Tres registres, tres preguntes diferents
Una factura detalla què es factura a un client. Pot indicar els articles, les quantitats, l'import total i les condicions de pagament. Us ajuda a explicar l'import sol·licitat, però la seva existència, per si sola, no indica si el client ha pagat. Una factura de proveïdor compleix la mateixa funció operativa quan la vostra botiga és la compradora.
Un rebut reconeix que s'ha rebut un pagament. Segons el nivell de detall, també pot mostrar què s'ha comprat, on i quan. És útil quan un client pregunta per una compra, però pot ser que no expliqui una bestreta anterior, un saldo pendent o tots els detalls acordats abans de la venda.
Un registre de pagament és un justificant de l'operació de pagament, com ara una anotació d'una transacció amb targeta o un apunt en un extracte bancari. El seu estat i la seva referència ajuden a determinar què ha passat amb els diners. Una anotació d'una transacció pot no descriure els productes, mentre que un rebut pot no mostrar si un pagament s'ha reemborsat posteriorment. Llegiu cada registre tenint en compte la pregunta que realment pot respondre.
Agrupeu els justificants, no comptabilitzeu els ingressos tres vegades
Conservar tres registres no vol dir comptabilitzar tres vendes. Poden ser justificants d'una única compra. Feu servir una referència de venda o de factura coherent per relacionar-los i deixeu clar quin document descriu l'import facturat i quins registres corresponen al pagament. Pregunteu a qui us porta la comptabilitat com vol que es presentin aquestes relacions abans de canviar la vostra rutina de registre.
No cal que cada venda al taulell tingui una factura separada perquè aquest procediment tingui sentit. Un tiquet de caixa detallat i un registre de pagament poden ser els documents disponibles. Igualment, una factura pagada a terminis pot tenir diversos registres de pagament relacionats. Organitzeu els justificants que realment existeixen en lloc de crear documents duplicats només per completar el conjunt.
Exemple hipotètic: una bestreta i un pagament en recollir la comanda
Imagineu una botiga d'articles per a la llar que rep una comanda de làmpades per un import de £240. La botiga emet una factura que descriu la comanda. El client paga una bestreta de £60 amb targeta i rep un rebut de la bestreta; després paga els £180 restants en recollir la comanda i rep un altre rebut. Cadascun dels dos pagaments té el seu propi registre de transacció.
La factura explica el càrrec de £240. Els dos rebuts acrediten els imports rebuts, mentre que els registres de les transaccions ajuden el propietari a comprovar el resultat dels pagaments. Una cerca només de £240 no permetria detectar el patró de pagament en dues parts. Vincular-ho tot a la referència de la comanda fa que la seqüència sigui comprensible.
Una comprovació correcta té un resultat observable: algú que no hagi gestionat la venda pot trobar la factura, identificar tots dos pagaments i explicar per què no queda cap saldo pendent. Si una transacció figura com a pendent en lloc de completada, el propietari hauria d'investigar-ne l'estat actual en comptes de donar per fet que el rebut resol la qüestió.
Comproveu les discrepàncies abans d'omplir els buits
Quan els registres no coincideixin, comenceu per la referència i la cronologia, no només per l'import. Dos clients poden gastar el mateix total, i la data d'un pagament pot diferir de la data en què els diners apareixen en un compte. Un abonament agrupat també pot diferir d'una venda individual; per tant, comproveu els detalls disponibles de les transaccions i els abonaments abans de treure conclusions.
Conserveu els justificants originals i afegiu una nota clara sobre qualsevol qüestió pendent de resoldre. No modifiqueu un document sense deixar-ne constància per fer quadrar les xifres. Si un client pregunta si ha pagat, expliqueu què podeu confirmar i què encara cal comprovar, sense revelar informació sobre les transaccions d'un altre client.
- Comproveu que coincideixin la referència de la comanda o de la factura, l'import i les dates pertinents.
- Comproveu si hi ha bestretes, pagaments fraccionats, reemborsaments o intents cancel·lats.
- Consulteu l'estat registrat del pagament en lloc de basar-vos només en una captura de pantalla.
- Consulteu el proveïdor de pagaments sobre els resultats de transaccions que no siguin clars i la persona responsable de la comptabilitat sobre els dubtes de registre.
Prepareu un rastre documental que pugui seguir qui us porta la comptabilitat
Trieu una ubicació fixa per als documents de compra i els justificants de pagament. Feu servir referències significatives, manteniu els fitxers llegibles i anoteu els elements que faltin. Faciliteu a la persona responsable de la comptabilitat una breu explicació de les excepcions, com ara una bestreta traspassada a un període posterior o un reemborsament pendent d'aclariment, en lloc de deixar que hagi de reconstruir els fets.
NeroBooks proporciona eines de comptabilitat per als registres empresarials, els ingressos, les despeses, els rebuts i els informes. Abans d'adoptar un flux de treball concret per vincular o registrar documents, verifiqueu les funcions específiques disponibles al vostre compte actual. El pas següent és revisar una venda recent amb la persona responsable de la comptabilitat i acordar com s'han d'organitzar els justificants corresponents.
BO A SABER
Preguntes freqüents
Una factura marcada com a pagada substitueix un registre de pagament?
Deixa constància d'un reconeixement del pagament, però els justificants subjacents ajuden a explicar quan i com es va efectuar. Conserveu la referència justificativa quan estigui disponible, especialment en el cas de pagaments a terminis o de resultats de pagament en disputa.
Cada venda d'una botiga ha de tenir tres documents separats?
Aquest és un criteri d'organització, no una declaració de requisits legals. Algunes vendes tenen un rebut i un registre de pagament, però no una factura separada. Consulteu un assessor adequat sobre els requisits que afecten el vostre negoci.
Què passa si falta un rebut?
Conserveu els justificants que tingueu, anoteu què falta i demaneu-ne una còpia a l'emissor sempre que sigui possible. Pregunteu a la persona responsable de la comptabilitat quina explicació addicional necessita en lloc d'inventar un document substitutiu.