on acaba la trucada i on comença la comanda
Comenceu pel circuit disponible per al vostre restaurant, no pel que espereu que estigui connectat. AI Reception admet informació configurada sobre el negoci, horaris d’obertura i opcions de veu i d’idioma. Els fluxos de treball de NeroWeb habilitats admeten comandes. Confirmeu amb l’equip de NeroPay quin flux de treball està habilitat per al vostre compte, què pot completar la persona que truca i on ha de consultar el personal la comanda resultant.
No doneu per fet que una conversa completada crea un tiquet de cuina, actualitza un registre del TPV o genera un rebut. Cal confirmar aquestes connexions i els procediments de gestió. Deixeu per escrit en quin moment el vostre equip considera acceptada una comanda, qui la comprova i com s’incorpora al procés existent de la cuina. Si un pas és manual, indiqueu-ho explícitament en lloc de confiar que el personal dedueixi que algú altre ja l’ha fet.
- Seguiu el recorregut d’una comanda telefònica des de la conversa fins al registre de la comanda visible per al personal.
- Identifiqueu cada comprovació o traspàs manual abans de la preparació a la cuina.
- Designeu la persona responsable de les comandes telefòniques pendents de resoldre durant cada torn.
2. Separeu les opcions admeses de les peticions que requereixen valoració
Reviseu les opcions dels articles disponibles a través del flux de comandes habilitat. El vostre equip ha de saber com es mostren les quantitats, les variants i les altres seleccions admeses quan es comprova una comanda. Que un client esmenti una preferència no demostra que s’hagi registrat com una opció que es pugui executar. Confirmeu què s’ha registrat abans de considerar que la comanda està a punt per preparar-la.
Manteniu les peticions que requereixen la valoració del personal fora de l’acceptació rutinària. Una substitució poc habitual, una petició de recollida poc clara o una pregunta sobre al·lèrgies han de seguir el procés de revisió existent del restaurant, i no una suposició basada en una conversa. AI Reception admet sol·licituds de devolució de trucada i el traspàs a un número del Regne Unit o a una destinació SIP configurats. Trieu quin circuit ha de seguir el personal quan una petició no es pugui resoldre de manera segura o precisa dins del flux de treball configurat.
- Compareu els articles que el client vol demanar amb les quantitats i les opcions registrades.
- Deriveu les sol·licituds pendents de resoldre a un membre de l’equip abans de confirmar què prepararà la cuina.
3. Comproveu el pagament sense considerar un enllaç com una confirmació
Els pagaments amb targeta es fan mitjançant enllaços de pagament segurs; els clients no han de dir les dades completes de la targeta a AI Reception. Deixeu clara aquesta distinció en l’atenció telefònica. Enviar o rebre un enllaç de pagament no demostra, per si sol, que el pagament s’hagi completat, i el final d’una trucada no és cap prova que el pagament s’hagi efectuat correctament.
Comproveu el resultat del pagament mitjançant el vostre procés de pagament establert i apliqueu la política del restaurant per donar pas a la preparació de les comandes. Si el resultat no és clar, assigneu un membre del personal perquè ho investigui, en lloc de demanar a la cuina que ho endevini. Manteniu també la gestió dels rebuts dins del vostre procés habitual: no doneu per fet que un registre de trucada, un registre de comanda i un rebut de pagament siguin intercanviables.
- Verifiqueu per separat la comanda i el resultat del pagament.
- Aclariu els estats de pagament dubtosos abans de donar pas a la preparació de la comanda quan la vostra política exigeixi pagar primer.
4. Exemple hipotètic: una comanda per recollir amb una substitució
Suposem que una persona truca per demanar dos plats principals per recollir, amb un canvi de guarnició en un dels plats. El vostre restaurant té habilitat un flux de treball de comandes de NeroWeb, però la substitució sol·licitada no figura entre les opcions confirmades. L’equip no ha de tractar la petició verbal com una instrucció acceptada per a la cuina. Feu servir la via de derivació o de retorn de trucada acordada perquè un membre del personal pugui confirmar si el canvi és possible.
Un cop resolta la petició, la persona responsable comprova que el registre de la comanda contingui els plats correctes i les opcions acordades, verifica el pagament segons correspongui i, després, segueix el procediment habitual del restaurant per a la cuina i la gestió dels rebuts. Si la persona torna a trucar per preguntar per la recollida, el personal ha de consultar la comanda existent abans de crear-ne cap de nova. Això evita que una conversa de seguiment es converteixi en una segona sol·licitud de preparació.
5. Proveu tot el circuit abans de confiar-hi durant el servei
Feu una prova controlada que inclogui una comanda senzilla i una excepció que requereixi l’atenció del personal. El criteri observable d’èxit és que el personal pugui trobar la comanda prevista, identificar les opcions dels articles, verificar-ne l’estat del pagament i mostrar com arriba a la fase de preparació una sola vegada mitjançant el procés acordat. Comproveu també que l’equip sàpiga què ha de dir a una persona que truca quan encara no es pot confirmar una comanda.
Els enregistraments i les transcripcions opcionals es regeixen per la vostra configuració i els terminis de conservació; no els convertiu en l’única font d’instruccions per a la cuina. Confirmeu els límits actuals de trucades i d’ús, i manteniu actualitzats la destinació de derivació configurada i els horaris d’obertura. El pas següent és revisar el circuit amb el responsable del torn i demanar a l’equip de NeroPay que aclareixi qualsevol connexió del sistema que no s’hagi verificat abans d’utilitzar-la en el servei real.
BO A SABER
Preguntes freqüents
AI Reception envia automàticament les comandes telefòniques a la impressora de la cuina?
No doneu per fet que aquesta connexió existeix. Els fluxos de treball habilitats de NeroWeb permeten gestionar comandes, però cal confirmar amb l’equip el circuit d’enviament a la cuina, les integracions compatibles i qualsevol gestió manual.
Què ha de passar si una persona que truca demana una opció no disponible?
Feu servir la via de revisió pel personal acordada en lloc de prometre el canvi. AI Reception permet gestionar sol·licituds de retorn de trucada i derivar trucades a un número del Regne Unit o a una destinació SIP configurats.
Els clients poden pagar llegint en veu alta les dades de la targeta?
No. Els clients no han de dir les dades completes de la targeta a AI Reception. Els pagaments amb targeta es fan mitjançant enllaços de pagament segurs, i el personal ha de verificar el resultat del pagament per separat.
La cuina ha de treballar a partir de la transcripció d’una trucada?
Seguiu el vostre procés habitual de gestió de comandes i de cuina. Les transcripcions opcionals segueixen la configuració i els terminis de conservació establerts, però el registre d’una conversa no ha de substituir les comprovacions dels articles acceptats, les sol·licituds pendents de resoldre i l’estat del pagament.