1. Planifiqueu el servei abans d'introduir les dades de les reserves
Comenceu amb un pla senzill per a cada servei: hora d'obertura, última hora per seure a taula, durada prevista de l'ocupació de cada taula i temps necessari per tornar-la a preparar. Si la cuina tanca a les 9pm, pot ser que l'última arribada hagi de ser força abans. Acordeu aquests límits tant amb l'equip de cuina com amb el de sala, en lloc de copiar l'horari d'obertura al públic al procés de reserves.
Distingiu entre el nombre de seients disponibles i el nombre de comensals que podeu atendre còmodament alhora. L'arribada simultània de dos grups grans pot sobrecarregar la presa de comandes i la preparació dels plats, encara que hi hagi taules disponibles. Decidiu com gestionar els grups més nombrosos, els clients sense reserva i les taules que es poden ajuntar. Comproveu quines d'aquestes regles pot reflectir el programari escollit i documenteu les que el personal hagi de gestionar per separat.
- Detalleu per separat els serveis de dinar, de sopar i qualsevol període de servei especial.
- Establiu un procediment acordat amb el personal per a les peticions de grups o d'hores d'arribada fora de les condicions habituals.
- Designeu la persona autoritzada per aprovar excepcions.
2. Prepareu la informació que necessiten els clients i el personal
Decidiu quines dades necessiteu per identificar i gestionar una reserva, com ara el nom del client, una via de contacte, el nombre de persones, la data i l'hora d'arribada. Eviteu recollir dades només perquè hi ha espai per introduir-les. Pregunteu a l'equip com s'accedirà a la informació de les reserves durant el servei i confirmeu els camps disponibles i les condicions d'accés abans de comptar-hi.
Redacteu instruccions breus per als clients que indiquin on han d'arribar, què han de fer si arriben tard i com poden sol·licitar un canvi. Expliqueu com poden parlar amb el vostre equip sobre requisits d'accessibilitat o necessitats alimentàries. Considereu una nota sobre necessitats alimentàries com un punt de partida per a una conversa, no com una confirmació que es pot atendre una petició concreta. Assegureu-vos que el personal sap què queda pendent de comprovar.
- Feu servir una única versió acordada de les instruccions d'arribada i de modificació de reserves.
- Comproveu que les dades de contacte i els horaris d’atenció al públic siguin correctes.
- Proporcioneu al personal un procediment clar per revisar les peticions especials.
3. Definiu el traspàs de la informació de la reserva al pagament
Una reserva i un compte de restaurant són registres diferents amb funcions diferents. Decidiu com la persona que rep els clients comunica a l’equip de sala que ha arribat un grup, com s’identifica la taula correcta i qui revisa el compte final abans del pagament. No doneu per fet que el programari de reserves, la caixa i el terminal de pagament intercanvien informació automàticament. Confirmeu qualsevol connexió necessària amb l’equip de NeroPay.
NeroPay ofereix NeroBooking, programari NeroPOS/ePOS, terminals de targetes i serveis de pagament, així com opcions de pagament amb QR. Trieu un procés de pagament que el personal pugui explicar clarament als clients. Si teniu previst cobrar dipòsits o pagaments anticipats, confirmeu primer si el sistema proposat ho permet i com gestionaria el personal l’import pendent, els canvis en les reserves i les peticions de reemborsament.
- Assigneu la responsabilitat de registrar les arribades i comunicar les dades de les taules als cambrers.
- Deixeu per escrit com comprovarà el personal els imports ja pagats abans de demanar l’import pendent.
- Acordeu qui gestiona els dubtes i les discrepàncies sobre els pagaments.
4. Simuleu pas a pas una reserva hipotètica de divendres
Exemple hipotètic: un restaurant preveu rebre un grup de quatre persones divendres a les 7pm, amb el pagament després de l’àpat. El responsable contrasta la reserva amb la planificació del servei i dona al client instruccions clares sobre l’arribada i els canvis. Una petició d’accés sense graons es trasllada a l’equip perquè la confirmi, en lloc de considerar-la resolta automàticament.
A l’arribada, la persona que rep els clients comprova el nom i el nombre de persones, confirma la distribució dels seients acordada i indica al cambrer quina taula està ocupada. Després de l’àpat, el cambrer revisa el compte i segueix el procés de pagament triat pel restaurant. A continuació, el responsable del torn comprova que el personal pugui distingir una visita finalitzada d’una reserva cancel·lada. Aquest és un flux de treball que cal provar, no una afirmació que cada acció es produeixi automàticament a NeroBooking.
- Assageu la mateixa reserva amb una arribada tardana i un canvi en el nombre de persones.
- Comproveu què fa el personal si el client es presenta amb un nom diferent.
- Practiqueu com detectar i corregir una discrepància abans de cobrar.
5. Reviseu els errors habituals abans del llançament
Reviseu la configuració des del punt de vista d’un client i després des del de la persona que rep els clients en un moment de molta feina. Busqueu horaris d’obertura contradictoris, instruccions poc clares per modificar reserves, reserves duplicades i mancances entre torns. Comproveu com es gestionaran les peticions telefòniques juntament amb les altres vies de reserva. Si una reserva canvia, el personal ha de saber quin registre és el de referència i a qui cal informar.
Confirmeu tant les condicions comercials com el flux de treball. Amb un terminal de targetes NeroPay que compleixi els requisits, el programari NeroBooking, NeroPOS i NeroWeb es pot incloure sense cap quota addicional de subscripció al programari. Continuen sent aplicables els costos del terminal, les comissions de processament de pagaments, els requisits d’elegibilitat i les condicions corresponents. Cal confirmar amb l’equip la disponibilitat dels productes, els dispositius compatibles, les integracions i els preus abans de comprometre-us amb una configuració.
- Feu una prova final amb els equips i les funcions del personal previstos per al servei.
- Documenteu un procediment alternatiu per si el personal no pot accedir a la informació de les reserves.
- Reviseu els primers serveis i ajusteu les normes que provoquin confusions evitables.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Hem d’oferir totes les taules per a reserves anticipades?
No necessàriament. Decidiu si voleu reservar capacitat per a clients sense reserva, àpats més llargs o per resoldre incidències del servei. Baseu la decisió en el personal disponible i la capacitat de la cuina i, després, confirmeu com ho pot reflectir la configuració triada.
Podem confiar en els recordatoris automàtics o en les connexions amb calendaris?
No doneu per fet que aquestes funcions estan disponibles. Confirmeu les funcions concretes amb l’equip i acordeu un procés gestionat pel personal per a tot allò que la vostra configuració no cobreixi.
Cal cobrar quan un client fa una reserva?
Aquesta és una decisió operativa independent. Podeu planificar un flux de treball en què es cobri després de l’àpat. Si els pagaments anticipats són importants, confirmeu que s’admeten i com es gestionaran abans d’oferir-los.
Qui s’ha d’encarregar de la configuració de les reserves?
Assigneu a un gerent la responsabilitat de les normes i designeu un responsable per a cada servei. Incloeu el personal de cuina i de sala en les proves perquè la configuració funcioni més enllà del despatx del gerent.