L'albarà facilita el lliurament de les mercaderies
L'albarà ajuda el personal del magatzem, el transportista i el client a posar-se d'acord sobre quines mercaderies es lliuren. Entre les dades útils hi ha el client i el lloc de lliurament, la data de lliurament, les descripcions dels productes, les quantitats i una referència de lliurament única. Si el client facilita un número de comanda de compra, mantenir aquesta referència en tota la documentació li facilita les comprovacions de recepció.
La seva finalitat operativa és facilitar la comprovació, no sol·licitar el pagament. La persona que rep les mercaderies ha de comparar-les amb l'albarà i indicar els articles que faltin, estiguin danyats o no s'esperaven. Un albarà, per si sol, no acredita que tots els articles s'hagin acceptat sense cap problema; conserveu-hi adjunt qualsevol registre de discrepàncies.
La factura explica la sol·licitud de pagament
La factura indica al client què li cobreu i proporciona una referència perquè el seu equip de comptabilitat la faci servir en gestionar aquesta sol·licitud. En aquest procés de treball, les dades importants són el compte correcte, les mercaderies que es facturen, els imports, les condicions de pagament acordades i les referències que permeten localitzar els registres de comanda i de lliurament corresponents.
No espereu que una factura substitueixi la comprovació de recepció. Un administratiu de comptabilitat pot veure la factura sense haver vist mai les mercaderies. De la mateixa manera, la persona que descarrega un lliurament pot no tenir cap responsabilitat sobre els pagaments. Pregunteu al client a qui s'ha d'enviar cada document, en lloc de donar per fet que un sol contacte s'encarrega de tot. Aquesta és una distinció operativa, no una orientació sobre els requisits de la documentació fiscal.
Trieu el document segons la tasca, no només segons el moment
Si la tasca immediata és comprovar un lliurament, faciliteu l'albarà. Si és sol·licitar el pagament, faciliteu la factura. Quan totes dues tasques es fan alhora, el client pot necessitar tots dos documents. En el cas d'un compte comercial amb diversos lliuraments, un extracte pot ajudar a revisar l'estat del compte, però les referències de cada factura i de cada lliurament continuen sent importants quan algú planteja una consulta sobre un càrrec concret.
Acordeu com gestionar els lliuraments fraccionats abans que es produeixin. Cobrar cada lliurament pot facilitar la conciliació, mentre que agrupar-los pot reduir el nombre de sol·licituds de pagament que ha de gestionar el client. Totes dues opcions requereixen vincles clars i han de respectar les condicions acordades. Decidiu també qui registra les quantitats que falten i qui revisa com afecten la factura; no deixeu que el conductor hagi d'improvisar aquesta decisió.
- Pregunteu quines referències necessita el client per relacionar la mercaderia amb els càrrecs.
- Confirmeu contactes diferenciats per a la recepció de mercaderies i la comptabilitat, quan escaigui.
- Acordeu com es registraran els lliuraments parcials i les discrepàncies.
Exemple hipotètic: una comanda, dos lliuraments
Una cafeteria encarrega 12 caixes de begudes a un majorista amb la comanda de compra CAFE-42. Dimarts arriben vuit caixes amb l'albarà DN-108; les quatre restants arriben dijous amb l'albarà DN-115. Cada albarà indica les quantitats lliurades corresponents i la mateixa referència de comanda de compra del client. La persona responsable de la cafeteria pot comprovar cada recepció sense confondre el primer lliurament amb la comanda completa.
Suposem que s'ha acordat facturar un cop s'hagi lliurat tota la comanda. La factura INV-260 inclou aleshores les 12 caixes i fa referència a CAFE-42, DN-108 i DN-115. La persona de contacte de comptabilitat de la cafeteria pot vincular el càrrec amb tots dos lliuraments. Si la persona que rep la mercaderia dimarts registra que només ha rebut set caixes, el majorista ha d'investigar aquesta discrepància abans de donar la documentació per resolta; la quantitat de la comanda original no és una prova del lliurament.
Comproveu si les referències funcionen a la pràctica
Trieu una comanda completada i seguiu-ne el recorregut des de l'expedició fins a la sol·licitud de pagament. Algú que no hagi gestionat la venda pot identificar què ha arribat, trobar qualsevol discrepància comunicada i entendre quins lliuraments cobreix la factura? Aquesta és una comprovació observable del bon funcionament del procés. Si ha de preguntar al comercial què ha passat, milloreu les referències o les notes de traspàs d'informació en lloc d'afegir més documents desconnectats.
NeroTrade admet fluxos de treball de venda a l'engròs que inclouen albarans, comptes comercials, factures, extractes, rutes i cobraments. Confirmeu quines funcions teniu habilitades al vostre compte de comerciant abans d'organitzar-hi el procés al voltant. El pas següent és revisar una comanda habitual amb els companys d'expedició i comptabilitat, i després acordar un patró de referències compartit i qui es responsabilitza de resoldre les discrepàncies.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Cal emetre una factura al mateix moment de cada lliurament?
No necessàriament. El client pot necessitar un albarà en el moment del lliurament i una factura més endavant, segons les condicions acordades. Deixeu clars els terminis perquè cap dels dos equips confongui la manca de documentació amb la manca d'una sol·licitud de pagament.
Una sola factura pot cobrir diversos lliuraments?
Pot ser una opció operativa si s'ajusta a les condicions acordades. Identifiqueu els lliuraments clarament perquè el client pugui comprovar cada part del càrrec sense haver de fer suposicions.
Què passa si l'albarà i la factura indiquen quantitats diferents?
Comproveu la comanda, els registres de lliurament i qualsevol nota de quantitats que falten o de devolució. Expliqueu la diferència al client i corregiu el registre d'origen en lloc de donar per fet que un dels dos documents és correcte.
Un extracte és el mateix que una factura?
No. Un extracte ajuda a revisar l'activitat i les partides pendents d'un compte. Una factura identifica una sol·licitud de pagament concreta; tingueu-ne la referència a mà quan tracteu les anotacions de l'extracte.