Recepció amb IA a Manchester

Decideix què poden resoldre les persones que truquen sense parlar amb un estilista

Comença per les preguntes que el saló pugui respondre de manera coherent, com ara on trobar l’horari d’obertura vigent o com sol·licitar una trucada de retorn. Configura la informació que estàs disposat a compartir i comprova quins idiomes s’admeten al teu compte. Si l’horari canvia per un festiu o per una formació del personal, actualitza la informació que reben les persones que truquen.

Deixa per a l’equip les decisions que depenen d’una consulta. Per exemple, si algú pregunta si és adequat fer una correcció de color, pot ser que necessiti parlar amb un estilista sobre els seus cabells i el temps necessari. No s’ha de confondre una resposta habitual amb la confirmació d’una cita.

• Fes una llista de les consultes freqüents i acorda la resposta aprovada per a cadascuna.
• Identifica les preguntes que han de generar una trucada de retorn o, si aquesta opció està activada, una transferència.

Fes que les sol·licituds fora de l’horari d’obertura es puguin gestionar l’endemà

Quan el saló és tancat, un resultat útil és recollir una sol·licitud de trucada de retorn amb prou context perquè un membre del personal pugui respondre. Decideix qui revisarà les sol·licituds a l’inici del següent dia laborable i com indicarà que n’ha fet el seguiment. Explica a les persones que truquen què poden esperar, sense prometre un termini de resposta que l’equip no pugui complir de manera habitual.

Si la transferència de trucades està activada, decideix quan és adequada i qui pot rebre la trucada. Durant una cita amb molta feina, pot ser més pràctic fer una trucada de retorn que interrompre un estilista. Confirma amb NeroPay la disponibilitat, els números de telèfon i les opcions d’encaminament per al teu compte i mercat.

• Designeu una persona responsable diària i una persona de substitució per revisar les sol·licituds.
• Anoteu les dades de contacte de la persona que truca i el motiu de la trucada al registre habitual de consultes.

Mantén separades la consulta, la cita i el pagament

Una sol·licitud de trucada inicia una conversa; no demostra que s’hagi reservat una hora. Quan el personal parla amb el client, pot registrar el servei i l’hora acordats en el procés de reserves del saló. Si hi ha un dipòsit o un pagament, n’ha de registrar l’estat per separat, en lloc de donar per fet que s’ha pagat perquè existeix una cita.

Per conciliar els registres, compareu el registre del servei completat amb el registre de pagament corresponent i anoteu qualsevol diferència per fer-ne el seguiment. Comproveu si ha canviat el servei, si el pagament s’ha fet d’una altra manera o si encara hi ha una transacció pendent de resoldre. No marqueu un pagament com a rebut fins que els vostres registres ho confirmin.

• Feu servir una referència coherent, com ara el nom i la data de la cita, a tots els registres.
• Assigneu a una persona de l’equip la responsabilitat d’investigar els pagaments que no es poden associar.

Una cita hipotètica per a un tractament de color

Imagineu que un saló de Manchester rep al vespre una trucada d’algú que demana una cita per tenyir-se els cabells. AI Reception registra una sol·licitud de trucada de retorn. L’endemà al matí, un estilista torna la trucada, parla del servei i registra una cita acordada. Aleshores, la sol·licitud original es marca com a gestionada.

El dia de la cita, el client també tria un tractament. El personal actualitza el registre del servei i cobra el pagament mitjançant el procés habitual del saló. Al final del dia, compara el registre definitiu del servei amb el registre de pagament. Si els imports no coincideixen, comprova el tractament anotat i la transacció abans de tancar la discrepància. Aquest és un exemple de flux de treball, no una integració que es doni per feta.

Comprova que el procés funcioni a la pràctica

Feu unes quantes trucades de prova durant l’horari d’obertura i després de tancar. Feu una pregunta habitual, demaneu que us tornin la trucada i proveu una pregunta que requereixi l’ajuda d’un estilista. Comproveu que la informació proporcionada sigui correcta i que la sol·licitud arribi a la persona responsable de revisar-la.

Una comprovació útil de l’èxit és verificar si el personal pot fer el seguiment d’una sol·licitud de prova des de la trucada inicial fins a la resposta i, després, distingir qualsevol cita resultant del seu registre de pagament. Si es passa per alt una sol·licitud o el traspàs no és clar, ajusteu el procés i torneu-lo a provar. Pregunteu a NeroPay quines funcions i opcions d’encaminament estan disponibles abans de confiar en un flux de treball concret.

• Reviseu periòdicament les trucades de retorn pendents i les discrepàncies de pagament.
• Actualitzeu la informació configurada quan canviïn els serveis o l’horari d’obertura.